የኪራይ የተበጀ ማሳወቂያ፦ የኪራይ ክፍያ ማሳሰቢያ፣ የኪራይ ውል ማብቂያ፤ ሲስተሙ በትክክለኛው ጊዜ ለትክክለኛው ሰው ይልካል

የተበጀ ማሳወቂያ ምን ሊሰራልዎ ይችላል?

የኪራይ አስተዳደር «ጊዜው ሲደርስ ለተወሰኑ ሰዎች ማሳወቅ» የሚጠይቁ ብዙ ሥራዎች አሉት፦ የኪራይ ውል ሊያበቃ ሲቃረብ ባልደረቦች ስለ ውል ማደስ እንዲነጋገሩ ማሳሰብና ተከራዩን ማሳወቅ፤ የመድን ፖሊሲ ሊያበቃ ሲቃረብ እንዲታደስ ማሳሰብ፤ በየዓመቱ በተወሰነ ጊዜ የኪራይ ማስተካከያ ማሳወቂያ መላክ። የተበጀ ማሳወቂያ እነዚህን ሥራዎች ወደ ደንብ እንዲቀይሩ ያስችልዎታል፦ መቼ እንደሚላክ (የቀስቅሴ ሁኔታ)፣ ለማን እንደሚላክ (የማሳወቂያ ተቀባይና የማጣሪያ ሁኔታ)፣ ምን እንደሚላክ (ተለዋዋጮች ያሉት የማሳወቂያ ይዘት)፤ አንድ ጊዜ ያዘጋጁ፤ ከዚያ ሲስተሙ የእያንዳንዱን ውል ቀን ይከታተላል፤ ጊዜው ሲደርስ በራሱ ይልካል።

ቁልፉ የማሳወቂያው ይዘት ለእያንዳንዱ ሰው የተበጀ መሆኑ ነው፦ በይዘቱ ውስጥ የሚቀመጡት ተለዋዋጮች ናቸው (ለምሳሌ የተከራይ ስም፣ የንብረት ስም፣ የውል መጀመሪያ ቀን)፤ ሲላክ ሲስተሙ በእያንዳንዱ ተቀባይ የራሱ የውል መረጃ ይተካቸዋል። አንድ ደንብ ለመቶ ተከራዮች ቢላክ፣ እያንዳንዱ የሚቀበለው የራሱ ስም፣ የራሱ ክፍልና የራሱ ቀን የተጻፈበት ደብዳቤ ነው፤ አንድ በአንድ በእጅ የተጻፈ ይመስላል፤ ግን ሙሉ በሙሉ አውቶማቲክ ነው።

የሚገቡበት መንገድ፦ በግራ ምናሌው ማሳወቂያ ን ይጫኑና የተበጀ ማሳወቂያ ደንቦችን ይምረጡ። በዝርዝሩ ውስጥ በሲስተሙ ውስጥ አብረው የመጡ የተለመዱ ደንቦችን (የውል ማደሻ ማሳሰቢያ፣ የመውጣት ማሳወቂያ፣ የመድን ማብቂያ ማሳሰቢያ፣ የኪራይ ማስተካከያ ማሳሰቢያ ወዘተ) ማየት ይችላሉ፤ በቀጥታ አንቅተው መጠቀም ይችላሉ፤ ከላይ በቀኝ ያለውን ጨምር ሲጫኑ ደግሞ የራስዎን ደንብ መፍጠር ይችላሉ።

ምን ላይ ሊውል ይችላል? አምስት ተጨባጭ ሁኔታዎች

የሚከተሉት ሁሉ በሲስተሙ ውስጥ አብረው የመጡ ደንቦች ወይም በጥቂት ደቂቃዎች ሊዘጋጁ የሚችሉ ደንቦች ናቸው፦

ደንብ ለመፍጠር አራት ደረጃዎች

ደረጃ 1፦ መሰረታዊ ቅንብር

የማንቃት ማብሪያውን ያብሩ፣ ለደንቡ በቀላሉ የሚለይ ስም ይስጡ፣ ከዚያ የማሳወቂያ ተቀባይን ይምረጡ፦ ተከራይ (መስፈርቱን ለሚያሟሉ ውሎች ተከራዮች ይላካል)፣ ወይም ሰራተኛ (ያንን ንብረት ለሚከታተሉ ሰራተኞች ብቻ ይላካል፤ ጉዳዩ የማይመለከታቸው ባልደረቦች በማሳወቂያ እንዳይጥለቀለቁ)።

