إشعارات RentPackage المخصصة: تذكيرات تلقائية بتجديد عقد الإيجار وزيادة الإيجار وانتهاء التأمين للملاك ومديري العقارات

لماذا تستخدم الإشعارات المخصصة

في إدارة الإيجارات أمور كثيرة يجب الإبلاغ عنها في وقتها: التحدث مع المستأجر عن التجديد قبل انتهاء العقد، وتجديد التأمين قبل انتهائه، وإرسال إشعار زيادة الإيجار كل عام، وتذكير المستأجر بما عليه قبل الإخلاء. متابعة كل ذلك واحدًا تلو الآخر في التقويم أو من الذاكرة لا تنجح مع ازدياد العقارات، وقد يعني تاريخ فائت وحدة شاغرة أو مهلة إشعار ضائعة. تم تقديم طلب براءة اختراع لهذه الميزة.

• إرسال تلقائي حسب تواريخ كل عقد
  اختر تاريخ الأساس: [تاريخ بدء العقد] أو [تاريخ انتهاء العقد] أو [تاريخ الإخلاء] أو [تاريخ بدء التأمين] أو [تاريخ انتهاء التأمين] أو [تاريخ بدء عقد المالك] أو [تاريخ انتهاء عقد المالك]، وحدد كم سنة أو شهرًا أو يومًا قبله أو بعده، وسيرسل النظام البريد تلقائيًا في الوقت المحدد. افتح عقد المستأجر أو عقد المالك لترى الإشعارات التي سيرسلها هذا العقد لاحقًا، وفي أي يوم، وإلى من.
• قاعدة واحدة، وكل رسالة ببيانات المستلم نفسه
  يحتوي المحتوى على متغيرات (مثل [اسم المستأجر] و[اسم العقار] و[تاريخ بدء العقد]) تُستبدل عند الإرسال ببيانات عقد كل مستلم.
• لا يُبلَّغ إلا الأشخاص المعنيون
  اختر المستأجرين أو الموظفين أو الملاك كمستلمين؛ ولا يتلقى الموظفون إلا إشعارات العقارات التي يتابعونها، ولا يُرسل إلى الملاك إلا إشعارات عقارات الإدارة بالوكالة. ومن خلال [شرط التصفية] (حالة العقد، حالة فترة الفوترة) حدّد العقود المشمولة.
• القواعد الشائعة مدمجة، فعّلها فقط
  قواعد مثل [تذكير بالتجديد] و[تذكير بانتهاء التأمين] و[تذكير بزيادة الإيجار] و[تذكير بعدم التجديد] و[إشعار المالك بانتهاء عقود المستأجرين], [إشعار المالك بانتهاء عقد المالك] و[تذكير بتجديد عقد المالك] مُعدّة مسبقًا. فعّلها للبدء وعدّلها حسب احتياجك.
• كل ما أُرسل يمكن الرجوع إليه
  يُسجَّل كل إشعار أُرسل إلى المستأجرين والملاك في [سجل الإشعارات]. انقر [عرض محتوى البريد الإلكتروني] لرؤية الرسالة الكاملة التي تلقاها المستلم.

كيف يمكن استخدامها؟ ست حالات عملية

كل ما يلي هو قواعد مدمجة أو يمكن إعدادها في دقائق:

أربع خطوات لإنشاء القواعد

الوصول: من القائمة اليسرى انقر [الإشعار] > [قاعدة إشعار مخصصة]. تحتوي القائمة على قواعد النظام الافتراضية الجاهزة للتفعيل؛ وانقر زر الإضافة أعلى اليمين لإنشاء قاعدتك الخاصة.

الخطوة 1: الإعدادات الأساسية

فعّل [تفعيل قاعدة الإشعار هذه]، واملأ [عنوان قاعدة الإشعار]، ثم في [إعداد مستهدف الإشعار] اختر [المستأجر] (يُرسل إلى مستأجري العقود المطابقة للشروط)، أو [موظف(العقارات المتابعة فقط)] (يُرسل فقط إلى الموظفين الذين يتابعون العقار، فلا يتلقاه الزملاء غير المعنيين)، أو [مالك(عقارات الإدارة بالوكالة فقط)] (يُرسل إلى مالك العقار، ولا يتلقى المالك إلا بيانات عقاراته).

الخطوة الثانية: شروط الإخطار

• نوع المُحفِّز: محرك بالحدث (يتم تشغيله بناءً على تاريخ بالعقد، الأكثر استخداماً) أو فترة ثابتة (يتم الإرسال دورياً).
• وقت التحفيز (التاريخ الأساسي): اختر تاريخ الأساس: تاريخ بدء العقد، تاريخ انتهاء العقد، تاريخ الإخلاء، تاريخ بدء التأمين، تاريخ انتهاء التأمين، تاريخ بدء عقد المالك، تاريخ انتهاء عقد المالك.
• إعداد الوقت: [إشعار لمرة واحدة] أو [إشعار سنوي] (يُرسل كل عام في اليوم نفسه بناءً على تاريخ الأساس، ومناسب للإشعارات المتكررة مثل الزيادة السنوية للإيجار).
• التوقيت: قبل الحدث المشغل (إشعار مسبق)، بعد الحدث المشغل (إشعار مؤجل)، أو في نفس يوم الحدث المشغل، باستخدام إعداد سنوات، شهور، أو أيام لتحديد المدة مسبقًا أو لاحقًا.
• شرط التصفية: حدد بشكل إضافي العقود التي تنطبق عليها هذه القاعدة، مثل حالة العقد تساوي نشط، يمكن إضافة شروط متعددة. العقود التي لا تتطابق مع الشروط لن تتلقى إشعاراً.

