RentPackage Auszahlungen an Eigentümer: Hausverwaltungen ziehen die Verwaltungsgebühr ab, zahlen den Rest aus und halten Kautionen getrennt

Warum Auszahlungen an Eigentümer mit RentPackage

Bei der Fremdverwaltung ist nicht das Einziehen der Miete das Aufwendige, sondern das Aufteilen danach: Was ist Verwaltungsgebühr, was geht an den Eigentümer, welche Kaution darf nicht angetastet werden? Mit Excel ziehen Sie jeden Monat für jede Immobilie einzeln Verwaltungsgebühr und Reparaturkosten ab und prüfen, dass keine Kaution mitgerechnet wurde. Fragt der Eigentümer, warum es diesen Monat weniger ist, müssen Sie wieder alles heraussuchen.

• Verfügbarer Auszahlungsbetrag automatisch berechnet
  Nach Abzug von Verwaltungsgebühr und Reparaturkosten berechnet das System direkt, wie viel diesmal an den Eigentümer ausgezahlt werden kann. Sie müssen nicht mehr jeden Monat selbst in Excel rechnen.
• Kautionen werden nicht ausgezahlt
  Die Kaution ist Geld, das später an den Mieter zurückgeht. Das System nimmt Kautionen und Vorauszahlungen von der Auszahlung aus, sodass sie nicht an den Eigentümer überwiesen werden.
• Fragen des Eigentümers mit einem Blick in die Details beantworten
  Zu jeder Auszahlung gibt es die Details der Auszahlung an den Eigentümer, die Sie drucken oder an den Eigentümer senden können. Welche Zeiträume der Mieter noch schuldet, steht unter „Offene Abrechnungsperiode“.
• Keine Auszahlung mehr vergessen
  Am monatlichen Auszahlungstag listet das System die fälligen Immobilien von selbst auf und erinnert die zuständigen Mitarbeiter.

Was ist das Eigentümer-Treuhandkonto?

Die Hausverwaltung führt für jeden Eigentümer ein eigenes Konto, das [Eigentümer-Treuhandkonto]. Die Mieten der Mieter gehen zuerst hier ein, Verwaltungsgebühr und Reparaturkosten werden von hier abgezogen, und der verbleibende Saldo wird an den Eigentümer ausgezahlt. Auf das Treuhandkonto fließen:

• Mietzahlungen der Mieter
• Kautionen, deren Kautionstreuhänder das vom Makler gehaltene Konto ist
• Beträge, die der Eigentümer vorab einzahlt (Eigentümereinzahlung)
• Salden, die schon vor der Nutzung des Systems bestanden (Anfangssaldo)

Der angezeigte Saldo des Treuhandkontos setzt sich also so zusammen:

Kautionen, die der Eigentümer selbst verwahrt oder die auf einem Drittkonto liegen, sind nicht auf dem Eigentümer-Treuhandkonto und zählen nicht zu diesem Saldo.

Eigentümereinzahlung in Treuhandkonto: Die Hausverwaltung muss Reparaturen nicht vorstrecken

Reicht der Saldo auf dem Treuhandkonto für Reparatur- oder Reinigungskosten nicht aus, kann der Eigentümer vorab Geld einzahlen, sodass die Hausverwaltung nichts vorstrecken muss. Gehen Sie zu [Abrechnungsmanagement] > [Eigentümerabrechnung], klicken Sie oben rechts auf [＋] (Eigentümerrechnung hinzufügen), wählen Sie [Eigentümereinzahlung in Treuhandkonto], wählen Sie die Immobilie, geben Sie Betrag und Zahlungsart ein und speichern Sie. Der Betrag wird dem Treuhandkonto des Eigentümers gutgeschrieben.

An den Eigentümer auszahlen

1. Gehen Sie zu [Abrechnungsmanagement] > [Eigentümerabrechnung] > [Eigentümer-Treuhandkonto] > [Nicht abgestimmt] und wählen Sie den Eigentümer mit Fremdverwaltung aus, an den Sie auszahlen möchten.
2. Klicken Sie auf [Detailansicht], um die Auszahlungsdetails zu sehen: Oben steht der aktuelle Gesamtbetrag auf dem Treuhandkonto, in der Mitte jeder einzelne Posten des verfügbaren Auszahlungsbetrags und unten die Offene Abrechnungsperiode (Mieten, die Mieter noch schulden).
3. Markieren Sie die Immobilien, für die ausgezahlt werden soll. Der [Verfügbarer Auszahlungsbetrag] lässt sich direkt ändern: Möchten Sie zum Beispiel Geld für eine anstehende Reparatur zurückhalten, zahlen Sie nur einen Teil aus. Der Rest bleibt auf dem Treuhandkonto und kann beim nächsten Mal ausgezahlt werden.
4. [Kautionen und Vorauszahlungen (zurückbehalten)] werden nur als Betrag angezeigt und nicht mit ausgezahlt.
5. Prüfen Sie das [Auszahlungsdatum] (standardmäßig heute) und die Zahlungsart, aktivieren Sie bei Bedarf [Auszahlungsdetails an den Eigentümer senden] und klicken Sie dann auf [Auf das Privatkonto des Eigentümers auszahlen].

