RentPackage: Verwaltete Immobilie hinzufügen – von der Objekterstellung über Eigentümer und Anfangssaldo bis zur Online-Vertragsunterzeichnung, alles in einem Ablauf

Warum verwaltete Objekte in RentPackage anlegen

Werden verwaltete Objekte mit Excel und Papierverträgen geführt, liegen Eigentümerdaten, Vertragsdauer und Vereinbarungen zu den Verwaltungskosten in verschiedenen Dateien. Beim Wechsel aus einem alten System müssen frühere Buchungen einzeln nachgetragen werden. Und für die Unterschrift mit dem Eigentümer muss der Vertrag ausgedruckt und ein Termin vereinbart werden.

• Eigentümer, Vertragsdauer und Verwaltungskosten in einem Objekt
  Wählen Sie beim Anlegen des Objekts den Eigentümer, die Vertragsdauer und die Berechnungsart der Verwaltungskosten. Unterschreibt später ein Mieter, werden die Abrechnungszeiträume der Verwaltungskosten automatisch nach diesen Einstellungen erstellt.
• Alte Buchungen nicht einzeln nachtragen
  Beim Wechsel aus Excel oder einem anderen System geben Sie das Eröffnungsdatum und den Saldo des Treuhandkontos des Eigentümers ein, und das System rechnet ab diesem Betrag weiter.
• Mit dem Eigentümer unterschreiben, ohne sich zu treffen
  Bereits eingegebene Daten werden automatisch in den Verwaltungsvertrag übernommen. Senden Sie ihn per Email oder Link zur Online-Unterschrift an den Eigentümer; sobald alle unterschrieben haben, erstellt das System automatisch das Vertrags-PDF.

Bevor Sie beginnen: Wählen Sie die Rolle entsprechend dem Objektstatus

Klicken Sie auf das Pluszeichen oben rechts, und das System fordert Sie auf, eine von vier Optionen zu wählen, die der tatsächlichen Situation dieser Immobilie entsprechen:

• Selbstverwaltender Vermieter: Das Haus gehört Ihnen; Sie schließen die Mietverträge selbst ab und ziehen die Miete selbst ein.
• Fremdverwaltung (inkl. Verwaltungsservice): Ein Verwaltungsunternehmen verwaltet die Immobilie für den Vermieter: Vermietung, Mietinkasso, Reparaturen und Überweisungen an den Eigentümer. Es schließt im Namen des Vermieters den Vertrag mit dem Mieter und erhebt dafür eine Verwaltungsgebühr oder Provision. Das Haus gehört weiterhin dem Vermieter.
• Zwischenvermieter (Untermiete): Ein Verwaltungsunternehmen mietet das Haus zunächst vom Eigentümer und vermietet es dann an Mieter weiter – es ist also zugleich Mieter und Vermieter.
• Nur Vermietungsservice: Der Vermietungsservice hilft nur bei der Suche nach Mietern und dem Vertragsabschluss, der Service endet nach Vertragsabschluss, keine Verantwortung für nachfolgende Mietzahlungen, Reparaturen oder andere Verwaltungsangelegenheiten. Es wird normalerweise nur eine Vermittlungsprovision oder eine Vermittlungsgebühr erhoben.

Dieses Beispiel zeigt den kompletten Prozess nach der Auswahl der Verwaltung: Erstellung von Objekten und Einheiten, Auswahl des Eigentümers, Anfangssaldo und Verwaltungskostenfestlegung, Hochladen von Dokumenten bis zur Online-Vertragsunterzeichnung mit dem Eigentümer.

Schritte

Schritt 1: Objekt- und Wohneinheiten ausfüllen

Geben Sie die Basisdaten dieses Objekts ein:

• Objektadresse: Die tatsächliche Adresse des Objekts, die später automatisch in den Vertrag aufgenommen wird.
• Objektname: Ein gut erkennbarer Name, z.B. der Name des Gebäudes oder der Straße.
• Name der Wohneinheit und Miete: Eine Zeile pro Vermietungseinheit: Zimmer, Stellplätze und Geschäfte können Einheiten sein. Tragen Sie Namen und Mietbetrag ein, und klicken Sie auf "Einheit hinzufügen", um weitere hinzuzufügen.

Schritt 2: Wählen Sie Eigentümer und Vertragsdauer

• Eigentümer wählen: Wählen Sie den Eigentümer des Hauses aus dem Dropdown-Menü. Sollte der Eigentümer nicht in der Liste sein, können Sie die Eigentümerdaten hinzufügen und das Konto für zukünftige Überweisungen an den Eigentümer eingeben (dieses kann später in den Eigentümerdaten bearbeitet werden).
• Immobilie beobachten: Mitglieder, die ein Objekt anlegen, beobachten es standardmäßig, d. h. sie haben die Verwaltungsrechte für dieses Objekt. Welche Mitglieder es beobachten, kann später geändert werden. Das oben rechts auf der Immobilienkarte steht für „Immobilie beobachten“. Klicken Sie darauf, um Kollegen anzuzeigen oder hinzuzufügen, die sie mit Ihnen verwalten.
• Vertragsdauer: Die mit dem Eigentümer vereinbarte Verwaltungsdauer. Wählen Sie Anfangs- und Enddatum oder nutzen Sie die Schnellwahl 1, 2, 3 oder 5 Jahre.

