RentPackage Wiederkehrende Nebenkosten für Vermieter und Hausverwaltungen: Nebenkosten automatisch in jedem Abrechnungszeitraum, Beträge direkt aus dem Zählerstand

Wiederkehrende Nebenkosten sind Beträge, die Sie beim Hinzufügen eines Vertrags festlegen und in jedem Zeitraum vom Mieter verlangen, zum Beispiel Strom, Wasser, Gas oder Internet. Einmal eingerichtet, fügt das System sie im festgelegten Zyklus automatisch jedem Mieter-Abrechnungszeitraum hinzu. Sie müssen sie also nicht mehr jeden Monat von Hand eintragen.

Warum wiederkehrende Nebenkosten nutzen

Viele Vermieter rechnen Nebenkosten jeden Monat so ab: Zähler für Zähler ablesen, den Verbrauch mit dem Taschenrechner mit dem Einzelpreis multiplizieren und den Betrag in die Zahlungsaufforderung schreiben. Je mehr Einheiten, desto leichter wird etwas vergessen, falsch gerechnet oder die Zahlungsaufforderung verschickt, bevor der Zähler abgelesen ist.

• Einmal einrichten, jeden Zeitraum automatisch
  Legen Sie Kostenposten und Zyklus bei Vertragsabschluss fest. Danach sind sie in jedem Mieter-Abrechnungszeitraum automatisch enthalten.
• Zählerstand eingeben, Betrag wird berechnet
  Bei der Zählerstandberechnung geben Sie nur den vorherigen und den aktuellen Stand ein. Das System berechnet den fälligen Betrag aus dem Einzelpreis, ganz ohne Taschenrechner.
• Erinnerung vor dem Ablesen
  Für Abrechnungszeiträume mit Zählerstandberechnung oder manueller Eingabe erinnert das System die Mitarbeiter, die die Immobilie beobachten, 5 Tage vor dem Zahlungserinnerungstag ans Ablesen. So geht keine Zahlungsaufforderung raus, bevor die Zählerstände da sind.
• Eine ganze Immobilie auf einmal ablesen
  Mit [Sammelablesung] wählen Sie Immobilie und Monat und erfassen die Zählerstände aller Einheiten auf einer Seite, statt jeden Abrechnungszeitraum einzeln zu öffnen.

Wiederkehrende Nebenkosten beim Hinzufügen des Vertrags einrichten

1. Wählen Sie unter [Vertrag hinzufügen] im Bereich [Wiederkehrende Nebenkosten] bei [Möchten Sie die Nebenkosten ablesen?] die Option [Ja].
2. Klicken Sie auf [+ Neue wiederkehrende Nebenkosten hinzufügen].

3. Wählen Sie den Kostenposten (zum Beispiel Strom) und den Zählertyp, und geben Sie Einzelpreis oder Betrag sowie den Zyklus ein. Fehlt der gewünschte Posten in der Auswahlliste, legen Sie ihn mit [+ Hinzufügen] an.

Drei Zählertypen

Pauschale

Für Kosten mit gleichem Betrag in jedem Zeitraum, etwa Internet, Aufzugskosten oder pauschales Wasser.

Betrag und Zyklus legen Sie beim Hinzufügen des Vertrags fest. In jedem Abrechnungszyklus wird automatisch eine Rechnung über den festen Betrag erstellt.

Zählerstandberechnung

Für Strom, Wasser, Gas und andere Kosten, bei denen jeden Zeitraum abgelesen wird.

Legen Sie einen Einzelpreis fest (zum Beispiel 5 pro kWh), tragen Sie in jedem Zeitraum [Vorheriger Stand] und [Aktueller Stand] ein, und das System berechnet den fälligen Betrag.

Manuelle Eingabe

Für Posten, die nach externen Rechnungen abgerechnet werden, etwa vom Wasserversorger oder Gasanbieter.

Nach Erstellung des Abrechnungszeitraums tragen Sie den tatsächlichen Betrag der erhaltenen Rechnung manuell ein.

Wo werden Zählerstände jeden Zeitraum erfasst

• Eine Einheit: [Mieter-Abrechnungszeitraum] > beim Abrechnungszeitraum auf [⋯] klicken > [Zählerablesung].
• Eine ganze Immobilie: [Abrechnungsmanagement] > [Sammelablesung], Immobilie und Monat wählen und die Zählerstände aller Einheiten auf einmal eingeben.

Wiederkehrende Nebenkosten nach Vertragsabschluss ändern

Nach Vertragsabschluss können Sie über einen dieser Wege ändern:

• [Mieter-Abrechnungszeitraum] > Reiter [Wiederkehrende Nebenkosten] > [⋯] > [Bearbeiten]
• [Vertrag ansehen/ändern] > [Wiederkehrende Nebenkosten] > [⋯] > [Bearbeiten]

Ein Einnahmenkonto für wiederkehrende Nebenkosten hinzufügen

Reichen die vorgegebenen Konten für Strom, Wasser und Gas nicht aus, legen Sie ein eigenes Einnahmenkonto an. Es steht danach beim Einrichten wiederkehrender Nebenkosten zur Auswahl:

• [Abrechnungsmanagement] > [Kontenplanverwaltung] > Reiter [Einnahmen] > [Wiederkehrender Nebenkosten-Abrechnungszeitraum]
• Klicken Sie auf [+ Hinzufügen] und wählen Sie den Zählertyp: Pauschale, Zählerstandberechnung oder Manuelle Eingabe.

Fazit

Wenn Sie weiter jeden Zähler einzeln ablesen und die Beträge selbst ausrechnen, rechnen Sie nächsten Monat alles noch einmal und tragen es wieder in jede Zahlungsaufforderung ein. Sind die wiederkehrenden Nebenkosten in RentPackage eingerichtet, enthält jeder Abrechnungszeitraum diese Kosten automatisch, und beim Ablesen geben Sie nur noch die Zählerstände ein, den Betrag rechnet das System.

Nehmen Sie einen Vertrag, den Sie diesen Monat abschließen, und richten Sie beim Hinzufügen einen Stromposten ein.

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