வாடகை தனிப்பயன் அறிவிப்புகள்: வாடகை செலுத்தல் நினைவூட்டல், வாடகை ஒப்பந்தம் காலாவதி, சரியான நேரத்தில் சரியான நபருக்கு அனுப்புகிறது

தனிப்பயன் அறிவிப்புகள் உங்களுக்கு என்ன செய்ய முடியும்?

வாடகை மேலாண்மையில் “நேரம் வந்ததும் குறிப்பிட்ட நபர்களுக்குத் தெரிவிக்க வேண்டிய” வேலைகள் ஏராளம்: ஒப்பந்தம் முடியப்போகும்போது புதுப்பித்தல் பற்றிப் பேச சக ஊழியர்களுக்கு நினைவூட்ட வேண்டும், வாடகைதாரருக்கும் தெரிவிக்க வேண்டும்; காப்பீட்டுக் காலம் முடியப்போகும்போது புதுப்பிக்க நினைவூட்ட வேண்டும்; ஒவ்வொரு ஆண்டும் குறிப்பிட்ட நேரத்தில் வாடகை மாற்ற அறிவிப்பு அனுப்ப வேண்டும். தனிப்பயன் அறிவிப்பு மூலம் இந்த வேலைகளை விதிகளாக எழுதலாம்: எப்போது அனுப்புவது (தூண்டுகோல் நிபந்தனை), யாருக்கு அனுப்புவது (அறிவிப்பு இலக்கு மற்றும் வடிகட்டி நிபந்தனை), என்ன அனுப்புவது (மாறிகளுடன் கூடிய அறிவிப்பு உள்ளடக்கம்). ஒருமுறை அமைத்தால், அமைப்பு ஒவ்வொரு ஒப்பந்தத்தின் தேதிகளையும் தானாகக் கண்காணித்து, நேரம் வந்ததும் தானாக அனுப்பும்.

முக்கியமானது, அறிவிப்பு உள்ளடக்கம் ஒவ்வொருவருக்கும் தனிப்பயனாக்கப்படுவதுதான்: உள்ளடக்கத்தில் மாறிகள் இருக்கும் (எ.கா. வாடகைதாரர் பெயர், சொத்தின் பெயர், ஒப்பந்தத் தொடக்கத் தேதி); அனுப்பும்போது அமைப்பு ஒவ்வொரு பெறுநரின் சொந்த ஒப்பந்தத் தரவைக் கொண்டு அவற்றை மாற்றும். ஒரே விதியை நூறு வாடகைதாரர்களுக்கு அனுப்பினாலும், ஒவ்வொருவரும் தம் பெயர், தம் அறை, தம் தேதியுடன் கூடிய கடிதத்தைப் பெறுவார்கள் — ஒவ்வொன்றையும் கையால் எழுதியது போல, ஆனால் முழுக்கத் தானியங்கி.

நுழைவாயில்: இடது மெனுவில் அறிவிப்பு என்பதைக் கிளிக் செய்து, தனிப்பயன் அறிவிப்பு விதி என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பட்டியலில் அமைப்பில் உள்ளமைக்கப்பட்ட பொதுவான விதிகளைப் பார்க்கலாம் (ஒப்பந்தப் புதுப்பித்தல் நினைவூட்டல், காலி செய்தல் அறிவிப்பு, காப்பீடு முடிவு நினைவூட்டல், வாடகை மாற்ற நினைவூட்டல் போன்றவை); நேரடியாக இயக்கிப் பயன்படுத்தலாம். மேல் வலது மூலையில் உள்ள சேர் என்பதைக் கிளிக் செய்து உங்கள் சொந்த விதியை உருவாக்கலாம்.

இதை எதற்குப் பயன்படுத்தலாம்? ஐந்து உண்மையான சூழல்கள்

இவை அனைத்தும் முன் நிறுவிய விதிகள் அல்லது நிமிடங்களில் அமைக்கக்கூடியவை:

விதிகளை உருவாக்க 4 படிகள்

படி 1: அடிப்படை அமைப்புகள்

இயக்கு சுவிட்சை ஆன் செய்து, விதிக்கு எளிதில் அடையாளம் காணக்கூடிய பெயரைக் கொடுத்து, பின்னர் அறிவிப்பு இலக்கைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்: வாடகைதாரர் (நிபந்தனைக்குப் பொருந்தும் ஒப்பந்தங்களின் வாடகைதாரர்களுக்கு அனுப்பப்படும்), அல்லது பணியாளர் (அந்தச் சொத்தைக் கண்காணிக்கும் பணியாளர்களுக்கு மட்டுமே அனுப்பப்படும்; தொடர்பில்லாத சக ஊழியர்கள் தேவையற்ற அறிவிப்புகளால் தொந்தரவு அடைய மாட்டார்கள்).

