RentPackage إضافة عقار للإدارة بالوكالة: من إنشاء العقار والمالك والرصيد الافتتاحي إلى التوقيع عبر الإنترنت، دفعة واحدة

لماذا تضيف العقارات التي تديرها إلى RentPackage

عند إدارة العقارات عبر Excel والعقود الورقية، تتوزع بيانات المالك وفترة التوكيل واتفاقات رسوم الإدارة على ملفات مختلفة. وعند الانتقال من نظام قديم، عليك إعادة إدخال الحسابات السابقة واحدًا تلو الآخر. وللتوقيع مع المالك، عليك طباعة العقد وتحديد موعد للقاء.

• المالك وفترة التوكيل ورسوم الإدارة تحت عقار واحد
  اختر المالك وفترة التوكيل وطريقة احتساب رسوم الإدارة عند إنشاء العقار، وعندما يوقّع المستأجر لاحقًا تُنشأ فترات فواتير رسوم الإدارة تلقائيًا وفق هذه الإعدادات.
• لا حاجة لإعادة إدخال الحسابات القديمة
  عند الانتقال من Excel أو نظام آخر، أدخل تاريخ الرصيد الافتتاحي ورصيد حساب أمانة المالك، وسيبدأ النظام الحساب من هذا المبلغ.
• وقّع مع المالك دون لقاء
  تُنقل البيانات التي أدخلتها سابقًا إلى عقد الإدارة تلقائيًا. أرسله إلى المالك عبر Email أو رابط ليوقّع إلكترونيًا، وبعد توقيع الجميع يُنشئ النظام ملف PDF للعقد تلقائيًا.

قبل البدء: اختر الدور بناءً على حالة العقار

انقر على إضافة عقار في الزاوية اليمنى العليا، سيطلب منك النظام اختيار واحد من أربعة بناءً على حالة العقار:

• المالك المدير ذاتياً: المنزل ملكه، يوقع العقود مع المستأجر بنفسه ويجمع الإيجار.
• الإدارة بالوكالة (خدمة إدارة شاملة): شركة الإدارة تساعد المالك في إدارة المنزل: التأجير، تحصيل الإيجار، الصيانة، وتحويل الأموال للمالك، وتوقع العقود مع المستأجرين باسم المالك وتتقاضى منه رسوم إدارة أو عمولة. المنزل لا يزال ملكاً للمالك.
• المؤجر من الباطن (تأجير شامل): تستأجر شركة الإدارة المنزل من المالك ثم تؤجره للمستأجرين، مما يجعلها تلعب دور المستأجر والمالك في نفس الوقت.
• التأجير بالوكالة فقط: التأجير بالوكالة يشمل فقط مساعدة المالك في العثور على مستأجر وتوقيع العقد، ولا يتضمن تحصيل الإيجار أو الصيانة أو المعاملات الأخرى، وغالباً ما يُتقاضى عنه عمولة وساطة أو رسوم تعريف فقط.

هذه المقالة توضح العملية الكاملة عند اختيار الإدارة بالوكالة: إنشاء العقار والغرف، اختيار المالك، الرصيد الافتتاحي وإعداد رسوم الإدارة، رفع البيانات، وإتمام التوقيع الإلكتروني مع المالك.

خطوات التشغيل

الخطوة 1: إدخال بيانات العقار والغرف

أدخل البيانات الأساسية لهذا العقار:

• عنوان العقار: العنوان الفعلي للعقار، سيتم إدراجه تلقائيًا في العقد لاحقاً.
• اسم العقار: اسم يسهل عليك التعرف عليه، مثل اسم المبنى أو اسم الشارع.
• اسم الوحدة السكنية والإيجار: كل وحدة إيجارية في صف: الغرفة، موقف السيارات، أو المحل التجاري يمكن أن تكون وحدة منفصلة. أدخل الاسم ومبلغ الإيجار، انقر على 'إضافة وحدة' للاستمرار في الإضافة.

