دفتر الدفعات المقدمة في RentPackage: المالك يحصّل فواتير المرافق مقدماً، ويخصمها من كل فاتورة، ويردّ الباقي عند إخلاء المستأجر

لماذا تستخدم دفتر الدفعات المقدمة

لتجنب عناء جمع الإيجار وقراءة العدادات شهرياً، يختار العديد من الملاك تحصيل الإيجار لمدة نصف سنة أو سنة دفعة واحدة، مع قراءة العدادات مرة كل نصف سنة/سنة. لكن هذا يؤدي إلى وجوب دفع تكاليف الكهرباء مقدماً من قبل المالك.

على سبيل المثال، إذا كان كل مستأجر يدفع 500 دولار شهرياً للكهرباء، فإن 20 مستأجراً يستلزمون دفع 60,000 دولار لنصف سنة، مما يضع ضغطاً مالياً على المالك. لتجنب ذلك، يقوم المالك بتحصيل [رسوم الكهرباء مسبقاً] من المستأجر.

• لا حاجة بعد الآن لدفع فواتير المرافق مقدماً
  عند إنشاء عقد الإيجار، اضبط الدفعة المقدمة على [الدفعة الأولى] أو [الإيجار الثابت لكل دورة إيجار]. يضيفها النظام إلى فترات فوترة المستأجر فتُحصّل مع الإيجار.
• دفتر لكل مستأجر، والرصيد ظاهر دائماً
  لكل عقد دفتر دفعات مقدمة خاص به. في [فترة فوترة المستأجر] > [الضمان & الدفعات المقدمة] ترى كم حُصّل وكم استُخدم وكم تبقى، دون خلطه بمستأجرين آخرين.
• خصم المرافق دون حسابات إضافية
  عند وضع فاتورة المرافق كمستلمة، اختر [الدفعات المقدمة] كطريقة دفع فيخصمها النظام مباشرة من الدفتر. وإذا لم يكفِ الرصيد ينبّهك.
• ردّ الرصيد تلقائياً عند الإخلاء
  عند إخلاء المستأجر، يُضاف الرصيد المتبقي في الدفتر تلقائياً إلى فترة التسوية النهائية ويُردّ إلى المستأجر.

طبيعة الحسابات المستلمة مسبقاً

الدفعات المقدمة ليست إيجاراً ولا تشبه الضمان. على الرغم من أنها أيضاً بند ديون على المالك، إلا أنها تُستخدم على مراحل لخصم نفقات مثل الماء والكهرباء. لإدارة هذه المبالغ، يوفر نظامنا ميزة [دفتر الدفعات المقدمة].

دفتر الدفعات المقدمة: يشبه نظام السلف في المحاسبة

لتسهيل الإدارة، صُمم دفتر الدفعات المقدمة في نظامنا بناءً على مفهوم نظام السلف:

• جميع الدفعات المقدمة تُسجل في دفتر واحد
• عندما ينفد المبلغ في الدفتر أو عند الحاجة إلى إغلاق الحساب، يمكن إجراء [تسوية الحساب] في النظام
• بعد التسوية، يمكنك اختيار إعادة المبلغ المتبقي إلى المستأجر أو فتح دفتر حساب جديد تلقائيًا لمواصلة تسجيل الدفعات المقدمة وخصوماتها.

هذا النظام ليس فقط يجعل الحسابات واضحة، ولكنه يسهل المحاسبة أو المطابقة في المستقبل، كما يضمن خصم رسوم الكهرباء لكل مستأجر من دفعاته المقدمة الخاصة به، فلا يحدث خطأ في الحساب.

كيفية تشغيل النظام

1️⃣ إعداد دفعات مقدمة عند إضافة عقد جديد

اختر [الدفعة الأولى] أو [الإيجار الثابت لكل دورة إيجار].

2️⃣ استعلام وإقفال دفتر الدفعات المقدمة

بعد إنشاء العقد، انتقل إلى [فترة فوترة المستأجر] > [الضمان & الدفعات المقدمة] لرؤية الدفتر. اضغط [إقفال الدفتر]، وحدّد القيد الذي تتم التسوية حتى عنده، وأضف عند الحاجة مصروفاً يُدفع من الدفتر (مثل الكهرباء). ينتقل المبلغ المتبقي إلى دفتر دفعات مقدمة جديد.

3️⃣ إضافة دخل إلى دفتر الحساب

يمكنك أيضًا إضافة دخل يدويًا في دفعات المستأجر وتخزين المبالغ الإضافية في دفتر الحساب.

4️⃣ وظيفة الوضع كمستلم: يمكن استخدام الدفعات المقدمة لتعويض فواتير الكهرباء

في [فترة فوترة المستأجر] افتح [وضع كمستلم]، واختر [الدفعات المقدمة] كطريقة دفع، وحدّد البنود المراد خصمها (مثل الكهرباء). يخصمها النظام تلقائياً من دفتر الدفعات المقدمة.

الخلاصة

إذا بقيت على طريقتك الحالية، فستدفع حتى القراءة التالية للعدادات فواتير مرافق عدة أشهر مقدماً وتحاسب كل مستأجر على حدة. بعد ضبط الدفعة المقدمة في RentPackage، يصبح كل خصم مجرد اختيار الدفعات المقدمة عند وضع الفاتورة كمستلمة؛ يتولى النظام تسجيل الرصيد ويردّه عند إخلاء المستأجر.

اختر مستأجراً واحداً، وأودع دفعة مقدمة في [فترة فوترة المستأجر]، واستخدمها لخصم فاتورة المرافق القادمة.

مقالات ذات صلة

• RentPackage للملاك: لماذا يُعدّ الضمان والدفعات المقدمة التزامات وليست إيرادات إيجار：لماذا تُعدّ الدفعات المقدمة التزاماً في المحاسبة وليست دخلاً للمالك.
• RentPackage فترة فوترة المستأجر: تسوية الدفعات، الدفع الجزئي، قراءة العدادات والضمان. جميع مهام تحصيل الإيجار اليومية هنا.：كيف يعمل الوضع كمستلم والدفعات الجزئية ومهام تحصيل الإيجار اليومية الأخرى.
• الدفع الجزئي في RentPackage: عندما يدفع المستأجر جزءًا من الإيجار فقط، يتابع المالك وشركة الإدارة بالوكالة المبلغ المتبقي تلقائيًا：كيف ينشئ النظام فترة سداد متأخر عندما يدفع المستأجر جزءاً فقط.