RentPackage إدارة فترة فوترة المستأجر: تسوية الدفعات، الدفع الجزئي، قراءة العدادات والضمان. جميع المهام اليومية لتحصيل الإيجار هنا.
روابط سريعة
- لماذا تستخدم فترة فوترة المستأجر
- ما هي فترة فوترة المستأجر؟
- نظرة عامة على الواجهة: أربع علامات تبويب وقائمة وظائف
- تسوية الدفع: وضع كمستلم
- المستأجر دفع جزءًا فقط: الدفع الجزئي وفترة السداد التكميلي
- قراءة العدادات: أدخل القراءة، يُحسب المبلغ تلقائيًا
- تمت المطابقة: السجلات السابقة للمبالغ المدفوعة بوضوح
- الودائع والمدفوعات المسبقة: أموال مستحقة للمستأجر، الرصيد متاح في أي وقت
- المصاريف الدورية: ما يتم تحصيله لكل فترة في هذه الاتفاقية
- الأسئلة الشائعة
لماذا تستخدم فترة فوترة المستأجر
عند تحصيل الإيجار باستخدام Excel أو دفتر ملاحظات، عليك كل شهر إصدار الفواتير بنفسك ومتابعة من دفع ومن لم يدفع؛ وإذا دفع المستأجر جزءًا فقط، عليك تسجيل الفرق بشكل منفصل؛ وبعد قراءة العداد، تحسب رسوم الكهرباء بالآلة الحاسبة.
- الفواتير تُنشأ تلقائيًا، دون إعادة إصدارها كل شهر
حدّد الإيجار والضمان ورسوم المرافق عند إضافة العقد، فينشئ النظام فترات الفوترة لكامل مدة الإيجار، ويضع علامة التأخر تلقائيًا بعد تجاوز تاريخ الاستحقاق للتحصيل. - لن يضيع أي مبلغ ناقص
عندما يدفع المستأجر جزءًا فقط، استخدم «وضع كمستلم» بالمبلغ الفعلي، فيُنشئ النظام فترة سداد تكميلي تلقائيًا، ويمكنك أيضًا إرسال فاتورة السداد التكميلي إلى المستأجر. - بعد قراءة العداد يُحسب المبلغ ويُرسل الإشعار تلقائيًا
أدخل قراءة هذه الفترة، فيحسب النظام المبلغ بناءً على القراءة السابقة وسعر الوحدة، ثم يرسل إشعار الدفع.
ما هي فترة فوترة المستأجر؟
بعد إضافة العقد، النظام يقوم تلقائياً بإنشاء جميع فترات الفوترة لهذا المستأجر (الإيجار، الضمان، فواتير المرافق). صفحة فترة فوترة المستأجر هي منصة إدارة الفواتير اليومية: هنا تتم تسوية المدفوعات، قراءات العدادات، معالجة المبالغ الناقصة، والتحقق من رصيد الضمان والدفعات المقدمة.
يقتصر الروتين اليومي لتحصيل الإيجار على عمليتين: الأموال تصل، وضع كمستلم؛ وجب قراءة العداد، قم بإدخال القراءة. النظام يتولى إنشاء الفواتير، حساب المبالغ، تمييز التأخيرات، وإرسال الإشعارات تلقائياً.
نظرة عامة على الواجهة: أربع علامات تبويب وقائمة وظائف
انقر على أي غرفة من قائمة العقارات على اليسار للدخول. علامات التبويب الأربعة في الجزء العلوي تقسم حالة الفواتير وأنواعها: غير مسواة (الفواتير التي لم يتم استلام النقود مقابلها، منطقة العمل اليومية)، مسواة (سجل المدفوعات المستلمة)، الودائع والمدفوعات المسبقة، التكاليف الدورية. في وضع الوكيل، يمكن التبديل بين حسابات المستأجر وحسابات شركة الوساطة.
القائمة المزيد لكل فاتورة (رمز الثلاث نقاط) هي مدخلك لجميع العمليات: وضع كمستلم، الإعفاء، قراءة العداد، إضافة/تعديل، تأجيل الإيجار، إشعارات الدفع، وسيتم شرح الأكثر شيوعاً منها في هذا القسم.
