RentPackage Mietversicherung: Vermieter und Hausverwaltungen verwalten Policen direkt am Mietvertrag und werden vor Ablauf erinnert

Was ist Mietversicherung?

Die Mietversicherung wurde entwickelt, um Vermieter vor verspätetet oder ausfallender Mietzahlung oder Vertragsbruch während der Mietdauer zu schützen. Sie bietet im vereinbarten Umfang Entschädigungen, wenn der Mieter seine Zahlungen nicht leistet, und hilft Vermietern, das Risiko von Verlusten zu minimieren, wodurch das Mietmanagement sicherer wird.

Länder mit repräsentativen Mietversicherungssystemen:

Warum die Mietversicherung in RentPackage verwalten?

Verspätete Zahlungen, Mietausfälle oder Vertragsbrüche durch Mieter wirken sich direkt auf den Cashflow aus, und die Rückforderung kostet Zeit und Geld. Eine Mietenversicherung kann solche Verluste ausgleichen, aber wenn Policendaten auf Papier, in E-Mails und Ordnern verstreut sind, wird es bei vielen Verträgen schwierig, den Versicherungsschutz oder das Ablaufdatum zu überprüfen. Verpasste Verlängerungen bleiben unbemerkt.

• Bei Vertragsabschluss erfasst, beim Mietvertrag abgelegt
  Sie tragen die Police im Schritt „Zustandsprüfung“ von „Vertrag hinzufügen“ ein. Wartezeit, Laufzeit der Police, Versicherungssumme, Versicherungsvertreter und Anhänge werden beim Mietvertrag gespeichert – kein Suchen mehr in Papierordnern oder E-Mails.
• Bald ablaufende Policen direkt in der Immobilienverwaltung sehen
  Läuft eine Police bald ab, wird die Einheit mit „Die Versicherung läuft bald ab“ markiert, nach Ablauf mit „Versicherung abgelaufen“. Über den Filter „Versicherung abgelaufen“ sehen Sie alle Einheiten, die verlängert werden müssen, auf einen Blick.
• Automatische Erinnerung an Mitarbeiter vor Ablauf
  Die benutzerdefinierten Benachrichtigungsregeln enthalten die vordefinierte Regel „Versicherungsablauf-Erinnerung“. Nach dem Aktivieren benachrichtigt das System Ihre Mitarbeiter vor Ablauf der Police – niemand muss sich die Ablaufdaten selbst merken.
• Verlängern heißt: eine Police hinzufügen
  Ein Mietvertrag kann mehrere Policen haben; der Versicherungsstatus richtet sich nach dem neuesten Ablaufdatum der Police. Bei einer Verlängerung fügen Sie die neue Police hinzu, der Status wird aktualisiert und die alten Policen bleiben vollständig erhalten.
• Police im Schadensfall sofort zur Hand
  PDFs und Bilder der Police liegen in den Versicherungsdokumenten des Mietvertrags. Bei einer Schadensmeldung oder einer Rückfrage des Eigentümers öffnen Sie direkt das Originaldokument.

Wie nutzt man die Mietenversicherungsfunktion im System?

Schritt 1: Bereich „Informationen zur Versicherungsgesellschaft“ öffnen

Gehen Sie in „Vertrag hinzufügen“ bis zum Schritt „Zustandsprüfung“ und scrollen Sie nach unten zum Bereich „Informationen zur Versicherungsgesellschaft“. „Versicherungsdaten hinzufügen?“ steht standardmäßig auf Nein; stellen Sie den Schalter bei Bedarf auf Ja.

Schritt 2: Versichertendaten eingeben

Nachdem Sie die Option aktiviert haben, füllen Sie die Versicherungsinformationen in der Reihenfolge aus. Die Felder umfassen:

• Wartezeit der Versicherung (Tage): Die Anzahl der Tage, die gewartet werden muss, bevor die Versicherung nach verspäteter oder ausbleibender Mietzahlung des Mieters die Regulierung beginnt. Während der Wartezeit kann der Vermieter keine Ansprüche geltend machen; erst nach Ablauf der Wartezeit und weiterhin ausstehender Miete kann der Regulierungsprozess gemäß den Versicherungsbedingungen eingeleitet werden.
  Beispiel: Der Mieter sollte am 3/1 die Miete zahlen, hat dies aber nicht getan. Wenn die Wartezeit der Versicherung 30 Tage beträgt, kann ein Anspruch erst geltend gemacht werden, nachdem die Wartezeit abgelaufen ist und der Mieter die Miete immer noch nicht gezahlt hat.
• Name der Versicherungsgesellschaft: Geben Sie den Namen der Versicherungsgesellschaft ein.
• Beginn der Versicherungspolice: Startdatum der Police festlegen.
• Ablaufdatum der Police: Legen Sie fest, wann die Police abläuft. Anhand dieses Datums erkennt das System, ob die Versicherung bald abläuft.
• Policennummer: Geben Sie die entsprechende Policennummer ein, um zukünftige Abfragen und Verwaltung zu erleichtern.
• Versicherungssumme: Der Betrag oder die Deckungssumme, die mit der Police verbunden ist, gibt den Umfang an, in dem die Versicherungsgesellschaft Entschädigungen leisten kann. Der tatsächliche Versicherungsschutz muss gemäß den Bedingungen der Police erfolgen.
• Name des Versicherungsvertreters: Geben Sie den Namen des Bearbeiters oder Ansprechpartners ein.
• Telefonnummer der Versicherungsgesellschaft: Geben Sie die Telefonnummer der Versicherungsgesellschaft oder des Ansprechpartners ein.
• Anzahl der Deckungszeiträume: Wählen Sie die Deckungszeiträume der Police (6 bis 36 Monate) gemäß den Versicherungsbedingungen.