الخطوة 2: اختر المالك وفترة التوكيل

• اختر المالك: اختر مالك هذا العقار من القائمة المنسدلة. إذا لم يكن المالك موجودًا في القائمة، يمكنك إضافة معلومات المالك مباشرة وإدخال رقم الحساب المصرفي لتحويل الأموال في المستقبل (يمكن تعديل الحساب لاحقًا في معلومات المالك).
• متابعة العقار: يتم تلقائيًا متابعة العقار من قبل الأعضاء الذين أنشأوا العقار، مما يمنحهم صلاحيات الإدارة، ويمكن تعديل الأعضاء المتابعين لاحقًا. الرمز في أعلى بطاقة العقار يعني متابعة العقار. انقر عليه لعرض الزملاء الذين يديرونه معك أو إضافتهم.
• فترة التوكيل: فترة الإدارة المتفق عليها مع المالك. اختر تاريخي البداية والنهاية، أو انقر على سنة واحدة أو سنتين أو 3 سنوات أو 5 سنوات للإدخال السريع.

الخطوة 3: إعداد الدفتر (الرصيد الافتتاحي ورسوم الإدارة)

مبلغ الرصيد الافتتاحي

إذا كنت تنتقل من Excel أو نظام آخر، قد يكون في حساب أمانة المالك رصيد لم يُدفع بعد. حوّل المفتاح إلى نعم، وأدخل تاريخ الرصيد الافتتاحي ورصيد حساب الأمانة في ذلك اليوم، سيقوم النظام بالاحتساب من المبلغ الصحيح، وبذلك يتواصل الحساب القديم والجديد بسلاسة دون الحاجة إلى تسجيل كل معاملة سابقة.

مثال: إذا كنت تستخدم Excel وكان هناك رصيد قدره 23,000 لم يُدفع بعد، أدخل هنا 23,000 وسيستخدم النظام هذا الرصيد كنقطة البداية للعمليات مع المالك. إذا بدأت إدارة جديدة وليس لديك حسابات سابقة، أبقِه مغلقًا.

رسوم الإدارة

اختر طريقة الفوترة بناءً على اتفاقك مع المالك، هناك ثلاثة أنواع:

• رسوم ثابتة: تحصيل مبلغ ثابت لكل دورة.
• النسبة المئوية: النسبة المئوية من الإيجار، مثل 10% من الإيجار.
• نسبة مئوية + رسوم ثابتة: استخدام النسبة المئوية والمبلغ الثابت معًا، أدخل النسبة والمبلغ الثابت في الحقول.

الخطوة الرابعة: الصور والمرفقات

• صور العقار: حمّل صور العقار (الحد الأقصى 5). عند تفعيل خيار إرفاق الصور والملاحظات بالعقد، سيتم تضمين هذه الصور تلقائيًا في عقد الإدارة كتسجيل لحالة العقار.
• ملاحظات: توضيحات إضافية (حد أقصى 1500 حرف)، ويمكن إرفاقها أيضًا مع العقد.
• ملفات العقار: حمّل المستندات ذات الصلة (حد أقصى 3)، مثل نسخة ممسوحة ضوئيًا من العقد الورقي السابق الموقع مع المالك، ليتم حفظها مركزيا تحت العقار.

توقيع عقد عبر الإنترنت مع المالك

بعد النقر على التالي، اختر طريقة توقيع العقد الإلكتروني. بعد توقيع الجميع، سينتج النظام تلقائيًا ملف PDF للعقد ويتم إرساله أو إتاحته للتنزيل. الخيارات الأربعة:

• المالك يوقّع عبر البريد الإلكتروني: يرسل النظام إشعار التوقيع إلى بريد المالك الإلكتروني، وبمجرد فتحه يمكنه التوقيع عبر الإنترنت.
• المالك يوقّع عبر الرابط: يتم إنشاء رابط للتوقيع بواسطة النظام، يمكنك نسخه وإرساله للمالك عبر LINE أو أي تطبيقات مراسلة أخرى.
• توقيع المالك في الموقع: استخدم عندما يكون المالك حاضرًا، وساعده في التوقيع مباشرة على جهازك.
• بدون توقيع عقد، إضافة عقار فقط: اختر هذا عندما تحتاج فقط إلى تسجيل معلومات العقد دون الحاجة إلى توقيع إلكتروني. يمكن حفظ نسخة العقد الورقي الموقعة مسبقًا كمرفق في الخطوة السابقة.