படி 2: அறிவிப்பு நிபந்தனைகள்

• தூண்டுகோல் வகை: நிகழ்வு அடிப்படையிலான (ஒப்பந்தத்தில் உள்ள தேதியை அடிப்படையாகக் கொண்டு தூண்டப்படும், அதிகம் பயன்படுத்தப்படுவது) அல்லது நிலையான சுழற்சி (குறிப்பிட்ட கால இடைவெளியில் அனுப்பப்படும்).
• தூண்டுகோல் அடிப்படைத் தேதி: எந்தத் தேதியை அடிப்படையாகக் கொள்வது என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்: ஒப்பந்த தொடக்க தேதி, ஒப்பந்த முடிவுத் தேதி, காலி செய்யும் தேதி, காப்பீட்டு தொடக்க தேதி, காப்பீட்டு முடிவுத் தேதி.
• நேர அமைப்பு: ஒருமுறை அனுப்புதல், அல்லது ஆண்டு அறிவிப்பு (அடிப்படைத் தேதியின்படி, ஒவ்வொரு ஆண்டும் அதே நாளில் அனுப்பப்படும்; ஆண்டு வாடகை மாற்றம் போன்ற ஆண்டுதோறும் மீண்டும் வரும் அறிவிப்புகளுக்கு ஏற்றது).
• அனுப்பும் நேரம்: நிகழ்வு முன் (முன்கூட்டிய அறிவிப்பு), நிகழ்வு பிறகு (பிந்தைய அறிவிப்பு) அல்லது நிகழ்வு நாளில் அனுப்பவும், மற்றும் ஆண்டு, மாதம், நாள் அடிப்படையில் முன்னும் பின் காலம் அமைக்கவும்.
• வடிகட்டி நிபந்தனைகள்: இந்த விதி எந்த ஒப்பந்தங்களுக்குப் பொருந்தும் என்பதை மேலும் வரம்பிடலாம், உதாரணமாக ஒப்பந்த நிலை = அமலில் உள்ளது; பல நிபந்தனைகளைச் சேர்க்கலாம். நிபந்தனைகளுக்குப் பொருந்தாத ஒப்பந்தங்களுக்கு அறிவிப்பு அனுப்பப்படாது.

படி 3: அறிவிப்பு உள்ளடக்கம்

அறிவிப்புத் தலைப்பையும் உள்ளடக்கத்தையும் எழுதவும். இடதுபுறம் பயன்படுத்தக்கூடிய தரவுப் புலங்களின் பட்டியல் உள்ளது (ஒப்பந்தம், சொத்து போன்றவற்றின்படி வகைப்படுத்தப்பட்டது); ஒரு புலத்தைக் கிளிக் செய்தால் ஒரு மாறி செருகப்படும் (இரட்டை நெளி அடைப்புக்குறிகளில் காட்டப்படும், எ.கா. வாடகைதாரர் பெயர், சொத்தின் பெயர், ஒப்பந்தத் தொடக்கத் தேதி); அனுப்பும்போது மாறியின் இடத்தில் ஒவ்வொரு பெறுநரின் சொந்தத் தரவு வரும். தலைப்பிலும் உள்ளடக்கத்திலும் மாறிகளைப் பயன்படுத்தலாம்.

அறிவிப்பு அறிக்கை: சில புலங்களைத் தேர்ந்தெடுத்தால், அமைப்பு அறிவிப்பின் இறுதியில் ஒரு அட்டவணையைத் தானாக உருவாக்கி, அந்தப் புலங்களின் தரவை ஒழுங்காகத் தொகுத்து இணைக்கும்; உதாரணமாக சொத்தின் பெயர், அறை, ஒப்பந்தத் தொடக்கத் தேதி ஒரே வரிசையில் காட்டப்படும்; பெறுநர் உள்ளடக்கத்தில் தகவலைத் தேட வேண்டியதில்லை.

படி 4: முன்னோட்டம் மற்றும் சேமித்தல்

முன்னோட்டப் பக்கம் அறிவிப்பின் முழுத் தோற்றத்தையும் காட்டும்: தலைப்பு, உள்ளடக்கம், தானாக உருவாக்கப்பட்ட அறிக்கை அட்டவணை; மாறிகள் இரட்டை நெளி அடைப்புக்குறிகளில் காட்டப்படும். சரியாக உள்ளதா என உறுதிசெய்த பிறகு சேமிக்கவும் என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.