ደረጃ 2፦ የማሳወቂያ ሁኔታ

• የቀስቅሴ አይነት: በክስተት የሚነሳ (በውሉ ላይ ባለ ቀን መሰረት ይቀሰቀሳል፤ በብዛት የሚጠቀሙበት) ወይም ቋሚ ዑደት (በየጊዜው ይላካል)።
• የቀስቅሴ መሰረት ቀን: የትኛውን ቀን መሰረት እንደሚያደርግ ይምረጡ፦ የውል መጀመሪያ ቀን፣ የኪራይ ውል ማብቂያ ቀን፣ የመውጣት ቀን፣ የፖሊሲ መጀመሪያ ቀን፣ የፖሊሲ ማብቂያ ቀን።
• የጊዜ ቅንብር: አንድ ጊዜ መላክ፣ ወይም ዓመታዊ ማሳወቂያ (በመሰረት ቀኑ መሰረት በየዓመቱ በተመሳሳይ ቀን ይላካል፤ እንደ ዓመታዊ የኪራይ ማስተካከያ ላሉ በየዓመቱ ለሚደጋገሙ ማሳወቂያዎች ተስማሚ ነው)።
• የመላኪያ ጊዜ: ከቀስቅሴ ክስተቱ በፊት (አስቀድሞ ማሳወቅ)፣ ከቀስቅሴ ክስተቱ በኋላ (ዘግይቶ ማሳወቅ) ወይም ክስተቱ በሚነሳበት ቀን፤ ምን ያህል አስቀድሞ ወይም ዘግይቶ እንደሆነ በዓመት፣ በወርና በቀን ይወሰናል።
• የማጣሪያ ሁኔታ: ይህ ደንብ በየትኞቹ ውሎች ላይ እንደሚሠራ የበለጠ ይገድባል፤ ለምሳሌ የውል ሁኔታ «በሥራ ላይ ያለ» ሲሆን፤ ብዙ ሁኔታዎችን መጨመር ይቻላል። ሁኔታውን የማያሟሉ ውሎች ማሳወቂያ አይደርሳቸውም።

ደረጃ 3፦ የማሳወቂያ ይዘት

የማሳወቂያውን ርዕስና ዋና ጽሑፍ ይጻፉ። በግራ በኩል ሊጠቀሙባቸው የሚችሉ የመረጃ መስኮች ዝርዝር አለ (በውል፣ በንብረት ወዘተ የተመደቡ)፤ መስክን ሲጫኑ ተለዋዋጭ ይገባል (በድርብ ጥምዝ ቅንፍ ይታያል፤ ለምሳሌ የተከራይ ስም፣ የንብረት ስም፣ የውል መጀመሪያ ቀን)፤ ሲላክ የተለዋዋጩ ቦታ በእያንዳንዱ ተቀባይ የራሱ መረጃ ይተካል። ርዕሱም ዋናው ጽሑፍም ተለዋዋጮችን መጠቀም ይችላሉ።

የማሳወቂያ ሪፖርት፦ ጥቂት መስኮችን ምልክት ሲያደርጉ ሲስተሙ በማሳወቂያው መጨረሻ ላይ ሰንጠረዥ በራሱ ያመነጫል፤ የእነዚህን መስኮች መረጃ አደራጅቶ ያያይዛል፤ ለምሳሌ የንብረት ስም፣ ክፍል፣ የውል መጀመሪያ ቀን በአንድ ረድፍ ይቀመጣሉ፤ ተቀባዩ መረጃውን በዋናው ጽሑፍ ውስጥ መፈለግ አያስፈልገውም።

ደረጃ 4፦ ቅድመ እይታና ማስቀመጥ

የቅድመ እይታ ገጹ የማሳወቂያውን ሙሉ ገጽታ ያሳያል፦ ርዕስ፣ ዋና ጽሑፍና በራስ-ሰር የተፈጠረው የሪፖርት ሰንጠረዥ፤ ተለዋዋጮች በድርብ ጥምዝ ቅንፍ ይታያሉ። ትክክል መሆኑን ካረጋገጡ በኋላ አስቀምጥ ን ይጫኑ።