العمليات الشائعة
تسوية الدفع: وضع كمستلم
بعد دفع المستأجر، ابحث عن الفاتورة في علامة التبويب «لم تتم المطابقة»، انقر على «وضع كمستلم» في القائمة المزيد. ستظهر نافذة تعرض تاريخ التحصيل وطريقة الدفع (نقدًا، تحويل، إلخ) والمبلغ، يكون المبلغ الافتراضي هو المبلغ المستحق للفترة.
بعد التأكد من صحة المبلغ، يمكنك كتابة ملاحظات، تحديد إرسال إيصال للمستأجر، وانقر على تأكيد لإتمام التسوية. سيتم نقل الفاتورة إلى علامة التبويب «تمت المطابقة»، وتختفي علامة التأخر، وفي وضع الإدارة يتم تلقائيًا وضع رسوم الإدارة والعمولة للفترة كمستلمة.
المستأجر دفع جزءًا فقط: الدفع الجزئي وفترة السداد التكميلي
في نافذة وضع كمستلم، إذا كان المبلغ المدخل أقل من إجمالي المبلغ المستحق، يعرض النظام شاشة التوزيع: يُوزَّع المبلغ المستلم فعليًا على بنود الرسوم المختلفة، ويُنشأ تلقائيًا فترة سداد تكميلي بالفرق المتبقي، ويمكن تحديد تاريخ استحقاق السداد التكميلي. عند الإرسال، يمكن اختيار إرسال الإيصال وفاتورة السداد التكميلي إلى المستأجر.
قراءة العدادات: أدخل القراءة، يُحسب المبلغ تلقائيًا
التكاليف بناءً على قراءة العدادات ستظهر كغير مقروءة حتى يتم إدخال القراءة. انقر على قراءة العدادات في القائمة المزيد، أدخل قراءة الفترة الحالية، سيقوم النظام بحساب الاستخدام والمبلغ تلقائيًا باستخدام القراءة السابقة والسعر المخصص (مثل قراءة سابقة 1000، وسعر الوحدة 5). بعد الحفظ، يتم تضمين المبلغ في فاتورة الفترة، وسيتم إرسال إشعار الدفع تاليًا. إذا كان هناك أسعار صيفية أو رسوم متفاوتة، يمكنك تعديل سعر الوحدة هنا.
تمت المطابقة: السجلات السابقة للمبالغ المدفوعة بوضوح
الفواتير المسددة تظهر في علامة التبويب 'تمت المطابقة'، تعرض كل فاتورة المدة، التفاصيل، تاريخ التحصيل والمبلغ، وتكون الحالة مدفوعة. يمكنك هنا الاطلاع على سجل كامل حول المبالغ المحصلة في شهر معين وتاريخ دفعها من قبل المستأجر.
الودائع والمدفوعات المسبقة: أموال مستحقة للمستأجر، الرصيد متاح في أي وقت
تظهر منطقة الضمان سجل الضمان لهذا العقد والرصيد الحالي مع تحديد جهة حفظ الضمان (مثل حساب أمانة المالك)، سيتم التحقق من المبلغ المستحق للإعادة عند تصفية العقد.
تسجل منطقة المدفوعات المسبقة الأموال المودعة مسبقًا من المستأجر (مثل فواتير الكهرباء المسبقة)، يتم خصم كل فترة بناءً على هذا الرصيد، وعند الإخلاء يتم تسوية المبلغ المتبقي وإعادته. انقر على 'إضافة فاتورة' لإنشاء سجل مدفوعات مسبقة.
المصاريف الدورية: ما يتم تحصيله لكل فترة في هذه الاتفاقية
علامة تبويب المصاريف الدورية تعرض كل مجموعات الفترات الدورية المعدة لهذه الاتفاقية: الاسم، المدة، التكرار، تفاصيل المصاريف والمبلغ، والمصاريف المحصلة مع الإيجار يتم تمييزها بشكل خاص. لتعديل مبلغ أو إضافة مجموعة مصاريف جديدة (مثل بدء تحصيل تكلفة الإنترنت في المنتصف)، انقر على 'تحرير' أو 'إضافة مصاريف دورية' هنا، وستولد الفترات المستقبلية وفق الإعداد الجديد.
وظائف أخرى في القائمة
- غير محصل: يستخدم عند اتفاق مع المستأجر على إعفاء من مبلغ معين، ولن يتم إدراجه كمديونية.
