الصرف للمالك في RentPackage: شركة الإدارة بالوكالة تخصم رسوم الإدارة ثم تحوّل الباقي للمالك، مع فصل الضمان دون خلط الحسابات

لماذا تستخدم الصرف للمالك

الصعب في الإدارة بالوكالة ليس تحصيل الإيجار، بل الفصل بعد تحصيله: ما هي رسوم الإدارة، وما الذي يجب تحويله للمالك، وأي ضمان لا يجوز المساس به. في Excel عليك كل شهر خصم رسوم الإدارة وتكاليف الصيانة عقارًا تلو الآخر، والتأكد من عدم احتساب الضمان؛ وعندما يسأل المالك لماذا المبلغ أقل هذا الشهر، تعود للبحث في السجلات من جديد.

• المبلغ القابل للصرف يُحسب تلقائيًا
  بعد خصم رسوم الإدارة وتكاليف الصيانة من الإيجار، يحسب النظام مباشرة المبلغ الذي يمكن تحويله للمالك هذه المرة، دون الحاجة إلى الحساب في Excel كل شهر.
• الضمان لا يُصرف للمالك
  الضمان مال سيُعاد إلى المستأجر لاحقًا، لذلك يستبعد النظام الضمانات والدفعات المقدمة من الصرف، فلا تُحوَّل إلى المالك.
• عندما يسأل المالك، تجد الإجابة في التفاصيل
  لكل عملية صرف تفاصيل صرف مستحقات المالك التي يمكن طباعتها أو إرسالها إلى المالك؛ كما تظهر الفترات التي لم يدفعها المستأجر بعد ضمن فترات الفوترة غير المحصلة.
• لن تنسى الصرف للمالك
  عند حلول يوم الصرف الشهري، يعرض النظام تلقائيًا العقارات المستحقة للصرف ويذكّر الموظفين المسؤولين.

ما هو حساب أمانة المالك

تدير شركة الإدارة بالوكالة لكل مالك حسابًا يُسمّى [حساب أمانة المالك]. يدخل الإيجار الذي يدفعه المستأجر إلى هذا الحساب أولًا، وتُخصم منه رسوم الإدارة وتكاليف الصيانة، ثم يُصرف الرصيد المتبقي للمالك. تشمل المبالغ المودعة في حساب الأمانة:

• الإيجار الذي يدفعه المستأجر
• الضمانات التي تكون جهة حفظها هي الوسيط
• المبالغ التي أودعها المالك مسبقًا (إيداع المالك)
• الرصيد الموجود قبل بدء استخدام النظام (الرصيد الافتتاحي)

لذا يتكوّن رصيد حساب الأمانة المعروض على الشاشة كما يلي:

الضمانات التي يحتفظ بها المالك بنفسه أو المودعة في حساب طرف ثالث لا تكون في حساب أمانة المالك، ولا تدخل في هذا الرصيد.

إيداع المالك في حساب الأمانة: لا تحتاج الشركة إلى دفع تكاليف الصيانة من أموالها

إذا لم يكفِ رصيد حساب الأمانة لتغطية تكاليف الصيانة أو التنظيف، يمكنك أن تطلب من المالك إيداع مبلغ مسبقًا، حتى لا تضطر شركة الإدارة بالوكالة إلى الدفع من أموالها. انتقل إلى [إدارة الحسابات] > [حسابات المالك]، وانقر على [＋] (إضافة فاتورة مالك) في الزاوية العلوية، واختر [إيداع المالك في حساب الأمانة]، ثم اختر العقار وأدخل المبلغ وطريقة الدفع واحفظ، فيزيد رصيد حساب أمانة المالك بهذا المبلغ.