اختر نموذج العقد

اختر قالب عقد الإدارة من القائمة المنسدلة، أو اضغط على تحرير قالب العقد لتعديل البنود.

بعد اختيار القالب، تُملأ الحقول المقابلة في العقد تلقائيًا بالمعلومات التي أدخلتها في الخطوات السابقة: اسم المالك، العنوان، اسم العقار، التاريخ، حقول توقيع الطرفين وختم الشركة (تُرفع صورة الختم في بيانات المنظمة ضمن الإعدادات). لا حاجة لإعادة الكتابة.

التوقيع

عند دورك للتوقيع، يمكنك رسم توقيعك يدويًا، أو رفع صورة توقيع، أو اختيار توقيع محفوظ سابقًا. تأكد من قراءة العقد والموافقة على التوقيع، ثم اضغط لإضافة التوقيع إلى العقد.

بعد التحقق من العقد، اضغط لإرساله إلى المالك. بعد توقيع المالك، سيقوم النظام بإنتاج ملف PDF كامل للعقد للطرفين.

ماذا سترى بعد الانتهاء؟

عُد إلى صفحة إدارة العقارات، سيظهر العقار الذي أنشأته حديثًا في القائمة على اليسار، مع اسم المالك على البطاقة وقائمة بالوحدات وإيجار كل منها، وتظهر حالتها شاغرة.

يمكنك القيام بأمرين: اضغط على إضافة عقد في الوحدة لبدء ترتيب انتقال المستأجر، أو اضغط على إضافة وحدة سكنية جديدة لإضافة الغرف التي لم تُنشأ بعد.

عرض/تعديل عقد المالك

عقد المالك الموقّع عند إضافة الممتلكات يمكن عرضه وتعديله لاحقًا: اضغط على عقود من قائمة اليسار، اختر عقد المالك وابحث عنه في علامة تبويب مالك الإدارة، ثم اختر عرض عقد المالك من القائمة المزيد على اليمين.

بعد فتحه، يمكنك تعديل تاريخي بداية ونهاية التفويض مباشرةً وإضافة ملاحظات العقد. يعرض سجل الإيجار فترة التفويض ورسوم الإدارة وتاريخ التوقيع، ومن قائمة الوظائف على يمين كل بند يمكنك عرض حالة العقد أو فتح مستند العقد أو حذف ذلك العقد. ويمكنك رفع الملفات ذات الصلة في قسم مستند العقد لحفظها مع هذا التفويض.

تعديل رسوم الإدارة: معدل العقار الافتراضي والحدود العليا والدنيا

لتعديل رسوم الإدارة لهذا العقار، انقر على أيقونة التحرير بجانب اسم العقار في قائمة العقارات لفتح نافذة تحرير العقار، وتنقل إلى منطقة إعداد رسوم الإدارة: يمكنك تغيير وضعية التسعير (رسوم ثابتة، نسبة مئوية، نسبة مئوية ورسوم ثابتة)، تعديل النسبة أو المبلغ وتحديد الحد الأدنى والأقصى لرسوم الإدارة لكل فترة. مثلا، أخذ نسبة 10% من الإيجار، لكن الاتفاق على حد أدنى لكل فترة 400 وحد أقصى 20,000، يمكنك إدخالها في حقول الحدود العليا والدنيا.

