So erstellen Sie ein Hauptbuch in RentPackage, automatisch zusammengefasste Mieten und Immobilienabrechnungen

Tragen Sie Mieteinzahlungen noch manuell in Excel ein? RentPackage verfügt über eine integrierte doppelte Buchhaltungs-Engine. Sie müssen lediglich Miete einziehen und Buchungen vornehmen. Das System erstellt automatisch Buchungseinträge. Wenn Sie einen Bericht sehen möchten, wählen Sie den Zeitraum aus und drücken Sie einen Knopf. Ein ausgeglichenes Hauptbuch wird sofort erstellt – ohne Buchhaltungskenntnisse oder manuelle Summierung.

1. Was ist ein Hauptbuch?

Das Hauptbuch (General Ledger) fasst alle Transaktionen in einem Zeitraum nach Konten (Aktiva, Passiva, Eigenkapital, Erträge, Aufwendungen) zusammen und zeigt die Soll- und Haben-Summen sowie den Saldo jedes Kontos. Es bildet die Grundlage für die Gewinn- und Verlustrechnung sowie die Bilanz und ist der Bericht, der bei Prüfungen am häufigsten angefordert wird. Wenn Sie die Bücher gegenüber Buchhaltern, Vermietern oder Steuerbehörden darlegen müssen, ist dieser Bericht Ihr Ausgangspunkt.

2. Datenquelle des Berichts

Die Zahlen des Hauptbuchs stammen aus zwei Quellen, die automatisch zusammengeführt werden:

• Automatisch erstellte Periodenbuchungen: Nach Erstellung eines Vertrags generiert das System automatisch Einträge für Miete, Kaution, Verwaltungskosten etc. Bei Zahlungseingängen werden die entsprechenden Einträge ebenfalls automatisch abgeschlossen, ohne manuelle Buchhaltung.
• Manuelle Buchung: Einnahmen und Ausgaben außerhalb von Abrechnungszeiträumen (z. B. Reparaturkosten, Versicherungsbeiträge, Abschreibungen) können Sie mit der Funktion „Manuelle Buchung“ selbst erfassen. Wie das geht, erfahren Sie hier: Manuelle Buchung Anleitung

3. Hauptbuch erstellen

Schritt 1: Auf die Berichtseite gehen

Wählen Sie im Menü links [ Bericht ] → [ Finanzberichte ].

Schritt 2: Berichtskriterien festlegen

• Berichtstyp: Wählen Sie [ Hauptbuch ].
• Immobilie/Eigentümer/Firma: Wählen Sie das Objekt, das Sie abfragen möchten. Ein Konto kann separat für verschiedene Eigentümer abrechnen, ohne die Finanzen der anderen zu vermischen, was besonders für Verwaltungsfirmen wichtig ist.
• Berichtszeitraum: Wählen Sie das Anfangs- und Enddatum der Abfrage, z.B. 01.01.2026 – 24.07.2026.
• Buchhaltungsgrundlage:
  • Einnahmenüberschussrechnung: Erfassen anhand des tatsächlichen [ Zahlungseingangsdatums ]. Einnahmen werden erst als solche verbucht, wenn das Geld eingegangen ist. Geeignet für private Vermieter und kleinere Meldungen.
  • Periodenabgrenzung: Erfassen anhand des [ Fälligkeitsdatums der Forderungen ]. Mietzahlungen werden bei Fälligkeit als Einnahmen verbucht, unabhängig davon, ob sie bereits eingegangen sind. Geeignet für Unternehmen, die formelle Finanzberichte benötigen.

Nach Fertigstellung der Einstellungen klicken Sie auf [ Bericht erstellen ].

