RentPackage Mieterabrechnung: Zahlungseingang, Teilzahlungen, Zählerstand und Kaution, tägliche Mietabrechnung auf dieser Seite

Warum die Mieterabrechnung nutzen

Wer die Miete mit Excel oder einem Notizbuch verwaltet, muss jeden Monat selbst Rechnungen erstellen und prüfen, wer bezahlt hat und wer nicht; zahlt ein Mieter nur einen Teil, muss die Differenz separat notiert werden; nach dem Ablesen des Zählers wird der Strom mit dem Taschenrechner ausgerechnet.

• Rechnungen entstehen automatisch, kein monatliches Neuerstellen
  Legen Sie beim Hinzufügen des Vertrags Miete, Kaution und Nebenkosten fest, dann erstellt das System die Abrechnungszeiträume für die gesamte Mietdauer und markiert sie nach dem Fälligkeitsdatum automatisch als überfällig.
• Fehlbeträge werden nicht vergessen
  Zahlt ein Mieter nur einen Teil, markieren Sie die Zahlung mit dem tatsächlichen Betrag als erhalten; das System erstellt automatisch einen Nachzahlungstermin, und Sie können diese Rechnung an den Mieter senden.
• Nach der Zählerablesung wird der Betrag automatisch berechnet und die Aufforderung versendet
  Geben Sie den aktuellen Zählerstand ein, das System berechnet den Betrag aus dem vorherigen Stand und dem Einheitspreis und versendet dann die Zahlungsaufforderung.

Was ist eine Mieterabrechnung?

Nach dem Einzug/Vertragsabschluss erstellt das System automatisch alle Abrechnungszeiträume des Mieters (Miete, Kaution, Strom und Wasser). Die Mieterabrechnungsseite ist das tägliche Bedienfeld dieser Rechnungen: Zahlungen werden hier verbucht, Zählerstände hier erfasst, Teilzahlungen werden hier abgewickelt, und Kautions- sowie Vorauszahlungssalden können hier eingesehen werden.

Die tägliche Mietabrechnung erfordert nur zwei Schritte: Zahlungseingänge als erhalten markieren, Zählerstand eingeben. Die Erstellung von Rechnungen, Berechnung von Beträgen, Markierung von Verzugsfällen und das Versenden von Benachrichtigungen übernimmt das System automatisch.

Übersicht: Vier Tabs und ein Funktionsmenü

Klicken Sie auf ein beliebiges Zimmer in der Objektliste links, um es zu öffnen. Oben gliedern vier Tabs den Rechnungsstatus und -typ: Unabgeglichen (Rechnungen ohne Zahlungseingang, täglicher Arbeitsbereich), Abgeglichen (historische Zahlungsaufzeichnungen), Kaution und Vorauszahlungen, regelmäßige Gebühren. Im Verwaltungsmodus können Sie zwischen Mieterabrechnung und Maklerabrechnung wechseln.

Das „Mehr“-Menü (drei Punkte) rechts jeder Rechnung ist der Eingang für alle Aktionen: Als erhalten markieren, Verzicht, Zählerstand erfassen, hinzufügen/bearbeiten, Miete aufschieben, Zahlungsbenachrichtigung usw. Wir erklären einige der häufig verwendeten.

Häufig verwendete Aktionen

Zahlungseingang: Als erhalten markieren

Nach der Zahlung durch den Mieter finden Sie die Rechnung im Tab „Nicht abgestimmt“ und klicken Sie im Mehr-Menü auf „Als erhalten markieren“. Es erscheint ein Fenster, in dem das Zahlungsdatum, die Zahlungsmethode (Bar, Überweisung usw.) und der Betrag angezeigt werden. Der Betrag ist standardmäßig auf die fällige Gesamtforderung festgelegt.

Nach Bestätigung des Betrags können Sie optional eine Notiz hinzufügen, den Versand einer Quittung an den Mieter auswählen und auf Bestätigen klicken, um die Verrechnung abzuschließen. Diese Rechnung wird dann in den Reiter 'Abgestimmt' verschoben, die Markierung als überfällig verschwindet, und im Verwaltungsmodus werden auch die Verwaltungsgebühr und die Provision für diesen Zeitraum automatisch als erhalten markiert.

Mieter hat nur teilweise bezahlt: Teilzahlung und Nachzahlungstermin

Wenn im Fenster 'Als erhalten markieren' ein Betrag eingegeben wird, der kleiner ist als der Gesamtbetrag, öffnet das System einen Zuweisungsbildschirm: Der tatsächlich erhaltene Betrag wird auf die verschiedenen Kostenposten verteilt, die verbleibende Differenz führt automatisch zu einem neuen Nachzahlungs-Abrechnungszeitraum, wobei das Zahlungsziel der Nachzahlung festgelegt werden kann. Bei der Übermittlung kann das Senden von Quittungen und Nachzahlungsrechnungen an den Mieter ausgewählt werden.

Zählerablesung: Eingabe der Messdaten, Betrag wird automatisch berechnet

Kosten für Zählerablesung werden vor der Ablesung als nicht abgelesen markiert. Klicken Sie auf 'Zählerablesen' im Mehr-Menü und geben Sie die aktuellen Messdaten ein, das System berechnet den Verbrauch und Betrag automatisch anhand der vorherigen Messdaten und des Einheitspreises (z.B. vorherige Messdaten 1000, 5 NT$ pro Einheit). Nach dem Speichern wird der Betrag in die Rechnung dieses Zeitraums aufgenommen, und eine Zahlungsaufforderung wird ebenfalls gesendet. Wenn es Sommerstromtarife oder Blocktarife gibt, können Sie hier auch den Einheitspreis ändern.