الأسئلة الشائعة

لدي عقاري الخاص وأدير عقارًا لأحد الأشخاص، هل أحتاج لفتح حسابين؟

لا، حساب واحد يمكن أن يحتوي على عقارات بأربعة أدوار مختلفة. في كل مرة تضيف فيها عقارًا، اختر الدور بناءً على حالة العقار. اختر 'المالك المدير ذاتياً' لعقارك الخاص، و'الإدارة بالوكالة' للعقار الذي تديره لغيرك، و'المؤجر من الباطن' للعقارات المستأجرة والمعاد تأجيرها، و'التأجير بالوكالة فقط' إذا كنت تساعد فقط في إيجاد مستأجر. يمكنك إدارة كل ذلك بحساب واحد.

ما هو الرصيد الافتتاحي؟ هل يجب تعبئته؟

الرصيد الافتتاحي مخصص للمستخدمين المنتقلين من Excel أو أنظمة أخرى: إذا كان في حساب أمانة المالك رصيد لم يُدفع بعد، املأ تاريخ الرصيد الافتتاحي والمبلغ وسيبدأ النظام الحساب من الرصيد الصحيح. إذا كنت تبدأ الإدارة من جديد بدون أي أرصدة سابقة، فأبقِ الخيار مغلقًا، فتعبئته ليست إلزامية.

هل يجب إنشاء جميع الوحدات السكنية دفعة واحدة؟

لا. يمكنك إنشاء جزء منها أولاً، ويمكنك إضافة الوحدات السكنية لاحقًا بالنقر على بطاقة العقار لإضافة الوحدات. الغرف، مواقف السيارات، والمتاجر يمكن أن تكون وحدات مستقلة.

هل يجب توقيع العقد عبر الإنترنت مع المالك؟

لا. الخيار الأخير لطريقة التوقيع هو عدم توقيع العقد وإضافة العقار فقط، وهو مناسب إذا كان العقد الورقي قد وُقّع. يمكن مسح العقد الورقي ضوئيًا ورفعه إلى ملفات العقار دون أن تتأثر وظائف الإدارة.

ما الفرق في اختيار من يوقع أولاً؟

عند اختيار أن يوقع المالك أولاً ثم أنا، يضيف هذا خطوة أمان: إذا استدعى العقد التعديل بعد توقيع المالك، يمكن إعادته لإعادة التوقيع دون الحاجة إلى إنشاء عقد جديد. إذا كنت متأكداً من عدم الحاجة لتعديل البنود، فإن توقيعي أولاً يكون أسرع.

الخلاصة

إذا استمررت بالطريقة الحالية، فعند استلام عقار جديد للإدارة ستسجّل بيانات المالك واتفاقات رسوم الإدارة في ملفات منفصلة، ثم تطبع العقد وتلتقي بالمالك للتوقيع. بعد إنشاء العقار في RentPackage، يصبح المالك وفترة التوكيل ورسوم الإدارة والعقد كلها تحت عقار واحد، وتُنشأ فترات فواتير رسوم الإدارة تلقائيًا عند توقيع المستأجر.

اختر عقارًا واحدًا تديره حاليًا، وأنشئه واختر مالكه، وجرّب بنفسك.

مقالات ذات صلة

• RentPackage إضافة عقد: اضبط مدة الإيجار والضمان والمرافق دفعة واحدة، وتُنشأ فترات الفوترة تلقائيًا：بعد إنشاء العقار، اضغط على «إضافة عقد» في الوحدة لترتيب انتقال المستأجر.
• الصرف للمالك في RentPackage: شركة الإدارة بالوكالة تخصم رسوم الإدارة ثم تحوّل الباقي للمالك، مع فصل الضمان دون خلط الحسابات：رصيد حساب الأمانة الذي تدخله عند إعداد الرصيد الافتتاحي هو مبلغ البداية لصرف مستحقات المالك لاحقًا.
• إدارة الموظفين في RentPackage: تعاون فريق الوسطاء ومديري العقارات حسب العقار والدور：عند إضافة موظف، يمكنك تحديد العقارات التي يتولاها كل موظف.