RentPackage benutzerdefinierte Benachrichtigungen: Erinnerungen an Vertragsverlängerung, Mieterhöhung und Versicherungsablauf für Vermieter und Hausverwaltungen automatisch versenden

Warum benutzerdefinierte Benachrichtigungen

In der Vermietung muss vieles rechtzeitig mitgeteilt werden: vor Vertragsende mit dem Mieter über die Verlängerung sprechen, die Versicherung vor Ablauf verlängern, jedes Jahr die Mieterhöhung ankündigen, Mieter vor dem Auszug an das Nötige erinnern. Wer das einzeln per Kalender oder aus dem Gedächtnis verfolgt, übersieht bei vielen Objekten leicht etwas, und ein verpasster Termin kann Leerstand oder eine verpasste Ankündigungsfrist bedeuten. Für diese Funktion wurde ein Patent angemeldet.

• Automatisch nach den Daten jedes Mietvertrags
  Mit [Vertragsbeginn], [Vertragsende], [Auszugsdatum], [Versicherungsbeginn], [Versicherungsende], [Beginn des Eigentümervertrags] oder [Ende des Eigentümervertrags] als Basisdatum legen Sie fest, wie viele Jahre, Monate oder Tage vorher oder nachher gesendet wird. Zum Zeitpunkt verschickt das System die E-Mail automatisch. Wenn Sie einen Mietvertrag oder einen Eigentümervertrag öffnen, sehen Sie, welche Benachrichtigungen dieser Vertrag als Nächstes sendet, an welchem Tag und an wen.
• Eine Regel, jede E-Mail mit den eigenen Daten des Empfängers
  Der Inhalt enthält Variablen (z. B. [Name des Mieters], [Objektname], [Vertragsbeginn]), die beim Versand durch die Vertragsdaten des jeweiligen Empfängers ersetzt werden.
• Nur die Richtigen werden benachrichtigt
  Als Empfänger wählen Sie Mieter, Mitarbeiter oder Eigentümer; Mitarbeiter erhalten nur Benachrichtigungen zu Objekten, die sie beobachten, Eigentümer nur zu Objekten in Fremdverwaltung. Mit [Filterbedingung] (Vertragsstatus, Abrechnungszeitraum-Status) grenzen Sie ein, welche Verträge betroffen sind.
• Gängige Regeln integriert, einfach aktivieren
  Regeln wie [Verlängerungserinnerung], [Versicherungsablauf-Erinnerung], [Mieterhöhungs-Erinnerung], [Nicht-Verlängerungs-Erinnerung], [Eigentümer über ablaufende Mietverträge benachrichtigen], [Eigentümer über ablaufenden Eigentümervertrag benachrichtigen] und [Verlängerungserinnerung Eigentümervertrag] sind bereits eingerichtet. Aktivieren Sie sie und passen Sie sie bei Bedarf an.
• Jede versendete Benachrichtigung ist nachvollziehbar
  Jede an Mieter und Eigentümer gesendete Benachrichtigung wird in [Protokoll der Benachrichtigungen] gespeichert. Mit [E-Mail-Inhalt anzeigen] sehen Sie die vollständige E-Mail, die der Empfänger erhalten hat.

Wofür kann es verwendet werden? Sechs praktische Szenarien

Dies sind integrierte Regeln oder solche, die in wenigen Minuten eingerichtet werden können:

Vier Schritte zur Erstellung einer Regel

Zugang: Klicken Sie im linken Menü auf [Benachrichtigung] > [Benutzerdefinierte Benachrichtigungsregel]. Die Liste enthält die Standardregeln des Systems, die Sie direkt aktivieren können; über die Schaltfläche zum Hinzufügen oben rechts legen Sie eigene Regeln an.

Schritt 1: Grundeinstellungen

Aktivieren Sie [Diese Benachrichtigungsregel aktivieren], füllen Sie [Titel der Benachrichtigungsregel] aus und wählen Sie unter [Einstellung der Benachrichtigungsempfänger] entweder [Mieter] (an Mieter der passenden Verträge), [Mitarbeiter(Nur beobachtete Objekte)] (nur an Mitarbeiter, die das Objekt beobachten, damit unbeteiligte Kollegen nichts erhalten) oder [Eigentümer(Nur Objekte in Fremdverwaltung)] (an den Eigentümer des Objekts, der nur die Daten seiner eigenen Objekte erhält).