Abgerechnet: Historische Zahlungen auf einen Blick

Abgeschlossene Rechnungen werden alle im Reiter 'Abgerechnet' angezeigt, jede zeigt den Abrechnungszeitraum, Einzelheiten, Zahlungstag und Betrag an, der Status ist als bezahlt markiert. Wenn Sie sehen möchten, wie viel in einem bestimmten Monat eingenommen wurde oder wann ein Mieter bezahlt hat, finden Sie hier eine vollständige Aufzeichnung.

Kaution und Vorauszahlungen: Schuld gegenüber Mietern, Saldo jederzeit einsehbar

Der Kautionsbereich zeigt die Kautionsaufzeichnungen und das aktuelle Guthaben für diesen Mietvertrag an und kennzeichnet den Kautionsverwalter (z.B. Eigentümer-Treuhandkonto). Beim Auszug wird der zu erstattende Betrag hiermit überprüft.

Der Bereich für Vorauszahlungen erfasst die vom Mieter vorausbezahlten Beträge (z.B. Vorauszahlungen für Strom). Die verbleibenden Beträge werden bei Kündigung zurückerstattet. Klicken Sie auf 'Rechnung hinzufügen', um eine Vorauszahlung zu erfassen.

Periodische Kosten: Was in jedem Abrechnungszeitraum für diesen Mietvertrag berechnet wird

Der Reiter 'Periodische Kosten' listet alle für diesen Mietvertrag festgelegten Gruppen wiederkehrender Abrechnungszeiträume auf: Name, Zeitraum, Frequenz, Kostenaufstellung und Beträge. Beträge, die zusammen mit der Miete abgerechnet werden, sind hervorgehoben. Um Beträge anzupassen oder neue Kosten hinzuzufügen (z.B. Internetgebühren, die erst während der Laufzeit beginnen), klicken Sie auf 'Bearbeiten' oder 'Neue periodische Kosten'. Zukünftige Abrechnungszeiträume werden nach der neuen Einstellung erstellt.

Weitere Funktionen im Menü

• Gebührenfrei: Verwenden Sie dies, wenn Sie mit dem Mieter vereinbaren, einen Betrag zu erlassen. Der Betrag wird nicht mehr als offen gelistet.
• Vermietung später einziehen: Wenn Sie eine spätere Zahlung mit dem Mieter vereinbaren, passen Sie das Fälligkeitsdatum der Periode an, um eine versehentliche Überfälligkeit zu vermeiden.
• Zahlungsaufforderung: Senden Sie die Zahlungsaufforderung für diese Rechnung manuell an den Mieter, ohne auf die Systemplanung zu warten.
• Neu/Bearbeiten: Passen Sie den Rechnungsinhalt an oder erstellen Sie mit der Schaltfläche oben rechts eine einmalige Rechnung (z.B. für Reparaturkosten).

Häufige Fragen

Was tun, wenn der Mieter nur einen Teil der Miete bezahlt hat?

Markieren Sie den Betrag als erhalten und tragen Sie den tatsächlich erhaltenen Betrag ein. Das System öffnet ein Verteilungsfenster zur Zuordnung des erhaltenen Betrags zu den Posten. Ein Differenzbetrag erzeugt automatisch einen Nachzahlungs-Abrechnungszeitraum mit einem Nachzahlungsdatum. Sie können die Nachzahlungsrechnung an den Mieter senden. Kein manuelles Aufteilen und keine ausstehenden Beträge.

Wo ist die Rechnung nach dem Markieren als erhalten hingelangt?

Sie befindet sich auf dem 'Abgestimmt' Tab und enthält alle Details, Empfangsdatum und Betrag. Der 'Nicht abgestimmt' Tab zeigt nur unbezahlte Rechnungen an. Verwenden Sie dies als tägliche To-Do-Liste: Leeren Sie sie, und der Tag ist erledigt.

Werden Zahlungen für Rechnungen ohne Zählerstand an Mieter gesendet?

Nein. Rechnungen mit Zählerstand werden erst nach Bestätigung des Betrags versendet, um unvollständige Beträge zu vermeiden. Nach dem Zählerstandabgleich sendet das System die Rechnung automatisch. Bei einem 'Nicht abgelesen' Tag, lesen Sie zuerst den Zählerstand ab.

Wenn der Mieter um eine spätere Zahlung bittet, wird dies als Überfälligkeit vermerkt?

Passen Sie das Fälligkeitsdatum der Forderung einfach im Menü "Mehr" durch Mietaufschub an. Die Verzugszinsen werden ab dem neuen Fälligkeitsdatum berechnet, sodass keine Fehlkennzeichnung erfolgt.

Fazit

Bleiben Sie bei Excel oder Notizbuch, prüfen Sie auch nächsten Monat Zimmer für Zimmer, wer bezahlt hat und wer zu wenig, rechnen nach dem Ablesen selbst den Strom aus und verschicken die Rechnungen. Sind die Verträge in RentPackage eingerichtet, markieren Sie jeden Monat nur die Zahlung als erhalten, wenn Geld eingeht, und geben die Zählerstände ein, wenn sie fällig sind; Nachzahlungstermine, Strombeträge und Zahlungsaufforderungen übernimmt das System.

Öffnen Sie für ein Zimmer den Tab „Nicht abgestimmt“ und markieren Sie eine in diesem Monat erhaltene Mietzahlung als erhalten, um es auszuprobieren.

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