Schritt 3: Kontobuch-Einstellungen (Anfangssaldo und Verwaltungsgebühr)

Anfangssaldo

Wenn Sie von Excel oder einem anderen System umstellen, befindet sich auf dem Treuhandkonto des Eigentümers eventuell noch Geld, das noch nicht an ihn überwiesen wurde. Stellen Sie den Schalter auf Ja und geben Sie das Datum des Anfangssaldos und den Saldo des Treuhandkontos an diesem Tag ein. Das System rechnet ab diesem Betrag weiter, sodass alte und neue Buchhaltung nahtlos anschließen und Sie frühere Buchungen nicht nachtragen müssen.

Beispiel: Wenn Sie bisher mit Excel gearbeitet haben und auf dem Konto noch 23.000 liegen, die noch nicht an den Eigentümer überwiesen wurden, geben Sie hier 23.000 ein. Alle späteren Auszahlungen an den Eigentümer gehen von diesem Saldo aus. Wenn Sie ganz neu mit der Verwaltung beginnen und keine alten Buchungen haben, lassen Sie den Schalter auf Aus.

Verwaltungsgebühr

Wählen Sie gemäß Ihrer Vereinbarung mit dem Eigentümer die Abrechnungsmethode aus. Drei Optionen stehen zur Verfügung:

• Pauschale: Festen Betrag pro Periode berechnen.
• Prozentsatz: Prozentsatz der Miete berechnen, z.B. 10% der Miete.
• Prozentsatz+Pauschale: Kombination aus Prozentsatz und festem Betrag. Füllen Sie beide Felder aus.

Schritt 4: Fotos und Anlagen

• Immobilienfotos: Laden Sie Immobilienfotos hoch (max. 5 Fotos). Aktivieren Sie den Schalter, um Fotos und Anmerkungen in den Vertrag aufzunehmen. Diese Fotos werden direkt im Verwaltungsvertrag als Zustandsnachweis integriert.
• Hinweis: Zusätzliche Informationen (maximal 1500 Zeichen), können auch mit dem Vertrag beigelegt werden.
• Immobiliendateien: Relevante Dokumente hochladen (maximal 3), z.B. gescannte Kopien vorheriger Papierverträge, zentral unter dem Objekt speichern.

Online mit Eigentümer unterzeichnen

Nach dem Klicken auf Weiter wählen Sie die Signaturmethode für den elektronischen Vertrag. Sobald alle unterschrieben haben, erstellt das System automatisch ein Vertrags-PDF zum Herunterladen oder Versenden. Vier Optionen:

• Eigentümer signiert per Email: Das System sendet eine Signaturbenachrichtigung an die Email des Eigentümers, er kann sie online öffnen und unterschreiben.
• Eigentümer signiert per Link: Das System erzeugt einen Signatur-Link, den Sie über LINE oder andere Messenger an den Eigentümer senden.
• Eigentümer unterzeichnet vor Ort: Wenn der Eigentümer vor Ort ist, unterschreibt er direkt auf Ihrem Gerät.
• Ohne Vertrag, nur Objekt hinzufügen: Wählen Sie dies, wenn nur Vertragsinformationen aufgezeichnet werden müssen und keine elektronische Signatur erforderlich ist. Ein bereits unterschriebener Papiervertrag kann im vorherigen Schritt als Anhang hochgeladen werden.

Vertragsvorlage auswählen

Wählen Sie eine Vorlage für den Verwaltungsvertrag aus dem Dropdown-Menü oder klicken Sie auf Vertragsvorlage bearbeiten, um die Vertragsbedingungen anzupassen.

Nachdem die Vorlage ausgewählt wurde, werden die in den vorherigen Schritten eingegebenen Daten automatisch in die entsprechenden Vertragsfelder eingefügt: Eigentümername, Adresse, Objektname, Datum, Unterschriftsfelder der Parteien und Firmenstempel (Stempelbilddatei wurde in den Organisationseinstellungen hochgeladen). Kein Wiederholen erforderlich.

Signatur

Wenn Sie an der Reihe sind zu unterschreiben, können Sie die Unterschrift handschriftlich zeichnen, eine Unterschriftsdatei hochladen oder eine zuvor gespeicherte Unterschrift verwenden. Bevor Sie unterschreiben, müssen Sie bestätigen, dass Sie den Vertrag gründlich gelesen haben und freiwillig unterschreiben. Klicken Sie nach dem Unterschreiben, um die Unterschrift in den Vertrag aufzunehmen.

Überprüfen Sie den Vertrag und senden Sie ihn dem Eigentümer zu. Nach der Unterzeichnung durch den Eigentümer wird automatisch eine vollständige PDF-Version des Vertrags für beide Parteien erstellt.

Was sehen Sie nach Abschluss?