الصرف للمالك

1. انتقل إلى [إدارة الحسابات] > [حسابات المالك] > [حساب أمانة المالك] > [لم تتم المطابقة]، واختر مالك العقار المُدار بالوكالة الذي تريد الصرف له.
2. انقر على [التفاصيل] لعرض تفاصيل الصرف: في الأعلى إجمالي المبلغ الحالي في حساب الأمانة، وفي الوسط كل بند من بنود المبلغ القابل للصرف، وفي الأسفل فترات الفوترة غير المحصلة (الإيجار الذي ما زال المستأجر مدينًا به).
3. حدّد العقارات المراد الصرف عنها. يمكن تعديل [المبلغ القابل للصرف] مباشرة، فمثلًا إن أردت الاحتفاظ بمبلغ لصيانة قادمة، اصرف جزءًا فقط ويبقى الباقي في حساب الأمانة للصرف في المرة القادمة.
4. [الضمانات والدفعات المقدمة (محجوز)] تُعرض كمبلغ فقط ولا تُصرف.
5. تحقّق من [تاريخ الصرف] (اليوم افتراضيًا) وطريقة الدفع، وحدّد [إرسال تفاصيل الصرف إلى المالك] عند الحاجة، ثم انقر على [صرف إلى حساب المالك الخاص].

يوم الصرف الشهري: عندما يحين الموعد، يذكّرك النظام بالصرف

عند إضافة عقار مُدار بالوكالة أو تعديل عقد المالك، حدّد اليوم من كل شهر الذي يتم فيه الصرف للمالك. بعد ذلك:

• قبل يوم الصرف بـ 10 أيام، يظهر العقار في [إدارة العقارات] > [بانتظار الصرف] لتذكيرك بأن موعد الصرف قد حان، ويمكنك النقر عليه للصرف مباشرة.
• قبل يوم الصرف بـ 5 أيام وفي يوم الصرف نفسه، يرسل النظام تذكيرًا عبر البريد الإلكتروني وإشعار الجرس داخل النظام والإشعارات الفورية إلى الموظفين الذين يتابعون هذا العقار ولديهم صلاحية الصرف.
• بعد إتمام الصرف لهذه الفترة، لن يظهر العقار في [بانتظار الصرف] بعد ذلك.

عرض عمليات الصرف وتعديلها وإلغاؤها

تظهر عمليات الصرف المكتملة في تبويب [تم الصرف]، مع تاريخ ومبلغ كل عملية. عند النقر على [التفاصيل] بجانبها تُفتح [تفاصيل صرف مستحقات المالك] التي توضّح طريقة حساب هذه العملية، ويمكن طباعتها أو إرسالها إلى المالك.

• لتعديل المبلغ: انقر على [المزيد من الميزات] > [تعديل الصرف] وأدخل المبلغ الصحيح مباشرة، دون الحاجة إلى حذف العملية وإعادتها.
• لإعادة العملية بالكامل: انقر على [المزيد من الميزات] > [إلغاء الصرف]، فيعود المبلغ إلى حساب أمانة المالك ويمكنك الصرف من جديد.

ضمان الإدارة بالوكالة: من يحفظ الضمان وكيف يُحوَّل

انتقل إلى [إدارة الحسابات] > [حسابات المالك] > [ضمان الإدارة بالوكالة] > [جهة حفظ الضمان] واختر العقار، لترى الجهة التي تحفظ ضمان كل عقد إيجار حاليًا. هناك ثلاثة أنواع:

• حساب وسيط: يكون الضمان في حساب أمانة المالك لدى شركة الإدارة بالوكالة.
• حساب المالك: يحتفظ المالك بالضمان بنفسه.
• حساب طرف ثالث: يكون الضمان في حساب مخصص باسم المستأجر أو لدى جهة حفظ، ولا تحتفظ به شركة الإدارة ولا المالك.

إذا أراد المالك الاحتفاظ بالضمان بنفسه، انقر على [＋] (إضافة فاتورة مالك) في الزاوية العلوية، واختر [تحويل الضمان إلى حساب حيازة المالك]، ثم اختر العقار وحدّد الضمان المراد تحويله وأدخل تاريخ التحويل. ولإعادة الضمان إلى حفظ شركة الإدارة، اختر [تحويل الضمان إلى حساب أمانة المالك]. تُسجَّل كل عملية تحويل في تبويب [سجل تحويلات الضمان]، فعندما يغادر المستأجر ويحين رد الضمان، تعرف بوضوح لدى من يوجد.