ካስቀመጡ በኋላ ደንቡ በዝርዝሩ ውስጥ ይታያል፤ ሁኔታው «ንቁ» ሆኖ ይታያል። በዝርዝሩ ላይ የእያንዳንዱን ደንብ የቀስቅሴ ሁኔታ ማጠቃለያ፣ የማሳወቂያ ተቀባይና ሁኔታ ማየት ይቻላል፤ በኋላ በማንኛውም ጊዜ ማቦዘን፣ ማስተካከል ወይም መሰረዝ ይቻላል።

ለተከራዮች የተላኩ የማሳወቂያ መዝገቦችን መፈለግ

ማሳወቂያ ከተላከ በኋላ የእያንዳንዱን ማሳወቂያ የመላክ ሁኔታ በማንኛውም ጊዜ ተመልሰው ማረጋገጥ ይችላሉ። እባክዎ በግራ ምናሌው [ ማሳወቂያ ]→[ የተከራይ ማሳወቂያ መዝገብ ] ን ይጫኑ።

ገጹ የተላኩትን ማሳወቂያዎች በጊዜ ቅደም ተከተል ይዘረዝራል፤ የተላከበትን ጊዜ፣ የቀሰቀሰውን ደንብ ማጠቃለያ (ድግግሞሽ፣ ተቀባይ፣ ሁኔታና የደንቡ ሁኔታ) እንዲሁም ማሳወቂያው የሚመለከተውን የንብረት ስም፣ የኪራይ ክፍል ስምና ተከራይ ያካትታል። [ የመልእክቱን ይዘት ተመልከት ] ን ሲጫኑ ተከራዩ በትክክል የተቀበለውን ደብዳቤ ሙሉ ጽሑፍ ያሳያል።

መዝገቦቹ ብዙ ሲሆኑ ከላይ ያለውን [ አጣራ ] ተጠቅመው ወሰኑን በማጥበብ የአንድን ንብረት ወይም ተከራይ የመላኪያ መዝገብ በፍጥነት ማግኘት ይችላሉ።

የሚላከው ደብዳቤ ምን ይመስላል? እያንዳንዱ ሰው የራሱን ቅጂ ይቀበላል

ደንቡ ሲቀሰቀስ ሲስተሙ እያንዳንዱን ውል አንድ በአንድ ይፈትሻል፦ ቀኑና የማጣሪያ ሁኔታው የሚያሟሉ ከሆነ በይዘቱ ውስጥ ያሉትን ተለዋዋጮች ሁሉ በዚያ ውል መረጃ ተክቶ ለተገቢው ተቀባይ ይልካል። በሌላ አነጋገር ተቀባዩ ማን እንደሆነ የደብዳቤውን ይዘት ይወስናል።

ለምሳሌ «ለአምስት ዓመት ስለተከራዩ የምስጋና ማሳወቂያ» የሚል ደንብ፦ ተከራዩ Billy የሚቀበለው «Hi, Billy፣ Sunny Heights Apartment - Room 301 ን ለአምስት ዓመት ስለተከራዩ እናመሰግናለን» የሚል ሲሆን፣ ሌላው ተከራይ ደግሞ የራሱን ስም፣ የራሱን ንብረትና ክፍል ይቀበላል። አንድ ደንብ፣ ለእያንዳንዱ ተከራይ የራሱ ደብዳቤ፤ እርስዎ ግን ከመጀመሪያ እስከ መጨረሻ ያዘጋጁት አንድ ጊዜ ብቻ ነው።

ተደጋግመው የሚጠየቁ ጥያቄዎች

በሲስተሙ ውስጥ አብረው የመጡ ደንቦችና ራስዎ የጨመሯቸው ደንቦች ልዩነታቸው ምንድነው?