• Hinweis: Weitere Informationen können in diesem Feld angegeben werden, z.B. spezielle Abrechnungsbedingungen, Anhänge der Police, weitere interne Managementnotizen.
• Vertragsdokument: Laden Sie das PDF oder Bilder der Police hoch, um sie als Anhang zu den Versicherungsdaten zu speichern.

Wenn Versicherungsdaten und die übrigen Angaben der Zustandsprüfung ausgefüllt sind, klicken Sie unten auf der Seite auf „Weiter: Unterschriftsmethode“ und schließen den Vertragsabschluss ab. Nach dem Anlegen des Vertrags werden die Versicherungsdaten mit diesem Mietvertrag gespeichert und können jederzeit angesehen und geändert werden.

Wie kann ich nach Vertragsabschluss Mietversicherungen anzeigen, ändern, hinzufügen oder löschen?

Schritt 1: Standort der Mietvertragsversicherungsfunktion finden

Öffnen Sie die Immobilienverwaltung, suchen Sie links in der Liste der Immobilien/Einheiten die gewünschte Einheit, klicken Sie auf das Menü „Mehr“ (drei Punkte) und wählen Sie „Vertrag ansehen/ändern“.

Schritt 2: Aktuellen Versicherungsdatenstatus überprüfen

Scrollen Sie auf der Seite „Vertrag ansehen/ändern“ nach unten zum Bereich „Versicherungsdokumente“. Welche Aktionen möglich sind, hängt davon ab, ob bereits Versicherungsdaten vorhanden sind.

Fall 1: Bereits vorhandene Versicherungsdaten

Im Bereich für Versicherungsdokumente werden bestehende Versicherungsdaten angezeigt. In diesem Fall können Benutzer die Daten einsehen, bearbeiten (Schritt 3), löschen (Schritt 4) oder neue Daten hinzufügen (Schritt 5).

Fall 2: Noch keine Versicherungsdaten erstellt

Im Bereich für Versicherungsdokumente werden keine Versicherungsdaten angezeigt, was darauf hinweist, dass für diesen Mietvertrag noch keine Versicherungsinformationen erstellt wurden. In diesem Fall können Benutzer nur neue Versicherungsdaten hinzufügen (Schritt 5).

Schritt 3: Mietversicherungen ansehen oder bearbeiten

Diese Funktion ist nur anwendbar, wenn bereits bestehende Versicherungsdaten vorliegen

Suchen Sie im Bereich „Versicherungsdokumente“ den gewünschten Versicherungseintrag, klicken Sie rechts daneben auf das Funktionsmenü (drei Punkte) und wählen Sie „Versicherungsdetails“. Das Fenster mit den Versicherungsdetails öffnet sich.

In diesem Bildschirm können Benutzer alle aktuell erstellten Versicherungsinformationen einsehen. Um bestehende Versicherungsdaten zu bearbeiten, klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol oben rechts.

Nach dem Klicken wechselt das System in den Bearbeitungsmodus, und die Benutzer können alle Versicherungsdaten ändern.

Nachdem die Änderungen abgeschlossen sind, scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Bestätigen, um zu speichern; klicken Sie auf Abbrechen, um die Änderungen zu verwerfen.

Schritt 4: Mietversicherung löschen

Diese Funktion ist nur anwendbar, wenn bereits bestehende Versicherungsdaten vorliegen

Wenn die Versicherungsinformationen nicht mehr benötigt werden, suchen Sie im Versicherungsdokumentbereich die zu löschenden Informationen und klicken Sie auf das Funktionsmenü (drei Punkte) rechts daneben, dann auf Versicherung löschen.

Das System öffnet ein Bestätigungsfenster, das den Namen der zu löschenden Versicherungsinformationen zur Bestätigung anzeigt. Klicken Sie auf Bestätigen, um zu löschen.

Schritt 5: Mietversicherung hinzufügen

Hat der Mietvertrag noch keine Versicherungsdaten oder möchten Sie zusätzlich eine weitere Police erfassen, klicken Sie im Bereich „Versicherungsdokumente“ auf „+ Versicherung hinzufügen“.

Nach dem Klicken öffnet das System ein Fenster zum Hinzufügen von Versicherungen, in dem Benutzer die relevanten Informationen eingeben können.

Nach dem Ausfüllen der Daten scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Bestätigen, um die Mietversicherungsdaten zu erstellen.

Fazit

Bleiben die Policen auf Papier und in E-Mails, müssen Sie auch nächsten Monat wieder alles einzeln durchsehen, um zu wissen, welcher Mietvertrag versichert ist und welche Police bald abläuft – und eine verpasste Verlängerung fällt niemandem auf. Sind die Policen in RentPackage am Mietvertrag hinterlegt, werden bald ablaufende Einheiten direkt markiert, eine Verlängerung ist ein neuer Eintrag, und Sie müssen sich keine Ablaufdaten mehr merken.

Nehmen Sie einen Mietvertrag, für den bereits eine Police besteht, und fügen Sie sie unter „Vertrag ansehen/ändern“ in den Versicherungsdokumenten hinzu.

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