Schritt 2: Benachrichtigungsbedingungen

• Auslösertyp: Ereignisgesteuert (ausgelöst durch das Vertragsdatum, am häufigsten verwendet) oder festgelegter Zyklus (regelmäßiger Versand).
• Wann auslösen (Basisdatum): Wählen Sie das Basisdatum: Vertragsbeginn, Vertragsende, Auszugsdatum, Versicherungsbeginn, Versicherungsende, Beginn des Eigentümervertrags, Ende des Eigentümervertrags.
• Zeiteinstellung: [Einmalige Benachrichtigung] oder [Jährliche Benachrichtigung] (jedes Jahr am selben Tag ab dem Basisdatum, geeignet für wiederkehrende Mitteilungen wie die jährliche Mieterhöhung).
• Zeitpunkt: Vor dem Ereignis (vorherige Benachrichtigung), nach dem Ereignis (nachträgliche Benachrichtigung) oder am Ereignistag, und wie lange im Voraus oder im Nachhinein in Jahren, Monaten, Tagen.
• Filterbedingung: Begrenzen Sie weiter, auf welche Verträge diese Regel angewendet wird, z.B. Vertragsstatus ist 'aktiv'. Es können mehrere Kriterien hinzugefügt werden. Verträge, die nicht den Kriterien entsprechen, erhalten keine Benachrichtigung.

Schritt 3: Benachrichtigungsinhalt

Verfassen Sie einen Benachrichtigungstitel und -inhalt. Links finden Sie eine Liste der verfügbaren Datenfelder (kategorisiert nach Vertrag, Objekt, etc.). Klicken Sie auf ein Feld, um eine Variable einzufügen (angezeigt als doppelte geschweifte Klammern, z.B. Mietername, Objektname, Vertragsbeginn). Variablen werden beim Senden durch die persönlichen Daten des Empfängers ersetzt. Titel und Inhalt können Variablen verwenden. Der Betreff der gesendeten E-Mail beginnt mit <Benutzerdefinierte Benachrichtigungsregel>, damit der Empfänger schon im Posteingang erkennt, um welche Art von Benachrichtigung es sich handelt.

Benachrichtigungsbericht: Wählen Sie einige Felder aus, und das System erstellt automatisch eine Tabelle am Ende der Benachrichtigung, die diese Daten zusammenfasst, z.B. Objektname, Zimmer, Vertragsbeginn in einer Reihe, damit der Empfänger keine Informationen im Text suchen muss.

Schritt 4: Vorschau und Speichern

Die Vorschauseite zeigt die vollständige Benachrichtigung: Titel, Inhalt und automatisch generierte Tabelle, mit Variablen in doppelten Klammern. Nach Bestätigung klicken Sie auf Speichern.

Nach dem Speichern erscheint die Regel in der Liste mit dem Status 'Aktiviert'. Jede Regel in der Liste zeigt eine Zusammenfassung der Auslösekriterien, Benachrichtigungsempfänger und Status. Sie können diese jederzeit deaktivieren, bearbeiten oder löschen.

Benachrichtigungsverlauf für gesendete Mitteilungen an Mieter abrufen

Nach dem Versenden der Benachrichtigungen können Sie jederzeit deren Versandstatus überprüfen. Gehen Sie im linken Menü zu [ Benachrichtigung ] → [ Protokoll der Benachrichtigungen ].

Die Seite listet jede versendete Benachrichtigung nach Zeit auf, einschließlich Versandzeit, Regelzusammenfassung (Häufigkeit, Empfänger, Bedingungen und Regelstatus) sowie die entsprechende Immobilien- und Einheitennamen sowie Mieter. Klicken Sie auf [ Nachrichteninhalt anzeigen ], um die vollständige Nachricht zu sehen, die der Mieter erhalten hat.

Bei vielen Einträgen können Sie den Bereich mit dem [ Filter ] oben eingrenzen, um schnell einen bestimmten Eintrag oder Mieter-Postverlauf zu finden.

Wie sehen die versendeten E-Mails aus? Jeder erhält seine eigene Version.

Wenn die Regel ausgelöst wird, überprüft das System jeden Vertrag: Für passende Daten und Filterbedingungen ersetzt es alle Variablen im Inhalt mit den Vertragsdaten und sendet sie an die entsprechenden Empfänger. Der Empfänger bestimmt den Inhalt der E-Mail.

Beispiel einer Regel 'Dankesbenachrichtigung zu fünf Jahren Miete': Mieter Billy erhält 'Hi, Billy, vielen Dank für fünf Jahre Miete im Sunny Heights Apartment - Zimmer 301', ein anderer Mieter erhält seinen eigenen Namen, Objekt und Zimmer. Eine Regel, aber jede Nachricht ist auf den Mieter zugeschnitten, und Sie haben dies nur einmal eingestellt.

Häufig gestellte Fragen

Was unterscheidet integrierte Regeln von benutzerdefinierten Regeln?