በመሰረቱ ልዩነት የለም። አብረው የመጡ ደንቦች ሲስተሙ የተለመዱ ሁኔታዎችን (የውል ማደሻ ማሳሰቢያ፣ የመውጣት ማሳወቂያ፣ የመድን ማብቂያ፣ የኪራይ ማስተካከያ ማሳሰቢያ) አስቀድሞ ያዘጋጀልዎት ናቸው፤ በቀጥታ አንቅተው መጠቀም፣ እንዲሁም ማስተካከል ይችላሉ፤ ራስዎ ሲጨምሩ ደግሞ የቀስቅሴ ሁኔታን፣ ተቀባይንና ይዘትን ከዜሮ ያጣምራሉ፤ ነፃነቱ ሙሉ በሙሉ አንድ ነው።

በክስተት የሚነሳ እና ቋሚ ዑደት ልዩነታቸው ምንድነው?

በክስተት የሚነሳ የእያንዳንዱን ውል የራሱን ቀን መሰረት ያደርጋል፤ ለምሳሌ እያንዳንዱ የኪራይ ውል ከሚያበቃበት የራሱ ቀን 60 ቀን በፊት፤ ጊዜው እንደ ውሉ ይለያያል፤ ይህ ለኪራይ ማሳወቂያ በብዛት የሚጠቀሙበት ሞድ ነው። ቋሚ ዑደት ደግሞ ከውል ቀን ጋር ያልተያያዘ በየጊዜው የሚደረግ መላክ ነው።

በይዘቱ ውስጥ ያሉት በድርብ ጥምዝ ቅንፍ የተከበቡ ተለዋዋጮች ምንድናቸው?

ሲላክ ብቻ የሚተኩ ጊዜያዊ የመረጃ ምልክቶች ናቸው። ሲስተሙ በእያንዳንዱ ተቀባይ የራሱ የውል መረጃ ይተካቸዋል፦ የተከራይ ስም በተቀባዩ የራሱ ስም፣ ንብረትና ቀን በዚያ ውል መረጃ ይተካሉ። ስለዚህ በአንድ ደንብ የሚላክ እያንዳንዱ ደብዳቤ ይዘቱ ለተቀባዩ ብቻ የተበጀ ነው።

የማሳወቂያ ተቀባዩ ሰራተኛ ሲሆን ለሁሉም ሰራተኞች ይላካል?

አይላክም፤ ያንን ንብረት ለሚከታተሉ ሰራተኞች ብቻ ይላካል። ማን የትኞቹን ንብረቶች እንደሚያስተዳድር በመወሰን የዚያን ማሳወቂያ ይቀበላል፤ ጉዳዩ የማይመለከታቸው ባልደረቦች አይረበሹም። የሚከታተሉ አባላትን በንብረት ቅንብር ውስጥ ማስተካከል ይቻላል።

ደንቡ ከተዘጋጀ በኋላ ሊስተካከል ይችላል? ለጊዜው መላክ ካልፈለግሁስ?

ሁለቱም ይቻላሉ። ወደ ደንቦች ዝርዝሩ ተመልሰው በእያንዳንዱ ደንብ ተጨማሪ ምናሌ ይዘቱን ማስተካከል ወይም መሰረዝ ይችላሉ፤ ለጊዜው መላክ ካልፈለጉ ሁኔታውን ወደ «የቦዘነ» ይቀይሩ፤ ቅንብሩ ይቆያል፤ በኋላ በማንኛውም ጊዜ እንደገና ማንቃት ይችላሉ።

ተከራዩ ማሳወቂያ አልደረሰኝም ይላል፤ እንዴት ማረጋገጥ እችላለሁ?

እባክዎ ወደ «ማሳወቂያ»→«የተከራይ ማሳወቂያ መዝገብ» ሄደው ይፈልጉ። መዝገቡ የዚያን ተከራይ እያንዳንዱን ማሳወቂያ የተላከበትን ጊዜ ይዘረዝራል፤ «የመልእክቱን ይዘት ተመልከት» ን ሲጫኑ በትክክል የተላከውን ደብዳቤ ሙሉ ጽሑፍ ማየት ይችላሉ። በመዝገቡ ውስጥ በእርግጥ ተልኮ ከሆነ፣ ተከራዩ የአይፈለጌ መልእክት ሳጥኑን እንዲፈትሽ ወይም በተከራዩ መረጃ ውስጥ ያለው ኢሜይል ትክክል መሆኑን እንዲያረጋግጡ ይጠይቁ።