சேமித்த பிறகு விதி பட்டியலில் தோன்றும்; அதன் நிலை ‘இயக்கப்பட்டது’ எனக் காட்டப்படும். பட்டியலில் ஒவ்வொரு விதிக்கும் தூண்டுகோல் நிபந்தனைச் சுருக்கம், அறிவிப்பு இலக்கு, நிலை ஆகியவை தெரியும்; பின்னர் எப்போது வேண்டுமானாலும் முடக்கலாம், திருத்தலாம் அல்லது நீக்கலாம்.

வாடகைதாரருக்கு அனுப்பிய அறிவிப்புப் பதிவுகளைப் பார்த்தல்

அறிவிப்பு அனுப்பப்பட்ட பிறகு, ஒவ்வொரு அறிவிப்பும் எவ்வாறு அனுப்பப்பட்டது என்பதை எப்போது வேண்டுமானாலும் சரிபார்க்கலாம். இடது மெனுவில் [ அறிவிப்பு ]→[ வாடகைதாரர் அறிவிப்பு பதிவு ] என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.

பக்கத்தில் அனுப்பப்பட்ட ஒவ்வொரு அறிவிப்பும் நேர வரிசைப்படி பட்டியலிடப்படும்: அனுப்பிய நேரம், தூண்டிய விதியின் சுருக்கம் (அதிர்வெண், இலக்கு, நிபந்தனை, விதியின் நிலை), மற்றும் அந்த அறிவிப்புக்குரிய சொத்தின் பெயர், அறை அலகின் பெயர், வாடகைதாரர். [ மின்னஞ்சல் உள்ளடக்கத்தை காண்க ] என்பதைக் கிளிக் செய்தால், வாடகைதாரர் உண்மையில் பெற்ற கடிதத்தின் முழு உரையும் விரியும்.

பதிவுகள் அதிகமாக இருக்கும்போது, மேலே உள்ள [ வடிகட்டு ] மூலம் வரம்பைக் குறைத்து, குறிப்பிட்ட சொத்து அல்லது வாடகைதாரருக்கான அனுப்பல் பதிவுகளை விரைவாகக் கண்டறியலாம்.

அனுப்பிய மின்னஞ்சல் எப்படி இருக்கும்? ஒவ்வொருவரும் தனித்தன்மையான பதிப்பை பெறுகிறார்கள்

விதி தூண்டப்படும்போது, அமைப்பு ஒவ்வொரு ஒப்பந்தத்தையும் ஒவ்வொன்றாகச் சரிபார்க்கும்: தேதியும் வடிகட்டி நிபந்தனைகளும் பொருந்தினால், அந்த ஒப்பந்தத்தின் தரவைக் கொண்டு உள்ளடக்கத்தில் உள்ள அனைத்து மாறிகளையும் மாற்றி, உரிய பெறுநருக்கு அனுப்பும். அதாவது, பெறுநர் யார் என்பதே கடிதத்தின் உள்ளடக்கத்தைத் தீர்மானிக்கிறது.

உதாரணமாக “ஐந்து ஆண்டுகள் வாடகைக்கு இருந்ததற்கான நன்றி அறிவிப்பு” என்ற விதி: வாடகைதாரர் Billy பெறுவது “Hi, Billy, Sunny Heights Apartment - Room 301 ஐ ஐந்து ஆண்டுகளாக வாடகைக்கு எடுத்திருப்பதற்கு நன்றி”; மற்றொரு வாடகைதாரர் தம் பெயர், தம் சொத்து, தம் அறையுடன் கூடிய கடிதத்தைப் பெறுவார். ஒரே விதி, ஒவ்வொரு வாடகைதாரருக்கும் தனிக் கடிதம் — நீங்கள் ஒருமுறை மட்டுமே அமைத்தீர்கள்.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

உள்ளமைக்கப்பட்ட விதிகளுக்கும் நீங்களே சேர்க்கும் விதிகளுக்கும் என்ன வேறுபாடு?

அடிப்படை வேறுபாடு எதுவும் இல்லை. உள்ளமைக்கப்பட்ட விதிகள் என்பவை பொதுவான சூழல்களுக்காக (ஒப்பந்தப் புதுப்பித்தல் நினைவூட்டல், காலி செய்தல் அறிவிப்பு, காப்பீடு முடிவு, வாடகை மாற்ற நினைவூட்டல்) அமைப்பு முன்கூட்டியே அமைத்தவை; நேரடியாக இயக்கிப் பயன்படுத்தலாம், திருத்தவும் செய்யலாம். நீங்களே சேர்க்கும்போது தூண்டுகோல் நிபந்தனை, இலக்கு, உள்ளடக்கம் ஆகியவற்றைப் புதிதாக அமைக்கிறீர்கள்; சுதந்திரம் முற்றிலும் ஒன்றே.

