በRentPackage ዋና መዝገብ እንዴት ማመንጨት ይቻላል፤ የኪራይና የንብረት ሂሳብ በራስ-ሰር ይጠቃለላል

አሁንም የኪራይ ገቢና ወጪን አንድ በአንድ ወደ Excel እየቀዱ ሂሳብ ያስታርቃሉ? RentPackage የተሟላ የድርብ መዝገብ አያያዝ ሞተር በውስጡ አለው፤ በየዕለቱ እንደተለመደው ኪራይ መሰብሰብና ሂሳብ መመዝገብ ብቻ ነው፣ ሲስተሙ የሂሳብ የመዝገብ ግቤቶችን በራስ-ሰር ያከማቻል። ሂሳቡን ማየት ሲፈልጉ ወቅቱን መርጠው አንድ ቁልፍ ሲጫኑ ዴቢትና ክሬዲቱ የተመጣጠነ ዋና መዝገብ ወዲያውኑ ይመነጫል፤ የሂሳብ አያያዝ ዕውቀትም ሆነ በእጅ መደመር አያስፈልግም።

1. ዋና መዝገብ ምንድን ነው?

ዋና መዝገብ (General Ledger) በአንድ ወቅት ውስጥ ያሉትን ግብይቶች በሙሉ በሂሳብ መደብ (ሀብት፣ ዕዳ፣ የባለንብረት ድርሻ፣ ገቢ፣ ወጪ) መድቦ ያጠቃልላል፤ የእያንዳንዱን የሂሳብ መደብ የዴቢት ድምር፣ የክሬዲት ድምርና ቀሪ ገንዘብ ያሳያል። የትርፍና ኪሳራ መግለጫና የሀብትና ዕዳ መግለጫ መሠረት ሲሆን ሂሳብ ሲመረመር በብዛት እንዲቀርብ የሚጠየቅ ሪፖርትም ነው። ለሂሳብ ባለሙያ፣ ለአከራይ/ባለንብረት ወይም ለግብር ባለሥልጣን ስለ ሂሳብዎ ማብራሪያ መስጠት ሲያስፈልግዎ ይህ ሪፖርት መነሻ ሰነድዎ ነው።

2. የሪፖርቱ የመረጃ ምንጮች

የዋና መዝገቡ ቁጥሮች ከሁለት ቦታዎች ይመጣሉ፤ ሁለቱም በራስ-ሰር ተዋህደው ይሰላሉ፦

• በክፍያ ክፍለ ጊዜ በራስ-ሰር የሚመነጩ የመዝገብ ግቤቶች: ውሉ ከተፈጠረ በኋላ ሲስተሙ በክፍያ ክፍለ ጊዜያቱ መሠረት የኪራይ፣ የዋስትና ተቀማጭ፣ የአስተዳደር ክፍያና የመሳሰሉትን የመዝገብ ግቤቶች በራስ-ሰር ያመነጫል። ክፍያ ሲሰበሰብም ተዛማጁ የመዝገብ ግቤት አብሮ ይጠናቀቃል፤ በሂደቱ ሁሉ ሂሳብን በእጅ መሥራት አያስፈልግም።
• የመዝገብ ግቤት በእጅ ማስገባት: ከክፍያ ክፍለ ጊዜ ውጭ ያሉ ገቢዎችና ወጪዎች (ለምሳሌ የጥገና ክፍያ፣ የመድን ክፍያ፣ የእርጅና ቅናሽ) በእጅ በሚገባ የመዝገብ ግቤት ተግባር ራስዎ ማስገባት ይችላሉ፤ አሠራሩን ይመልከቱ፦ በእጅ የሚገባ የመዝገብ ግቤት መማሪያ