Schritt 3: Bericht anzeigen

4. Wie man diesen Bericht liest

Der Bericht ist in fünf Hauptbereiche nach Kontotyp kategorisiert, mit Beispielzahlen erläutert:

• Vermögen: "Treuhandkonto"-Saldo 443.579, zeigt das tatsächliche Guthaben im Zeitraum; "Forderungen"-Saldo 402.695, zeigt fällige, aber noch nicht eingezogene Beträge; weitere Konten wie "Kautionsbankkonto" zeigen separat die Mittel im Kautionskonto.
• Verbindlichkeiten: "Kaution"-Saldo 577.332, "Vorauszahlungen"-Saldo 13.685. Kautionen und Vorauszahlungen sind keine Einnahmen, sondern Rückzahlungen an Mieter oder Beträge für zukünftige Perioden. Das System klassifiziert sie automatisch korrekt, um den häufigen Fehler zu vermeiden, Kautionen als Einnahmen zu zählen.
• Eigenkapital: „Anfangssaldo“ im Haben 4.523 ist der Betrag, der vor der Nutzung des Systems bereits in den Büchern des Eigentümers stand und mit der Anfangssaldo-Funktion erfasst wurde; „Eigentümerauszahlung“ sind die Beträge, die im Zeitraum über Auszahlungen an Eigentümer an den Eigentümer überwiesen wurden. Sie mindern das Eigentümerkapital und werden in Rot angezeigt. Beim täglichen Einzug von Miete und Gebühren entstehen selten Buchungen im Eigentümerkapital; dieser Abschnitt stammt meist aus dem Anfangssaldo, aus Eigentümereinzahlungen oder aus Auszahlungen an Eigentümer. Gibt es im Zeitraum keine solchen Buchungen, wird er nicht angezeigt.
• Einnahmen: Neben "Mieteinnahmen" 222.818 werden alle Arten von Einnahmen wie Reinigungsgebühren, Wassergebühren, Internetgebühren, Anzahlungseinnahmen etc. nach Konten separat aufgeführt, Einnahmen Zwischensumme 243.849, jede Einnahmequelle klar ersichtlich.
• Ausgaben: "Verwaltungskosten" Ausgaben, "Mietausgaben", "Gebührenausgaben" etc., angefallene Ausgaben, Sollsumme 30.015.

5. Drucken und Speichern

Das Drucksymbol oben rechts im Bericht ermöglicht direktes Drucken oder Speichern als PDF, ohne dass bei der Übergabe an Buchhalter oder Eigentümer eine Neugestaltung erforderlich ist.

6. Häufig gestellte Fragen

Warum unterscheiden sich die Zahlen zwischen Kassen- und Abgrenzungsbasis?

Der Unterschied liegt im Erfassungszeitpunkt. Bei der Abgrenzungsbasis erfolgt die Erfassung am "Forderungsdatum", Miete zählt als Einkommen, wenn sie fällig ist. Bei der Kassenbasis erfolgt die Erfassung am "Zahlungseingangsdatum", Geld wird erst bei Eingang erfasst. Wenn ein Mieter verspätet zahlt, unterscheiden sich die Einnahmen der beiden Methoden, was normal ist.

Werden manuelle Buchungen im Hauptbuch angezeigt?

Ja. Manuelle Buchungen werden mit automatisch generierten Buchungen zusammengefasst, ohne dass zusätzliche Einstellungen erforderlich sind.

Kann ich nur die Buchhaltung für eine einzelne Immobilie sehen?

Ja. Wählen Sie einfach die spezifische Immobilie im Dropdown-Menü „Immobilie/Eigentümer/Firma“ aus. Das System fasst dann nur die Buchungen dieser Immobilie zusammen.

Fazit

Wenn Sie weiter in Excel abstimmen, müssen Sie beim nächsten Mal, wenn Ihr Steuerberater oder ein Eigentümer die Buchhaltung anfordert, wieder jede Buchung einzeln sortieren und Soll und Haben selbst prüfen. In RentPackage ziehen Sie die Miete ein und buchen wie gewohnt. Wählen Sie den Zeitraum, und das Hauptbuch ist mit einem Klick erstellt. Das System prüft automatisch, ob Soll und Haben ausgeglichen sind.

Wählen Sie den Zeitraum seit Jahresbeginn und einen Eigentümer, und erstellen Sie zum Testen ein Hauptbuch.

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