RentPackage Anfangssaldo: Hausverwaltungen wechseln das System und übernehmen den bisherigen Stand des Eigentümer-Treuhandkontos

Viele Hausverwaltungen stellen sich zu Beginn mit RentPackage dieselbe Frage:

Warum einen Anfangssaldo erfassen

Beim Wechsel von Excel oder einem anderen System liegt auf dem Treuhandkonto vieler Eigentümer bereits Geld, das noch nicht ausgezahlt wurde. Wird dieser Betrag nicht ins neue System übernommen, stimmt schon bei der ersten Auszahlung der verfügbare Auszahlungsbetrag nicht. Sie müssen bei jeder Auszahlung selbst nachrechnen, und wenn der Eigentümer nach der Differenz fragt, ist sie schwer zu erklären.

• Das Treuhandkonto startet mit dem richtigen Saldo
  Beim Anlegen des verwalteten Objekts geben Sie das Datum des Anfangssaldos und den Kontostand des Treuhandkontos an diesem Tag ein. Das System legt automatisch einen Anfangssaldo an, und alle späteren Einnahmen und Ausgaben rechnen von diesem Betrag aus weiter.
• Kein manuelles Nachrechnen des Auszahlungsbetrags mehr
  Der Anfangssaldo zählt zum Eigentümer-Treuhandkonto. Der verfügbare Auszahlungsbetrag, den das System bei der Auszahlung an den Eigentümer berechnet, enthält ihn bereits. Sie müssen die Differenz nicht bei jeder Auszahlung mit Excel ausgleichen.
• Fragt der Eigentümer nach, gibt es eine Detailansicht
  Der Anfangssaldo steht zusammen mit allen Auszahlungen unter [Ausgezahlt]. Ein Klick auf [Detailansicht] zeigt die Anfangssaldo-Details. Fragt der Eigentümer, woher das Geld stammt, ist die Antwort sofort da.
• Auch die Finanzberichte beginnen am selben Punkt
  Der Anfangssaldo wird im Eigentümerkapital gebucht und nicht als Mieteinnahme gezählt. So stimmt der Stand des Treuhandkontos in der Bilanz ab dem Datum des Anfangssaldos.

Was ist ein Anfangssaldo? Zuerst die buchhalterische Definition

In Buchhaltung und Finanzwesen bezeichnet der Anfangssaldo (Opening Balance) den Anfangssaldo eines Kontos zu einem bestimmten Zeitpunkt, also den Betrag, den das Konto hatte, bevor das System mit der Buchführung beginnt.

Ein Beispiel: Bestand auf dem Konto des Eigentümers schon vor der Nutzung des Systems ein Saldo (etwa ein in Excel oder einem anderen System erfasster Betrag, der noch nicht an den Eigentümer überwiesen wurde), erfassen Sie ihn über die Funktion Anfangssaldo. So arbeitet das System vom richtigen Betrag aus.

Erst mit dem Anfangssaldo kann das System von diesem Betrag aus den späteren Stand des Treuhandkontos und die Auszahlungen an Eigentümer korrekt berechnen, sodass die Buchhaltung lückenlos weiterläuft.

Mit der Funktion Anfangssaldo legen Sie für jedes Objekt einen buchhalterischen Startpunkt fest. Liegt auf dem Treuhandkonto einer Immobilie zum Beispiel bereits Geld des Eigentümers, erfassen Sie diesen Betrag als Anfangssaldo.

Dieser Betrag enthält keine Kautionen und keine Vorauszahlungen. Beides entsteht später, wenn Sie den Mietvertrag des Mieters anlegen.

Für wen der Anfangssaldo gedacht ist

• Geeignet für：Objekte in Fremdverwaltung: Der Eigentümer beauftragt eine Hausverwaltung mit dem Mieteinzug, das Geld wird über die Auszahlungen an Eigentümer weitergeleitet.
• Nicht geeignet für：Immobilien, die selbstverwaltende Vermieter selbst vermieten, sowie Zwischenvermieter-Objekte.