الرصيد الافتتاحي: إدخال الرصيد السابق لاستخدام النظام

إذا كان في حساب أمانة المالك قبل بدء استخدام RentPackage مبلغ لم يُحوَّل للمالك بعد (مثلًا كان مسجلًا في Excel أو في نظام آخر)، يمكنك عند إضافة عقار الإدارة بالوكالة إدخال تاريخ الرصيد الافتتاحي والمبلغ في [إعدادات الفوترة] > [إعدادات الرصيد الافتتاحي]، ليبدأ النظام الحساب من الرصيد الصحيح. المبلغ السالب يعني أن شركة الإدارة دفعت مقدمًا نيابة عن المالك.

المالك يراجع حساباته بنفسه عبر الإنترنت

بعد تسجيل الدخول إلى RentPackage، يرى المالك في [حسابات المالك] مبلغ كل عملية صرف، وبالنقر على [التفاصيل] يطّلع على تفاصيل صرف مستحقات المالك، دون انتظار أن تُعدّ له شركة الإدارة البيانات بشكل منفصل.

من منظور محاسبي: كيف يُقيَّد الصرف للمالك

حساب أمانة المالك حساب أصول يشبه الودائع البنكية. إيداع المالك والرصيد الافتتاحي يزيدان حساب الأمانة وحقوق الملكية معًا؛ وعند الصرف للمالك تنخفض حقوق الملكية (سحب المالك) ويخرج المال من حساب الأمانة في الوقت نفسه، لذا فالمبالغ المصروفة للمالك ليست مصروفًا على شركة الإدارة.

يُقيَّد الضمان الموجود في حساب المالك في حساب بنكي مخصص للضمانات، منفصلًا عن الأموال المصروفة، فلا تختلط الحسابات.

الخلاصة

إذا واصلت العمل بـ Excel، فستضطر الشهر القادم أيضًا إلى خصم رسوم الإدارة عقارًا تلو الآخر، والتأكد من عدم احتساب الضمان، والعودة إلى السجلات كلما سأل المالك. أما بعد إعداد عقارات الإدارة بالوكالة في RentPackage، فيكفي كل شهر تحديد العقارات والضغط على الصرف، ويتولى النظام المبلغ القابل للصرف واستبعاد الضمان وتفاصيل صرف مستحقات المالك.

اختر مالكًا واحدًا، وافتح [التفاصيل] في [حسابات المالك]، وتحقّق مما إذا كان المبلغ القابل للصرف الذي حسبه النظام يطابق ما لديك في Excel.

مقالات ذات صلة

• RentPackage إضافة عقار للإدارة بالوكالة: من إنشاء العقار والمالك والرصيد الافتتاحي إلى التوقيع عبر الإنترنت، دفعة واحدة：عند إضافة عقار الإدارة بالوكالة، حدّد المالك ورسوم الإدارة والرصيد الافتتاحي، ليبدأ الصرف للمالك من نقطة صحيحة.
• الرصيد الافتتاحي في RentPackage: شركات الإدارة بالوكالة تنتقل إلى نظام جديد وتواصل من الرصيد الموجود في حساب أمانة المالك：كيف تُدخل الرصيد الافتتاحي وماذا يعني المبلغ السالب، شرح أوفى في هذه المقالة.
• رسوم الإدارة في RentPackage: شركات إدارة العقارات والوسطاء يحاسبون المالك تلقائيًا كل فترة ويخصمون الرسوم عند تحصيل الإيجار：تُنشأ رسوم الإدارة تلقائيًا في كل فترة فوترة للإيجار، وتُخصم مباشرة من الإيجار عند الصرف.