RentPackage إضافة عقد: اضبط مدة الإيجار والضمان والمرافق دفعة واحدة، وتُنشأ فترات الفوترة تلقائيًا

لماذا تستخدم إضافة عقد في RentPackage

عندما ينتقل مستأجر، ترتّب الفواتير في Excel وتعدّل العقد في Word، ثم تُصدر بنفسك كل شهر فواتير الإيجار والضمان والمرافق. وإذا نسيت تجديد العقد عند انتهائه توقفت الفواتير أيضًا، وفي العقارات المُدارة يجب حساب رسوم الإدارة والعمولة بشكل منفصل.

• إعداد واحد، وفترات فوترة لكامل مدة الإيجار
  اضبط مدة الإيجار ودورة الدفع والضمان ورسوم المرافق مرة واحدة، فينشئ النظام جميع فترات فوترة المستأجر، وتستمر كل فترة تلقائيًا بعد الأخرى.
• إرسال تذكيرات التجديد وإشعارات الدفع تلقائيًا
  حدّد تاريخ إشعار التجديد، وعند حلوله يرسل النظام Email إلى الأعضاء المهتمين بالعقار. وعند تفعيل إشعارات الدفع، يرسلها النظام إلى المستأجر قبل تاريخ الاستحقاق للتحصيل.
• رسوم الإدارة والعمولة تُعالَج مع الإيجار
  في وضع إدارة العقارات، تُنشأ فترات فوترة رسوم الإدارة والعمولة تلقائيًا. وعند وضع الإيجار كمستلم، تُوضع رسوم الإدارة وعمولة المالك لتلك الفترة كمستلمة أيضًا.

ماذا يمكن أن يقدم لك هذا الإجراء؟

عند انتقال المستأجر، انقر على "إضافة عقد" على الوحدة السكنية، سيكتمل كل الإعدادات في خطوة: بيانات المستأجر، نوع وفترة الإيجار، دورة الدفع والتذكيرات، الضمان، والمرافق، والمدفوعات المسبقة. النظام ينتج جميع فترات فوترة المستأجر تلقائياً، دون الحاجة لإدخال يدوي.

في وضع الإدارة، تضاف خطوة أخرى لجدول حسابات المالك: العمولة ورسوم الإدارة تُنتج تلقائياً وفقاً للإعدادات، وعند استلام الإيجار يُخصم تلقائياً. يمكن متابعة توقيع العقد مع المستأجر عبر الإنترنت، تُضاف بيانات العقد تلقائياً حتى إرسال العقد.

خطوات التنفيذ

الخطوة الأولى: اختر الغرفة وأدخل معلومات المستأجر

اعثر على الوحدة السكنية التي ترغب في استئجارها في قائمة العقارات على اليسار، انقر على القائمة الإضافية للغرفة (رمز ثلاث نقاط)، واختر انتقال/توقيع.

يتم تلقائيًا إدخال عنوان العقار، أدخل اسم المستأجر والبريد الإلكتروني. إذا كان هناك أطراف إضافية للتوقيع (مثل الكفيل)، انقر على إضافة أطراف إضافية. إذا لم يكن هناك، يمكنك التجاوز.

الخطوة الثانية: إعداد شروط الإيجار

نوع العقد (اختر واحداً من ثلاثة)

• فترة إيجار ثابتة: عقد إيجار عادي بتواريخ بداية ونهاية محددة بشكل واضح. يمكن اختيار تواريخ البداية والنهاية يدويًا، أو النقر لإدخال مدة سنة أو سنتين بسرعة.
• إيجار شهري: فترة الإيجار مرنة بدون نقطة نهاية، حيث يستمر النظام في توليد الفواتير القادمة بناءً على دورة دفع العقد الأصلي، ويمكن للطرفين الإنهاء بإشعار مسبق.
• عقد إيجار ثابت يتحول إلى شهري (مُوصى به): لا حاجة لإعادة التوقيع بعد انتهاء العقد، يُجدد تلقائيًا. مناسب لوضع توقُّع تمديد المستأجر للإقامة، تجنب الفواتير الفائتة بسبب النسيان.