Zurück auf der Seite Immobilienverwaltung erscheint das neue Objekt in der Liste links. Die Karte zeigt den Namen des Eigentümers, alle Einheiten mit ihrer Miete und den Status Leerstand.

Zwei mögliche nächste Schritte: Klicken Sie auf Einzug/Vertrag eines Zimmers, um Mieter einzurichten, oder fügen Sie weitere Zimmer hinzu, die noch nicht erstellt wurden.

Eigentümervertrag anzeigen/ändern

Den beim Anlegen des Objekts unterschriebenen Eigentümervertrag können Sie jederzeit einsehen und ändern: Klicken Sie im linken Menü auf Vertrag, wählen Sie Eigentümervertrag, suchen Sie den Vertrag im Tab Eigentümer mit Fremdverwaltung, klicken Sie rechts auf das Menü Mehr und wählen Sie Eigentümervertrag einsehen.

Nach dem Öffnen können Sie sofort die Start- und Enddaten des Auftrags ändern und Vertragsnotizen hinzufügen. Der Vertragsverlauf zeigt den Zeitraum, die Verwaltungskosten und das Unterzeichnungsdatum an. Im rechten Menü kann der Vertragsstatus eingesehen, das Vertragsdokument geöffnet oder der Vertrag gelöscht werden. Im Vertragsdokumentbereich können relevante Dateien hochgeladen und mit dem Auftrag zentral gespeichert werden.

Verwaltungsgebühr ändern: Standardrate und Grenzwerte für Objekte

Um die Verwaltungsgebühr dieses Objekts anzupassen, klicken Sie in der Objektliste auf das Bearbeitungssymbol neben dem Objektnamen und scrollen im Bearbeitungsfenster zum Bereich der Verwaltungsgebühr: Dort können Sie die Abrechnungsart (Pauschale, Prozentsatz, Prozentsatz+Pauschale) wechseln, Prozentsatz oder Betrag ändern und einen Mindestbetrag und Höchstbetrag pro Periode festlegen. Beispiel: 10 % der Miete, aber mindestens 400 und höchstens 20.000 pro Periode – tragen Sie diese Werte in die Felder für die Grenzen ein.

Häufige Fragen

Brauche ich zwei Konten, wenn ich eigene Immobilien und verwaltete Immobilien habe?

Nein. Ein Konto kann Immobilien mit vier verschiedenen Rollen haben. Bei jeder neuen Immobilie wählen Sie die Rolle entsprechend dem Status der Immobilie: eigene Immobilien als Selbstverwaltender Vermieter, verwaltete als Fremdverwaltung, Untervermietung als Zwischenvermieter, reine Mietersuche als Nur Vermietungsservice. Alles in einem Konto verwalten.

Was ist der Anfangssaldo? Muss ich ihn ausfüllen?

Der Anfangssaldo ist für Nutzer gedacht, die von Excel oder einem anderen System wechseln: Wenn auf dem Treuhandkonto des Eigentümers noch ein nicht ausgezahlter Saldo liegt, geben Sie Datum und Betrag ein, und das System rechnet ab dem richtigen Saldo weiter. Wenn Sie neu mit der Verwaltung beginnen und keinen früheren Saldo haben, lassen Sie den Schalter aus – das Feld ist kein Pflichtfeld.

Müssen alle Einheiten auf einmal erstellt werden?

Nein. Sie können zunächst einige erstellen und später Einheiten hinzufügen, indem Sie auf der Objektkarte 'Einheit hinzufügen' klicken. Zimmer, Stellplätze und Geschäftsräume können jederzeit als einzelne Einheiten hinzugefügt werden.

Muss ich den Vertrag online mit dem Eigentümer abschließen?

Nein. Die letzte Option der Unterzeichnungsmethode ist, nicht zu unterschreiben und das Objekt nur hinzuzufügen, passend für bereits abgeschlossene Papierverträge; gescannte Papierverträge können in den Immobiliendateien hochgeladen werden, die Verwaltungsfunktionen bleiben unverändert.

Welchen Unterschied macht es, wer zuerst unterschreibt?

Wenn der Eigentümer zuerst unterschreibt, haben Sie eine zusätzliche Absicherung: Sind nach seiner Unterschrift noch Änderungen nötig, können Sie ihm den Vertrag zur erneuten Unterschrift zurückschicken, ohne alles neu zu erstellen. Stehen die Bedingungen fest, ist es schneller, wenn Sie zuerst unterschreiben.

Fazit

Wenn Sie weitermachen wie bisher, notieren Sie beim nächsten neuen Verwaltungsobjekt wieder Eigentümerdaten und Kostenvereinbarungen in getrennten Dateien, drucken den Vertrag aus und treffen den Eigentümer zur Unterschrift. Ist das Objekt in RentPackage angelegt, liegen Eigentümer, Vertragsdauer, Verwaltungskosten und Vertrag in einem Objekt, und die Abrechnungszeiträume der Verwaltungskosten entstehen automatisch, sobald ein Mieter unterschreibt.

Wählen Sie ein Objekt, das Sie gerade verwalten, legen Sie es an, wählen Sie den Eigentümer und probieren Sie es aus.

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