- تأجيل تحصيل الإيجار: عند التفاهم مع المستأجر على تأجيل الدفع، قم بتعديل تاريخ استحقاق الفاتورة لتجنب اعتبارها متأخرة.
- إشعار الدفع: أرسل إشعار الدفع للفاتورة يدوياً للمستأجر بدون انتظار الجدولة التلقائية للنظام.
- إضافة/تعديل: قم بتعديل محتوى الفاتورة أو استخدم إضافة الفاتورة في الزاوية اليمنى العليا لإنشاء دفعة مؤقتة (مثل تقسيم تكاليف الصيانة).
الأسئلة الشائعة
ماذا أفعل إذا دفع المستأجر جزءًا من الإيجار فقط؟
استخدم «وضع كمستلم» كالمعتاد، وأدخل المبلغ الفعلي الذي تم استلامه. سيعرض النظام شاشة لتوزيع المبلغ المستلم على البنود المختلفة، ويُنشئ تلقائيًا فترة سداد تكميلي بالفرق ويمكن تحديد تاريخ السداد التكميلي، ويمكنك اختيار إرسال فاتورة السداد التكميلي إلى المستأجر. لا حاجة لتقسيم الفاتورة يدويًا ولن يفوتك متابعة الفرق.
أين تذهب الفاتورة بعد وضعها كمستلمة؟
تنتقل إلى علامة التبويب "تمت المطابقة" وتحتفظ بالكامل بالفترة، التفاصيل، تاريخ الاستلام والمبلغ. علامة التبويب "لم تتم المطابقة" تعرض فقط الفواتير غير المستلمة، وذلك لتحققها من قائمة المهام اليومية: إفراغها يعني أن عملية التحصيل اليومية قد اكتملت.
هل سيتم إرسال إشعار الدفع للمستأجر للفواتير غير المدونة؟
لا. الفواتير بنظام عداد لن تُرسل قبل إتمام القراءة وتحديد المبلغ لتجنب إرسال فواتير غير مكتملة للمستأجرين؛ وسيقوم النظام بإرسالها تلقائيًا بعد إتمام القراءة. لذا عند رؤية علامة عدم القراءة، قم بقراءة العداد أولاً.
إذا طلب المستأجر تأجيل الدفع، هل سيتم احتسابه كمتأخر؟
يمكنك تعديل تاريخ الاستحقاق للتحصيل للفترة من خلال قائمة التأجيل. سيتم احتساب أيام التأخير من تاريخ الاستحقاق للتحصيل الجديد ولن يتم توصيفه بشكل خاطئ.
الخلاصة
إذا استمررت في استخدام Excel أو دفتر الملاحظات، فستظل في الشهر القادم تراجع كل غرفة لتعرف من دفع ومن دفع أقل، ثم تحسب الكهرباء وترسل الفواتير بنفسك بعد قراءة العدادات. بعد إعداد العقود في RentPackage، كل ما عليك شهريًا هو «وضع كمستلم» عند وصول المال وإدخال القراءات عند موعدها؛ أما فترات السداد التكميلي ومبالغ الكهرباء وإشعارات الدفع فيتولاها النظام.
افتح تبويب «لم تتم المطابقة» لغرفة واحدة، واستخدم «وضع كمستلم» على دفعة إيجار استلمتها هذا الشهر لتجربة ذلك.
جرّب RentPackage مجانًامقالات ذات صلة
- RentPackage إضافة عقد: اضبط مدة الإيجار والضمان والمرافق دفعة واحدة، وتُنشأ فترات الفوترة تلقائيًا：حدّد مدة الإيجار والضمان ورسوم المرافق عند توقيع العقد، فتُنشأ فترات الفوترة تلقائيًا.
- RentPackage إشعارات دفع الإيجار عبر LINE: دليل الربط للمستأجر وإعداد التذكير التلقائي للمالك：بعد أن يربط المستأجر حساب LINE، تصله إشعارات الدفع عبر LINE أيضًا.
- RentPackage قائمة الدخل: إيرادات ومصروفات الإيجار لكل عقار ولكل مالك، مع حساب الربح تلقائيًا：تُدرج إيرادات ومصروفات الإيجار من فترة فوترة المستأجر تلقائيًا في قائمة الدخل، دون الحاجة إلى تسجيلها بشكل منفصل.