إشعارات الإيجار والتجديد

حدد تاريخ بداية ونهاية عقد الإيجار، ثم حدد تاريخ إشعار التجديد (مثلًا، قبل 30 يومًا من الانتهاء): سيرسل النظام بريدًا إلكترونيًا للأعضاء المهتمين بالعقار للاستعداد للتجديد أو التأجير مرة أخرى دون فترة فراغ غير متوقعة.

دورة الدفع وتاريخ الاستحقاق للتحصيل

ثمانية ترددات للدفع: أسبوعيًا، كل أسبوعين، شهريًا، كل شهرين، ربع سنوي، كل أربعة أشهر، نصف سنوي، سنوي. النظام يُنشئ فترات الفوترة المناسبة.

قواعد تاريخ الاستحقاق للتحصيل: إما يوم معين في الشهر (مثل أول يوم من الشهر) أو عدد أيام قبل بداية فترة الفوترة. هذا التاريخ هو الأساس للتذكير والتأخر.

بريد إلكتروني لتذكير بالدفع

يمكن اختيار إرسال إشعارات دفع للمستأجر، وتحديد عدد الأيام مسبقاً للإرسال (مثل 5 أيام قبل تاريخ الاستحقاق للتحصيل). لن يُرسل الإشعار حتى الانتهاء من قراءة العداد، ثم يُرسل تلقائيًا؛ النظام يرسل تذكير قراءة العداد 5 أيام قبل الإشعار لضمان القراءة قبل إرسال الإشعار.

الخطوة 3: الإيجار، الضمان، ومصاريف الخدمات

الإيجار والضمان

أدخل مبلغ الإيجار والمبلغ الضريبي اختياري (يمكن إدخال مبلغ ثابت أو نسبة مئوية، مثل 500 أو 5%). اختر عدد أشهر الضمان (انقر شهر، شهران للإدخال السريع)، يمكنك إضافة أكثر من إدخال؛ غرامة فسخ العقد المبكر اختيارية.

جهة حفظ الضمان خياران: اختر شركة الإدارة لتسجيل الضمان في حساب الشركة؛ اختر المالك، وسيقوم النظام تلقائيًا بتسجيل الضمان في حساب الأمانة الخاص بالمالك. حساب الأمانة هو حساب افتراضي ينشئه النظام لكل مالك، يتم تسجيل الأموال المستلمة نيابة عن المالك فيه، يمكن اعتبارها كحساب مصرفي للمالك.

نفقات دورية للمرافق.

التكاليف الدورية بخلاف الإيجار (كهرباء، موقف سيارات، إنترنت، إلخ) يُضبط مرة واحدة هنا، وتُنشأ تلقائيًا في كل دورة. ثلاث طرق للفوترة:

• رسوم ثابتة: إنشاء تلقائي لمبلغ ثابت في كل دورة، مثل فاتورة المياه الشهرية بقيمة 100 وحدة، رسوم المصعد، رسوم الإنترنت.
• الفوترة حسب العداد: اضبط السعر الفردي (مثلًا لكل وحدة 5 وحدات) والقراءة الأولية (اختياري، يمكن إضافتها لاحقًا)، أدخل القراءة الأولية والنهائية لكل دورة، ويحسب النظام المبلغ المستحق حسب الاستهلاك.
• الإدخال اليدوي: أدخل المبلغ المستلم من الفاتورة فعليًا لكل دورة، مثل فاتورة الغاز الشهرية؛ عندما يكون هناك العديد من المستأجرين، يمكن توزيع التكلفة بالتساوي أو بنسبة، لحساب المبالغ المستحقة عليهم.

يحدد المفتاح في أعلى مربع الحوار فترة الفوترة التي تتبعها هذه النفقات، أو كيفية جمع مصاريف المرافق: إذا كان 'نعم'، تضاف النفقات إلى فترة فوترة الإيجار (وفقًا لدورة عقد الإيجار) وتُحصّل بنفس الفاتورة مع الإيجار؛ إذا كان 'لا'، ينشئ النظام فترة فوترة مرافق مستقلة (مختلفة عن دورة الإيجار)، تُحصّل وفقًا للدورة التي تضبطها، منفصلة عن الإيجار.