Es gibt keinen grundlegenden Unterschied. Integrierte Regeln sind voreingestellte, häufige Szenarien (Verlängerungserinnerungen, Auszugsbenachrichtigungen, Versicherung Ablauf, Mietanpassungserinnerungen, Ablauf des Eigentümervertrags), die direkt aktiviert oder bearbeitet werden können. Benutzerdefinierte Regeln bieten die gleiche Flexibilität, indem sie Bedingungen, Empfänger und Inhalte von Grund auf kombinieren.

Was ist der Unterschied zwischen ereignisgesteuert und festem Zyklus?

Ereignisgesteuert basiert auf den eigenen Daten jedes Vertrags, z.B. 60 Tage vor Ablauf jeder individuellen Miete. Der Zeitpunkt variiert je nach Vertrag und ist der am häufigsten genutzte Modus für Vermietungsbenachrichtigungen. Fester Zyklus ist eine regelmäßige Zustellung, die nicht an Vertragsdaten gebunden ist.

Was sind doppelte geschweifte Klammern Variablen im Inhalt?

Es sind Platzhalter, die beim Senden ersetzt werden. Das System ersetzt sie durch die jeweiligen Vertragsdaten jedes Empfängers: Der Name des Mieters wird durch den Namen des Empfängers ersetzt, Objekte und Daten durch die Vertragsinformationen. So ist jede gesendete E-Mail der gleichen Regel individuell auf den Empfänger abgestimmt.

Wird die Benachrichtigung an alle Mitarbeiter gesendet, wenn Mitarbeiter als Empfänger ausgewählt sind?

Nein. Sie wird nur an Mitarbeiter gesendet, die das Objekt beobachten. Welche Objekte ein Mitarbeiter beobachtet, ändern Sie in [Mitarbeiterverwaltung].

An wen wird die Benachrichtigung gesendet, wenn Eigentümer als Empfänger ausgewählt sind?

Nur für Objekte in Fremdverwaltung, bei denen ein Eigentümer hinterlegt ist; der Eigentümer erhält nur die Daten seiner eigenen Objekte. Hat ein Eigentümer mehrere Objekte, werden die passenden Objekte und Verträge in einer E-Mail zusammengefasst. Der Eigentümer braucht eine E-Mail-Adresse, um sie zu erhalten. Für selbst verwaltete und untervermietete Objekte wird nichts gesendet.

Kann automatisch erinnert werden, wenn ein Eigentümervertrag bald ausläuft?

Ja. Wählen Sie als Auslöseereignis [Ende des Eigentümervertrags] und als Empfänger [Mitarbeiter] oder [Eigentümer]; das gilt für Eigentümerverträge der Typen Fremdverwaltung, Vermietungsservice und Zwischenvermieter. Für Regeln zu Eigentümerverträgen gilt die [Filterbedingung] nicht, und sie können nicht an Mieter gesendet werden, da zu einem Eigentümervertrag viele Mieter gehören können.

Kann man Regeln noch ändern, nachdem sie eingerichtet wurden? Was tun, wenn ich vorübergehend keine Benachrichtigungen senden möchte?

Ja. Klicken Sie in der Regelliste bei der Regel auf ⋯ und wählen Sie [Benachrichtigungsregel bearbeiten] oder [Benachrichtigungsregel löschen]. Um den Versand zu pausieren, wählen Sie [Benachrichtigungsregel deaktivieren]; die Einstellungen bleiben erhalten und Sie können später [Benachrichtigungsregel aktivieren] wählen.

Was tun, wenn der Mieter sagt, er habe die Benachrichtigung nicht erhalten?

Bitte unter "Benachrichtigung"→ "Protokoll der Benachrichtigungen" nachsehen. Die Aufzeichnung zeigt die Versandzeiten der Mitteilungen an. Durch Klicken auf "Inhalt anzeigen" kann der vollständige Nachrichtentext eingesehen werden. Bei bestätigtem Versand bitte den Mieter bitten, den Spam-Ordner zu prüfen oder die Richtigkeit der E-Mail im Mieterprofil zu überprüfen.

Fazit

Bleibt alles wie bisher, prüfen Sie nächsten Monat wieder den Kalender, gleichen Vertragsdaten einzeln ab und schreiben jede E-Mail an Mieter und Kollegen selbst. Sind die Regeln in RentPackage eingerichtet, müssen Sie jeden Monat keine Fristen mehr überwachen und keine Mitteilungen von Hand schreiben: Das System versendet sie nach den Daten jedes Mietvertrags, und jede versendete Mitteilung ist nachvollziehbar.

Aktivieren Sie zuerst in [Benutzerdefinierte Benachrichtigungsregel] die integrierte Regel [Verlängerungserinnerung] und probieren Sie es aus.

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