3. ዋና መዝገብ ማመንጨት

ደረጃ አንድ፦ ወደ ሪፖርት ገጽ ይግቡ

በግራ በኩል ባለው ምናሌ [ ሪፖርት ] → [ የፋይናንስ ሪፖርት ] ይምረጡ።

ደረጃ ሁለት፦ የሪፖርቱን ሁኔታዎች ያዘጋጁ

• የሪፖርት አይነት: [ ዋና መዝገብ ] ይምረጡ።
• ንብረት / ባለንብረት / ኩባንያ: ለማየት የሚፈልጉትን ይምረጡ። አንድ መለያ ለተለያዩ ባለንብረቶች ለየብቻ ሂሳብ ማውጣት ይችላል፤ የእያንዳንዱ ባለንብረት ሂሳብ እርስ በርሱ አይቀላቀልም፤ ይህ ለንብረት አስተዳደር ኩባንያዎች በተለይ አስፈላጊ ነው።
• የሪፖርት ወቅት: የማስፈተሻ መጀመሪያና መጨረሻ ቀን ይምረጡ፣ ለምሳሌ 2026/01/01 – 2026/07/24።
• የሂሳብ አያያዝ መሰረት:
  • የጥሬ ገንዘብ መሰረት: በ[ የተሰበሰበበት ቀን ] መሠረት ይመዘገባል፤ ገንዘቡ በእውነት ሲገባ ብቻ ገቢ ይሆናል። ለግል አከራዮችና ለአነስተኛ የግብር ማስታወቂያ ተስማሚ ነው።
  • የተጠራቀመ መሰረት: በ[ የሚሰበሰብበት ቀን ] መሠረት ይመዘገባል፤ ኪራዩ የሚሰበሰብበት ቀን ሲደርስ ተሰበሰበም አልተሰበሰበም እንደ ገቢ ይመዘገባል። መደበኛ የፋይናንስ ሪፖርት ለሚያስፈልጋቸው ኩባንያዎች ተስማሚ ነው።

ቅንብሩን ካጠናቀቁ በኋላ [ ሪፖርት አመንጭ ]ን ይጫኑ።

ደረጃ ሦስት፦ ሪፖርቱን ይመልከቱ

4. ይህን ሪፖርት እንዴት ማንበብ ይቻላል

ሪፖርቱ በሂሳብ መደብ ዓይነት በአምስት ዋና ክፍሎች ይከፈላል፤ በምሳሌ ቁጥሮች እንደሚከተለው ይብራራል፦

• ሀብት: የ«የአደራ ሂሳብ» ቀሪ ገንዘብ 443,579 ሲሆን በወቅቱ ውስጥ በእውነት የተስተናገደውን የገንዘብ ቀሪ ያሳያል፤ የ«የሚሰበሰብ ሂሳብ» ቀሪ ገንዘብ 402,695 ሲሆን ጊዜው ደርሶ ገና ያልተሰበሰበውን ክፍያ ያሳያል፤ በተጨማሪም እንደ «የተቀማጭ የባንክ ሂሳብ» ያሉ የሂሳብ መደቦች የዋስትና ተቀማጭ ልዩ ሂሳብን ገንዘብ ለብቻ ያሳያሉ።
• ዕዳ: የ«የዋስትና ተቀማጭ» ቀሪ ገንዘብ 577,332፣ የ«ቅድመ ክፍያ» ቀሪ ገንዘብ 13,685። የዋስትና ተቀማጭና ቅድመ ክፍያ ገቢ አይደሉም፤ ወደፊት ለተከራዩ የሚመለሱ ወይም የሚመጣው ወቅት የሆኑ ገንዘቦች ናቸው፤ ሲስተሙ በራስ-ሰር በትክክል ይመድባቸዋል፤ ይህም የዋስትና ተቀማጭን በስህተት እንደ ገቢ የመቁጠርን የተለመደ ስህተት ያስቀራል።
• የባለንብረት ድርሻ: የ«የመክፈቻ ቀሪ ሂሳብ» ክሬዲት 4,523 ሲሆን በመክፈቻ ሂሳብ ተግባር የተመዘገበ፣ ሲስተሙን መጠቀም ከመጀመሩ በፊት በባለንብረቱ ሂሳብ ላይ የነበረ መጠን ነው፤ «ባለንብረቱ ያወጣው ገንዘብ» በወቅቱ ውስጥ በ«ለባለንብረት ማስተላለፍ» ለባለንብረቱ የተላከ ገንዘብ ሲሆን የድርሻ ቅነሳ ስለሆነ በቀይ ፊደል ይታያል። የዕለት ተዕለት ኪራይና ክፍያ መሰብሰብ የድርሻ የመዝገብ ግቤት እምብዛም አያመነጭም፤ ይህ ክፍል ብዙውን ጊዜ ከመክፈቻ ሂሳብ፣ ከ«ባለንብረቱ ያስገባው ገንዘብ» ወይም ከ«ለባለንብረት ማስተላለፍ» ይመጣል፤ በወቅቱ ውስጥ እንደዚህ ያለ የመዝገብ ግቤት ከሌለ አይታይም።
• ገቢ: ከ«የኪራይ ገቢ» 222,818 በተጨማሪ የጽዳት ክፍያ፣ የውሃ ክፍያ፣ የኢንተርኔት ክፍያ፣ የቅድሚያ ማስያዣ ገቢና ሌሎች የገቢ ዓይነቶች በሙሉ በሂሳብ መደባቸው ለየብቻ ይዘረዘራሉ፤ የገቢ ንዑስ ድምር 243,849 ነው፤ የእያንዳንዱ የገቢ ዓይነት ምንጭ በግልጽ ይታያል።
• ወጪ: በወቅቱ ውስጥ የተከሰቱ እንደ «የኩባንያ አስተዳደር ክፍያ ወጪ»፣ «የኪራይ ወጪ»፣ «የአገልግሎት ክፍያ ወጪ» ያሉ ወጪዎች፤ የዴቢት ድምራቸው 30,015 ነው።

5. ማተምና ማስቀመጥ

በሪፖርቱ በላይኛው ቀኝ ጥግ ያለው የማተሚያ ምልክት በቀጥታ ለማተም ወይም እንደ PDF ለማስቀመጥ ያስችላል፤ ለሂሳብ ባለሙያው ወይም ለባለንብረቱ ሲሰጡ ቅርጸቱን እንደገና ማደራጀት አያስፈልግም።

6. ተደጋጋሚ ጥያቄዎች

የጥሬ ገንዘብ መሰረትና የተጠራቀመ መሰረት ቁጥሮች ለምን ይለያያሉ?