நிகழ்வு அடிப்படையிலான மற்றும் நிலையான சுழற்சி — என்ன வேறுபாடு?

நிகழ்வு அடிப்படையிலான முறை ஒவ்வொரு ஒப்பந்தத்தின் சொந்தத் தேதியை அடிப்படையாகக் கொள்கிறது; உதாரணமாக ஒவ்வொரு வாடகை ஒப்பந்தமும் முடிவதற்கு 60 நாட்களுக்கு முன்; நேரம் ஒப்பந்தத்துக்கு ஒப்பந்தம் மாறுபடும். வாடகை அறிவிப்புகளில் இதுவே அதிகம் பயன்படுத்தப்படும் முறை. நிலையான சுழற்சி என்பது ஒப்பந்தத் தேதியுடன் தொடர்பில்லாமல் குறிப்பிட்ட கால இடைவெளியில் அனுப்புவது.

உள்ளடக்கத்தில் உள்ள இரட்டை நெளி அடைப்புக்குறி மாறிகள் என்ன?

அவை அனுப்பும்போது மட்டுமே மாற்றப்படும் தரவு இடப்பிடிப்பான்கள். அமைப்பு ஒவ்வொரு பெறுநரின் சொந்த ஒப்பந்தத் தரவைக் கொண்டு மாற்றும்: வாடகைதாரர் பெயர் பெறுநரின் சொந்தப் பெயராகவும், சொத்தும் தேதியும் அந்த ஒப்பந்தத்தின் தரவாகவும் மாறும். எனவே ஒரே விதியில் அனுப்பப்படும் ஒவ்வொரு கடிதமும் பெறுநருக்கே உரிய உள்ளடக்கத்தைக் கொண்டிருக்கும்.

அறிவிப்பு இலக்காகப் பணியாளரைத் தேர்ந்தெடுத்தால், அனைத்துப் பணியாளர்களுக்கும் அனுப்பப்படுமா?

இல்லை, அந்தச் சொத்தைக் கண்காணிக்கும் பணியாளர்களுக்கு மட்டுமே அனுப்பப்படும். யார் எந்தச் சொத்துகளுக்குப் பொறுப்போ அவர்கள் அந்த அறிவிப்புகளைப் பெறுவார்கள்; தொடர்பில்லாத சக ஊழியர்கள் தொந்தரவு அடைய மாட்டார்கள். கண்காணிக்கும் உறுப்பினர்களைச் சொத்து அமைப்புகளில் மாற்றலாம்.

விதியை அமைத்த பிறகும் மாற்ற முடியுமா? தற்காலிகமாக அனுப்ப வேண்டாமென்றால் என்ன செய்வது?

எல்லாமே செய்யலாம். விதிகளின் பட்டியலுக்கு செல்லவும் மற்றும் ஒவ்வொரு விதியின் கூடுதல் மெனுவை அடைந்து உள்ளடகத்தை மாற்றவும் அல்லது நீக்கவும் செய்யலாம்; தற்காலிகமாக அனுப்பாமல் இருக்க, நிலையை முடக்குவது போதும், அமைப்புகள் பாதுகாக்கப்படும், பின்னர் எந்த நேரத்திலும் மீண்டும் இயக்கலாம்.

வாடகைதாரர் அறிவிப்பு பெறவில்லை என்றால், நான் எப்படி உறுதிப்படுத்துவது?

‘அறிவிப்பு’ → ‘வாடகைதாரர் அறிவிப்பு பதிவு’ சென்று சரிபார்க்கவும். அந்த வாடகைதாரருக்கான ஒவ்வொரு அறிவிப்பின் அனுப்பிய நேரமும் பதிவில் பட்டியலிடப்படும்; ‘மின்னஞ்சல் உள்ளடக்கத்தை காண்க’ என்பதைக் கிளிக் செய்தால் உண்மையில் அனுப்பப்பட்ட கடிதத்தின் முழு உரையையும் பார்க்கலாம். பதிவில் உண்மையில் அனுப்பப்பட்டிருந்தால், குப்பை அஞ்சல் கோப்புறையைச் சரிபார்க்குமாறு வாடகைதாரரிடம் கூறலாம், அல்லது வாடகைதாரர் விவரங்களில் உள்ள மின்னஞ்சல் சரியானதா என்பதை உறுதிசெய்யலாம்.