So richten Sie den Anfangssaldo ein

Aktivieren Sie unter [Neues verwaltetes Objekt hinzufügen] im Schritt [Abrechnungseinstellungen] bei [Einstellungen für den Anfangssaldo] die Option [Soll bei der Erfassung des Anfangssaldos ein Betrag auf das Treuhandkonto des Eigentümers eingezahlt werden?]. Danach erscheinen zwei Felder:

• Datum des Anfangssaldos：Das Datum, an dem der Anfangssaldo gebucht wird.
• Kontostand des Treuhandkontos zum Datum des Anfangssaldos：Der Betrag auf dem Eigentümer-Treuhandkonto am Datum des Anfangssaldos, der noch nicht an den Eigentümer ausgezahlt wurde, ohne Kautionen und Vorauszahlungen.

Die Einstellungen für den Anfangssaldo erscheinen nur beim ersten Hinzufügen des verwalteten Objekts. Bei einer Verlängerung wird kein weiterer Anfangssaldo angelegt. Wie Sie den Betrag später ändern, steht im nächsten Abschnitt.

Wo kann ich ihn danach ansehen, ändern oder löschen?

Unter [Abrechnungsmanagement] > [Eigentümerabrechnung] > [Eigentümer-Treuhandkonto] > [Ausgezahlt] steht der Anfangssaldo zusammen mit [Eigentümereinzahlung] und [Eigentümerauszahlung]. Über [Detailansicht] öffnen Sie die [Anfangssaldo-Details]. Klicken Sie rechts auf [⋯] und wählen Sie [Auszahlung ändern], um den Betrag zu ändern, oder [Auszahlung stornieren], um den Anfangssaldo zu löschen.

Häufige Fragen

Anfangssaldo und Kaution im Vergleich

• Anfangssaldo：Stammt vom Eigentümer und bildet den Anfangsbestand des Eigentümer-Treuhandkontos. Er wirkt wie eine [Eigentümereinzahlung] und wird im Eigentümerkapital gebucht.
• Kaution, Vorauszahlungen：Stammen vom Mieter und werden beim Hinzufügen des Vertrags angelegt.

Darf der Anfangssaldo negativ sein?

Ja, Sie können beim Anfangssaldo auch einen negativen Betrag eingeben.

Einen negativen Anfangssaldo behandelt das System als Betrag, den der Eigentümer der Hausverwaltung noch schuldet, und verrechnet ihn automatisch mit den folgenden Auszahlungen an den Eigentümer. So behalten Sie Vorschüsse und den Saldo des Eigentümers im Blick.

Prüfen Sie Ihre Eingaben sorgfältig, damit keine Abweichungen in der Buchhaltung entstehen.

Kann ich auf den Anfangssaldo verzichten?

Ja, der Anfangssaldo ist optional. Wenn Sie alle Buchungen ab dem ersten Vertrag erfassen möchten, können Sie die Einstellungen für den Anfangssaldo überspringen. Das System bucht dann automatisch ab dem Beginn des Mietvertrags.

Fazit

Ohne Anfangssaldo rechnen Sie auch nächsten Monat bei der Auszahlung den Saldo aus dem alten System von Hand dazu und suchen in Excel, sobald der Eigentümer nach einer Differenz fragt. Tragen Sie beim Hinzufügen des verwalteten Objekts Datum und Betrag des Anfangssaldos ein, dann führt das System den verfügbaren Auszahlungsbetrag und die Anfangssaldo-Details jeden Monat weiter, ohne separate Abstimmung.

Fangen Sie mit einem Eigentümer an: Geben Sie beim Hinzufügen des verwalteten Objekts das Datum des Anfangssaldos und den Kontostand des Treuhandkontos ein und prüfen Sie danach unter [Eigentümerabrechnung] > [Ausgezahlt], ob der Anfangssaldo mit Ihrer Excel-Tabelle übereinstimmt.

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