RentPackage für Vermieter: Warum Kaution und Vorauszahlungen Verbindlichkeiten sind und keine Mieteinnahmen

Warum Kaution und Vorauszahlungen in RentPackage erfassen

Kaution, Vorauszahlungen und Miete landen oft auf demselben Bankkonto. Wer die Bücher in Excel führt, zählt die Kaution schnell als Einnahme mit: Die Zahlen sehen gut aus, und erst beim Auszug des Mieters, wenn die Kaution zurückgezahlt werden muss, merkt man, dass das Geld schon ausgegeben ist.

• Kaution wird automatisch als Verbindlichkeit erfasst
  Sobald eine Kaution als erhalten markiert ist, bucht das System sie als Verbindlichkeit und nicht als Mieteinnahme.
• Vorauszahlungen im eigenen Kontobuch jedes Mieters
  Geld, das der Mieter im Voraus zahlt, kommt in das Vorauszahlungen-Kontobuch des Vertrags; den Saldo sehen Sie jederzeit unter [Mieter-Abrechnungszeitraum] > [Kaution & Vorauszahlungen]. Wenn Sie später eine Position als erhalten markieren und als Zahlungsart [Vorauszahlungen] wählen, zieht das System den Betrag vom Kontobuch ab, und erst dann zählt diese Position als Einnahme.
• Berichte zeigen, welches Geld den Mietern gehört
  Die [Bilanz] weist Kaution und Vorauszahlungen als Verbindlichkeiten aus, die [Gewinn- und Verlustrechnung] zählt nur echte Einnahmen. So sehen Sie auf einen Blick, wie viel Ihres Bankguthabens Mietergeld ist.
• Kaution wird beim Auszug automatisch abgerechnet
  Beim Auszug eines Mieters übernimmt das System die Kaution automatisch in den [Schlussabrechnungszeitraum] und berechnet, wie viel zurückzuzahlen ist.

Was sind Verbindlichkeiten?

Verbindlichkeiten sind Gelder, die das Unternehmen vorübergehend hält, aber in Zukunft zurückgeben oder eine Verpflichtung erfüllen muss. Diese Beträge sind nicht das tatsächliche Einkommen des Unternehmens, sondern eine Verantwortung, die in der Zukunft zurückerstattet oder erfüllt werden muss.

Warum ist die Kaution eine Verbindlichkeit?

Wenn das Unternehmen eine Kaution von Mietern oder Kunden erhält, wird dieses Geld nur vorübergehend verwahrt und muss möglicherweise in Zukunft zurückgegeben werden.

• Wenn die Mietdauer endet und keine Schäden vorliegen, muss der volle Betrag erstattet werden.
• Bei Schäden kann ein Teil einbehalten, ein Teil zurückerstattet werden.

Daher darf eine Kaution nicht als Einkommen betrachtet werden, sondern muss als „Verbindlichkeit“ ausgewiesen werden.

Warum sind erhaltene Anzahlungen Verbindlichkeiten?

Erhaltene Anzahlungen bezeichnen Gelder, die das Unternehmen erhalten hat, bevor die Leistung oder Ware vollständig erbracht wurde.

• Wenn ein Mieter die Miete für die nächsten drei Monate im Voraus bezahlt,
• muss das Unternehmen den Service gestaffelt durchführen und die Einnahmen monatlich erfassen.

Vor Abschluss der Leistung bleibt dieses Geld eine „Verbindlichkeit“ und ist kein sofort zu erfassender Ertrag.

Kaution und Vorauszahlungen im Vergleich

Fazit

Bleibt es bei der bisherigen Methode, müssen Sie jeden Monat selbst auseinanderhalten, welches Geld Kaution, welches Vorauszahlung und welches echte Einnahme ist, und beim Auszug die Unterlagen durchsuchen, um die Rückzahlung zu berechnen. Wenn Sie Zahlungen in RentPackage erfassen, stehen Kaution und Vorauszahlungen automatisch bei den Verbindlichkeiten, die Einnahmen in Ihren Berichten sind echte Einnahmen, und beim Auszug müssen Sie nichts extra rechnen.

Wählen Sie einen Vertrag, markieren Sie die erhaltene Kaution als erhalten, erstellen Sie dann eine [Bilanz] und prüfen Sie, ob die Kaution bei den Verbindlichkeiten steht.

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