الخطوة الثالثة: محتوى الإشعار

قم بكتابة عنوان ومحتوى الإشعار. على اليسار قائمة حقول البيانات المتاحة (مصنفة حسب العقد والعقار وغيرها)، بالنقر على الحقل يتم إدراج متغير (ظاهرة بين قوسين مزدوجين، مثل اسم المستأجر، اسم العقار، تاريخ بدء العقد)، يتم استبدال المتغير ببيانات المستلم الخاصة عند الإرسال. يمكن استخدام المتغيرات في عنوان الإشعار ومحتواه. يبدأ عنوان البريد المُرسل بـ <قاعدة إشعار مخصصة>، فيعرف المستلم نوع الإشعار من صندوق الوارد مباشرة.

تقرير الإشعار: حدد عدة حقول، سيقوم النظام تلقائيًا بإنتاج جدول في نهاية الإشعار لتجميع تلك البيانات وإرفاقها، مثل عرض اسم العقار، الغرفة، وتاريخ بدء العقد في صف واحد، فلا يحتاج المستلم للبحث عن المعلومات في النص.

الخطوة الرابعة: المعاينة والحفظ

ستعرض صفحة المعاينة الشكل الكامل للإشعار: عنوان الإشعار، المحتوى، والجدول المنتَج تلقائيًا، تظهر المتغيرات بين قوسين مزدوجين. بعد التأكد، اضغط على 'حفظ'.

بعد الحفظ، تظهر القاعدة في القائمة، وتُعرض الحالة كـ 'مُفعّل'. يمكن رؤية ملخص شروط الإطلاق والمستلمين والحالة لكل قاعدة ويمكن تعطيلها أو تعديلها أو حذفها في أي وقت.

عرض سجل الإشعارات المرسلة للمستأجرين

بعد إرسال الإشعارات، يمكنك التحقق من حالة كل إشعار في أي وقت. انتقل إلى القائمة الجانبية واضغط على [ الإشعار ] → [ سجل الإشعارات ].

ستعرض الصفحة كل إشعار تم إرساله مدرج زمنياً، بما في ذلك وقت الإرسال، ملخص القواعد المفعلة (التكرار، الأهداف، الشروط وحالة القاعدة)، واسم العقار أو الوحدة والغرفة والمستأجر المرتبط بذلك الإشعار. انقر على [ عرض محتوى الرسالة ] لتوسيع وقراءة النص الكامل للاستلام الفعلي للمستأجر.

عند وجود سجلات كثيرة، يمكن استخدام [ التصفية ] أعلاه لتضييق النطاق والعثور بسرعة على سجلات الإرسال لممتلكات أو مستأجرين محددين.

كيف يبدو البريد المُرسل؟ يتلقى كل شخص نسخته الخاصة

عند تفعيل القواعد، يقوم النظام بفحص كل عقد واحدًا تلو الآخر: إذا كانت التواريخ والمعايير الأخرى ملائمة، يتم استبدال جميع المتغيرات في المحتوى بمعلومات العقد ويتم الإرسال إلى المستلم المعني. بمعنى آخر، يعتمد محتوى الرسالة على هوية المستلم.

مثال على قاعدة "إشعار شكر لانتهاء خمس سنوات من الإيجار": المستأجر بيلي يحصل على إشعار "مرحبًا، بيلي، شكرًا لاستئجارك شقة ساني هايتس – الغرفة 301 لمدة خمس سنوات"، والمستأجر الآخر يحصل على رسالة باسمه وملكيته وغرفته. قاعدة واحدة ورسالة مخصصة لكل مستأجِر، وأنت ضبطتها مرة واحدة فقط.

الأسئلة الشائعة

ما الفرق بين القواعد المدمجة والقواعد المضافة يدويًا؟

لا يوجد فرق جوهري. القواعد المدمجة هي سيناريوهات شائعة معدة مسبقًا من قبل النظام (تذكير بالتجديد، إشعار الانتقال، انتهاء التأمين، تذكير بتعديل الإيجار، انتهاء عقد المالك) ويمكنك تفعيلها مباشرة أو تعديلها؛ القواعد المضافة يدويًا تبدأ من الصفر وتركيب الشروط والأهداف والمحتوى بنفس حرية القواعد المدمجة.