Monatlicher Auszahlungstag: Das System erinnert Sie, wenn es Zeit ist

Beim Hinzufügen einer verwalteten Immobilie oder beim Bearbeiten des Eigentümervertrags legen Sie fest, an welchem Tag im Monat an den Eigentümer ausgezahlt wird. Danach gilt:

• Ab 10 Tage vor dem Auszahlungstag erscheint die Immobilie unter [Immobilienverwaltung] > [Auszahlung fällig] und erinnert Sie an die Auszahlung. Ein Klick darauf, und Sie können direkt auszahlen.
• 5 Tage vor dem Auszahlungstag und am Auszahlungstag selbst erinnert das System per E-Mail, Benachrichtigung im System (Glocke) und Push-Benachrichtigung die Mitarbeiter, die diese Immobilie beobachten und zur Auszahlung berechtigt sind.
• Ist die Auszahlung für diesen Zeitraum erledigt, erscheint die Immobilie nicht mehr unter [Auszahlung fällig].

Auszahlungen ansehen, ändern und stornieren

Abgeschlossene Auszahlungen finden Sie im Tab [Ausgezahlt] mit Datum und Betrag jeder Auszahlung. Ein Klick auf [Detailansicht] rechts öffnet die [Details der Auszahlung an den Eigentümer] mit der Berechnung dieser Auszahlung, die Sie drucken oder an den Eigentümer senden können.

• Betrag korrigieren: Klicken Sie auf [Weitere Funktionen] > [Auszahlung ändern] und tragen Sie direkt den richtigen Betrag ein, ohne die ganze Auszahlung zu löschen und neu anzulegen.
• Ganz neu anfangen: Klicken Sie auf [Weitere Funktionen] > [Auszahlung stornieren]. Das Geld geht zurück auf das Eigentümer-Treuhandkonto, danach können Sie erneut auszahlen.

Verwaltungskaution: Wer verwahrt die Kaution und wie wird sie überwiesen?

Gehen Sie zu [Abrechnungsmanagement] > [Eigentümerabrechnung] > [Verwaltungskaution] > [Kautionstreuhänder] und wählen Sie die Immobilie. Dort sehen Sie für jeden Mietvertrag, wer die Kaution gerade verwahrt. Es gibt drei Möglichkeiten:

• Vom Makler gehaltenes Konto: Die Kaution liegt auf dem Eigentümer-Treuhandkonto der Hausverwaltung.
• Eigentümerkonto: Der Eigentümer verwahrt die Kaution selbst.
• Drittkonto: Die Kaution liegt auf einem Sonderkonto auf den Namen des Mieters oder bei einer Verwahrstelle. Weder die Hausverwaltung noch der Eigentümer hält sie.

Möchte der Eigentümer die Kaution selbst verwahren, klicken Sie oben rechts auf [＋] (Eigentümerrechnung hinzufügen), wählen Sie [Kaution auf Konto des Eigentümers eingezahlt], wählen Sie die Immobilie, markieren Sie die zu überweisende Kaution und geben Sie das Überweisungsdatum ein. Soll die Kaution wieder von der Hausverwaltung verwahrt werden, wählen Sie [Kaution auf Treuhandkonto des Eigentümers eingezahlt]. Jede Überweisung wird im Tab [Kautionsumbuchungen] festgehalten, sodass Sie beim Auszug des Mieters genau wissen, wer die Kaution hat.

Anfangssaldo: Salden aus der Zeit vor RentPackage übernehmen

Lag auf dem Treuhandkonto des Eigentümers vor dem Start mit RentPackage schon Geld, das noch nicht ausgezahlt wurde (zum Beispiel bisher in Excel oder einem anderen System erfasst), geben Sie beim Anlegen des verwalteten Objekts unter [Abrechnungseinstellungen] > [Einstellungen für den Anfangssaldo] das Datum des Anfangssaldos und den Betrag ein. Das System rechnet dann vom richtigen Saldo aus weiter. Ein negativer Betrag bedeutet, dass die Hausverwaltung für den Eigentümer Geld vorgestreckt hat.

Eigentümer prüfen ihre Abrechnung selbst online

Nach der Anmeldung bei RentPackage sieht der Eigentümer unter [Eigentümerabrechnung] den Betrag jeder Auszahlung. Ein Klick auf [Detailansicht] zeigt die Details der Auszahlung an den Eigentümer, ohne dass die Hausverwaltung extra Unterlagen zusammenstellen muss.

Aus Sicht der Buchhaltung: Wie Auszahlungen an Eigentümer gebucht werden

Das Eigentümer-Treuhandkonto ist ein Aktivkonto, ähnlich einem Bankguthaben. Eigentümereinzahlung und Anfangssaldo erhöhen Treuhandkonto und Eigentümerkapital gleichermaßen. Bei einer Auszahlung an den Eigentümer sinkt das Eigentümerkapital (Eigentümerauszahlung), und gleichzeitig fließt das Geld vom Treuhandkonto ab. Ausgezahltes Geld ist daher kein Aufwand der Hausverwaltung.

Kautionen auf dem Eigentümerkonto werden auf einem eigenen Bankkonto für Kautionen gebucht und getrennt von ausgezahltem Geld geführt, damit nichts vermischt wird.

Fazit

Bleibt es bei Excel, ziehen Sie auch nächsten Monat für jede Immobilie einzeln die Verwaltungsgebühr ab, prüfen, dass keine Kaution mitgerechnet wurde, und suchen alles wieder heraus, wenn der Eigentümer nachfragt. Sind die verwalteten Objekte in RentPackage eingerichtet, markieren Sie jeden Monat nur noch die Immobilien und klicken auf Auszahlen. Verfügbaren Auszahlungsbetrag, Ausschluss der Kautionen und Details der Auszahlung an den Eigentümer übernimmt das System.

Wählen Sie zunächst einen Eigentümer, öffnen Sie unter [Eigentümerabrechnung] die [Detailansicht] und vergleichen Sie den berechneten verfügbaren Auszahlungsbetrag mit Ihrer Excel-Tabelle.

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