ልዩነቱ የሚመዘገብበት ጊዜ ነው። የተጠራቀመ መሰረት በ«የሚሰበሰብበት ቀን» ይመዘግባል፤ የኪራዩ ቀን ሲደርስ እንደ ገቢ ይቆጠራል። የጥሬ ገንዘብ መሰረት ደግሞ በ«የተሰበሰበበት ቀን» ይመዘግባል፤ ገንዘቡ ሲገባ ብቻ ይቆጠራል። ተከራይ ዘግይቶ ከከፈለ በሁለቱ መሰረቶች የወቅቱ ገቢ ይለያያል፤ ይህ የተለመደ ነገር ነው።

በእጅ የሚገቡ የመዝገብ ግቤቶች በዋና መዝገብ ውስጥ ይታያሉ?

አዎ። በእጅ የሚገቡ የመዝገብ ግቤቶችና በክፍያ ክፍለ ጊዜ በራስ-ሰር የሚመነጩ የመዝገብ ግቤቶች ሁልጊዜ አብረው ይጠቃለላሉ፤ ተጨማሪ ቅንብር አያስፈልግም።

የአንድ ንብረት ሂሳብ ብቻ ማየት እችላለሁ?

ይቻላል። በ«ንብረት / ባለንብረት / ኩባንያ» ተቆልቋይ ዝርዝር ውስጥ የተወሰነውን ንብረት መምረጥ ብቻ ነው፤ ሲስተሙ የዚያን ንብረት የመዝገብ ግቤቶች ብቻ ያጠቃልላል።

ማጠቃለያ

አሁን እንደሚያደርጉት በExcel ሂሳብ ማስታረቅ ከቀጠሉ በሚቀጥለው ጊዜ የሂሳብ ባለሙያዎ ወይም ባለንብረቱ ሂሳቡን ሲጠይቁ ገቢና ወጪን አንድ በአንድ ማደራጀትና ዴቢትና ክሬዲትን ራስዎ ማረጋገጥ ይኖርብዎታል። በRentPackage እንደተለመደው ኪራይ ይሰብስቡ፣ ሂሳብ ይመዝግቡ፤ ወቅቱን መርጠው አንድ ጊዜ ሲጫኑ ዋና መዝገቡ ይመነጫል፣ ዴቢትና ክሬዲቱ መመጣጠናቸውንም ሲስተሙ በራስ-ሰር ያረጋግጣል።

ከዚህ ዓመት መጀመሪያ እስከ ዛሬ ያለውን ወቅትና አንድ ባለንብረት ይምረጡ፤ ዋና መዝገብ አመንጭተው ይሞክሩት።

ተዛማጅ ጽሑፎች

• RentPackage የመዝገብ ግቤትን በእጅ ማስገባት፦ ጥገና፣ መድን፣ የእርጅና ቅናሽ — ከክፍያ ክፍለ ጊዜ ውጭ ያሉ ገቢና ወጪዎችም ሊመዘገቡ ይችላሉ：ከክፍያ ክፍለ ጊዜ ውጭ ያሉ ገቢዎችና ወጪዎችን በእጅ በሚገባ የመዝገብ ግቤት ከመዘገቡ በዋና መዝገብ ውስጥ ይታያሉ።
• RentPackage የትርፍና ኪሳራ መግለጫ፦ የእያንዳንዱ ንብረትና የእያንዳንዱ ባለንብረት የኪራይ ገቢና ወጪ፣ ትርፉ በራስ-ሰር ይሰላል：በዋና መዝገብ ውስጥ ያሉት የገቢና የወጪ የሂሳብ መደቦች ተጠቃለው የትርፍና ኪሳራ መግለጫ ይሆናሉ።
• RentPackage የሀብትና ዕዳ መግለጫ፦ ከባንክ ቀሪ ሂሳብ ውስጥ ምን ያህሉ በእርግጥ የተከራዮች ነው? የዋስትና ተቀማጭና ቅድመ ክፍያን በአንድ እይታ ይመልከቱ：የሀብት፣ የዕዳና የባለንብረት ድርሻ የሂሳብ መደቦች ቀሪ ገንዘብ በሀብትና ዕዳ መግለጫ ውስጥ በአንድ ጊዜ በግልጽ ይታያል።