ما الفرق بين المحرك بالشروط والجدول الدوري الثابت؟

المحرك بالشروط يعتمد على تاريخ كل عقد بشكل فردي، مثل 60 يومًا قبل انتهاء الإيجار لكل عقد، ويختلف التوقيت بناءً على العقد، وهذا النمط الأكثر شيوعًا لإشعارات الإيجار. أما الجدول الدوري الثابت فلا يرتبط بتواريخ العقود ويعمل على أساس دوري.

ما هي المتغيرات في الأقواس المزدوجة؟

هي أماكن مخصصة يتم استبدالها بمعلومات حقيقية عند الإرسال. يعتمد النظام على بيانات عقد كل مستلم لاستبدال: يتم استبدال اسم المستأجر باسم المستلم، والمعلومات الأخرى ببيانات العقد. لذا كل رسالة ترسل عبر نفس القاعدة تكون فريدة للمستلم.

عند اختيار موظفين كمستلمين، هل تُرسل الرسائل لجميع الموظفين؟

لا. يُرسل فقط إلى الموظفين الذين يتابعون العقار. ويمكنك تغيير العقارات التي يتابعها كل موظف من [إدارة الموظفين].

عند اختيار المالك كمستلم، إلى من تُرسل الرسائل؟

تُرسل فقط إلى ملاك عقارات الإدارة بالوكالة التي حُدد لها مالك، ولا يتلقى المالك إلا بيانات عقاراته. وإذا كان للمالك عدة عقارات، تُجمع العقارات والعقود المطابقة للشروط في رسالة واحدة. يجب أن يكون لدى المالك بريد إلكتروني ليتلقاها، أما العقارات المُدارة ذاتيًا وعقارات الإيجار من الباطن فلا تُرسل لها رسائل.

هل يمكن التذكير تلقائيًا عند اقتراب انتهاء عقد المالك؟

نعم. اختر [تاريخ انتهاء عقد المالك] كحدث مُشغِّل، واختر [موظف] أو [مالك] كمستلم؛ وينطبق ذلك على عقود الملاك من نوع الإدارة بالوكالة والتأجير بالوكالة والمؤجر من الباطن. لا يُطبَّق [شرط التصفية] على قواعد عقود الملاك، ولا يمكن إرسالها إلى المستأجرين، لأن عقد المالك الواحد قد يشمل عدة مستأجرين.

هل يمكن تعديل القواعد بعد إعدادها؟ وما العمل إذا لم أود الإرسال مؤقتًا؟

نعم. في قائمة القواعد انقر ⋯ بجانب القاعدة واختر [تعديل قاعدة الإشعار] أو [حذف قاعدة الإشعار]. ولإيقاف الإرسال مؤقتًا اختر [تعطيل قاعدة الإشعار]؛ تبقى الإعدادات محفوظة ويمكنك لاحقًا اختيار [تفعيل قاعدة الإشعار].

قال المستأجر إنه لم يتلق إشعارًا. كيف يمكنني التأكد؟

يرجى التحقق من "الإشعار" → "سجل الإشعارات". ستسرد السجلات وقت إرسال كل إشعار للمستأجر. انقر على "عرض محتوى الرسالة" لعرض نص الرسالة المرسلة بالكامل. إذا كان هناك سجل بالفعل، يمكنك أن تطلب من المستأجر التحقق من علبة البريد الغير مرغوب فيه أو التحقق من صحة البريد الإلكتروني في معلومات المستأجر.

الخلاصة

إذا واصلت بالطريقة الحالية، فستعود الشهر المقبل لمراجعة التقويم ومقارنة تواريخ العقود واحدًا تلو الآخر وكتابة كل رسالة للمستأجرين والزملاء بنفسك. وبعد ضبط القواعد في RentPackage، لن تحتاج كل شهر إلى مراقبة المواعيد أو كتابة الإشعارات يدويًا: يرسلها النظام حسب تواريخ كل عقد، وكل ما أُرسل يمكن الرجوع إليه.

ابدأ بتفعيل القاعدة المدمجة [تذكير بالتجديد] في [قاعدة إشعار مخصصة] وشاهد كيف تعمل.

مقالات ذات صلة

• إدارة الموظفين في RentPackage: تعاون فريق الوسطاء ومديري العقارات حسب العقار والدور：حدّد العقارات التي يتابعها كل موظف حتى تصل إشعارات الموظفين إلى الأشخاص المناسبين.
• تأمين الإيجار في RentPackage: الملاك وشركات الإدارة بالوكالة يحفظون وثيقة التأمين مع عقد الإيجار ويتلقون تذكيرًا قبل انتهائها：أضف وثيقة التأمين إلى العقد حتى يتمكن [تاريخ انتهاء التأمين] من إطلاق تذكيرات التجديد.
• تقويم RentPackage: الملاك وشركات الإدارة بالوكالة يجدولون إشعارات انقطاع الكهرباء والمياه لتصل إلى المستأجرين تلقائيًا：للإعلانات العارضة مثل انقطاع الكهرباء أو أعمال الصيانة، جدولها للمستأجرين عبر التقويم.