دفعة مقدمة (اختياري)

إذا كنت لا ترغب في دفع فواتير الماء والكهرباء مقدماً لكل فترة، يمكنك تفعيل الدفعة المقدمة: اختر البند وحدد المبلغ المقدم لكل فترة (مثلاً استلام مقدماً 500 جنيه للكهرباء شهرياً)، يتم خصم التكلفة الفعلية تدريجياً من الدفعة المقدمة، وتتم التسوية خلال الوقت المتفق عليه. هذا المبلغ على الحساب يعتبر من خصوم المال في السجلات، ويصبح إيراداً عند الخصم. يتم تسوية المبلغ المتبقي عند الخروج. إذا لم تكن بحاجة لذلك، اتركه مغلقاً.

إنشاء دورية المستأجر

انقر فوق إنشاء فترة فوترة المستأجر، وستتحول الإعدادات إلى معاينة الفاتورة الكاملة: فترة فوترة الضمان (يمكن تحديدها كمستلمة)، فترة فوترة الإيجار لكل فترة مع إضافة بنود الماء والكهرباء. يمكن من خلال المعاينة أيضاً تعديل تاريخ الاستحقاق للتحصيل لكل فترة، حذف بنود نفقات فردية، دمج الفاتورة مع التالية، أو إضافة دفعة واحدة.

الخطوة الرابعة: دورية المالك (العمولة ورسوم الإدارة)

العمولة

رسوم التوجيه من كلا الطرفين بعد تأجير العقار: العمولة من المالك (تحديد شهر سريع الإدخال)، وعمولة من المستأجر (تحديد نصف شهر أو شهر سريع الإدخال)، يمكن إدخال المبلغ يدوياً.

رسوم الإدارة

تفعيل أو عدم تفعيل توليد رسوم إدارة الوكالة، يقوم النظام بحساب المبلغ الفعلي لكل فترة بناءً على نموذج رسوم الإدارة المحدد للعقار (مثلا، إيجار 15,000 جنيه، رسوم إدارة 10%، ينتج 1,500 جنيه). يمكن تعديل المبلغ والنسبة بالنقر. تأكيد وإنتاج دورية المالك.

بعد الإنشاء، يمكنك رؤية القائمة الكاملة لدورات حساب المالك، يمكن تعديل كل دورة إدارة بالنقر على رمز القلم.

الخطوة الخامسة: فحص الحالة والمرفقات

سجل حالة العقار بوضوح قبل الانتقال، ليكون لديك دليل عند الخروج:

• صور الغرف والعقار، ملاحظات: قم برفع صور العقار (بحد أقصى 5) وصور الغرف (بحد أقصى 10)، واملأ الملاحظات. عند تفعيل تبديل إضافة الصور والملاحظات للعقد، سيتم إلحاقها مباشرة بعقد الإيجار كدليل على حالة العقار.
• قائمة العناصر المؤجرة: بعد تفعيل تبديل إضافة للعقد، اختر الكميات لكل عنصر: أثاث (إطار السرير، خزانة الملابس، المكتب، إلخ)، أجهزة (مكيف الهواء، غسالة، ثلاجة، إلخ)، مفاتيح (الباب الرئيسي، باب الغرفة، جهاز التحكم)، ويمكن إضافة عناصر غير مدرجة في القائمة. يُتحقق من كل العناصر عند التسليم، وتُسجل أي نقص.
• معلومات شركة التأمين: إذا كان عقد الإيجار هذا مُؤَمّن على الإيجار، فعِّل التبديل إلى نعم، وأدخل فترة الانتظار، شركة التأمين، تاريخ البدء والانتهاء للوثيقة، المبلغ المؤمن عليه، ومدة الضمان. يمكن مراجعة حالة الضمان مع العقد لاحقًا. لمزيد من التفاصيل حول كيفية الملء، انظر: وصف وظيفة تأمين الإيجار

التوقيع الإلكتروني مع المستأجر

بعد النقر لتعديل العقد، اختر طريقة توقيع العقد الإلكتروني. بعد اكتمال التوقيع من الجميع، يُنشئ النظام تلقائيًا ملف PDF للعقد للإرسال أو التنزيل. أربعة خيارات:

• المستأجر يوقع عبر البريد الإلكتروني: يرسل النظام إشعار التوقيع إلى بريد المستأجر، والذي يمكنه التوقيع إلكترونيًا عند النقر على الرابط.
• المستأجر يوقع عبر الرابط: يُنشئ النظام رابط توقيع، ويمكن نسخه وإرساله إلى المستأجر عبر تطبيقات المراسلة.
• المستأجر يوقع محليًا: استخدم عندما يكون المستأجر حاضرًا، لمساعدته في التوقيع على جهازك مباشرة.
• لا توقيع، سجل بيانات الانتقال فقط: اختر هذا الخيار لتسجيل معلومات العقد فقط دون التوقيع الإلكتروني، مثلًا عند وجود عقد ورقي موقع مسبقًا.

اختر نموذج العقد

اختر نموذجًا من القائمة المنسدلة: النموذج الافتراضي للنظام أو نموذجك المخصص (مثل عقود قصيرة المدى، طويلة المدى، للنزلاء الأجانب)، يمكنك أيضًا إنشاء نموذج جديد أو النقر لتعديل نموذج العقد وتحديث البنود.

بعد اختيار النموذج، سيتم ملء حقول المتغيرات في العقد تلقائيًا بالمعلومات التي أدخلتها في الخطوات السابقة: اسم المستأجر والمالك، العنوان، الغرفة، توقيع وتاريخ التوقيع، دون الحاجة لإعادة الإدخال؛ بينما يُترك للمستأجر إدخال بياناته الشخصية عند التوقيع.

عند وصول دورك للتوقيع، يمكنك الرسم يدويًا، رفع صورة التوقيع أو اختيار توقيع محفوظ سابقًا. قبل التوقيع تأكد من مراجعة العقد والموافقة على التوقيع طوعيًا، ثم اضغط لإضافة التوقيع إلى العقد.

بعد التأكد من دقة المعاينة، اضغط لإرسال العقد للمستأجر. بعد إتمام التوقيع، يُنشئ النظام تلقائيًا ملف PDF كامل للعقد يحتفظ به الطرفان.

عند الانتهاء: الفواتير الدورية ستُنشأ تلقائيًا، لا حاجة للإدخال مرة أخرى

بعد الانتقال، انتقل إلى واجهة دورات الفواتير للمستأجر في إدارة العقارات، حيث يمكنك رؤية جميع الدورات التي أنشأها النظام تلقائيًا لهذا المستأجر: دورة الإيجار (حسب فترة العقد، بما في ذلك المياه والكهرباء المدمجة)، ودورة المياه والكهرباء (غير المتزامنة مع دورة الإيجار). بعد ذلك، سيتم إنشاء كل دورة تلقائيًا دون الحاجة إلى إدخال يدوي. الأمور المعتمدة على قراءة العداد سيتم تعليمها كمقروءة قبل القراءة، وعند الانتهاء من القراءة سيتم إضافة المبلغ تلقائيًا إلى الفاتورة الخاصة بتلك الدورة.

بالانتقال إلى تبويب حسابات شركة الوساطة، يمكنك رؤية فترات فوترة رسوم الإدارة الدورية التي تم إنشاؤها بنفس الوقت لهذا العقد. تم تحديد المبلغ وتاريخ الاستحقاق للتحصيل لكل فترة، وسيتم إنشاء كل فترة تالية تلقائيًا دون الحاجة إلى إدخال يدوي، ما عليك سوى انتظار التحصيل والمطابقة.

عرض/تعديل العقد: يمكنك تعديل الإيجار، فترة الدفع، الضمان، والدورات الدورية في أي وقت

بعد إتمام العقد، إذا أردت تعديل الإيجار، فترة الدفع، الضمان، أو الدورات الدورية، انقر على القائمة المزيد الخاصة بالوحدة السكنية (أيقونة ثلاث نقاط)، واختر عرض العقد. يمكنك تعديل شروط الإيجار، فترة الدفع، الضمان، ومصاريف المياه والكهرباء الدورية على هذا الواجهة مباشرة دون الحاجة لإعادة إنشاء العقد. يرجى ملاحظة: العقود الإلكترونية التي لم تُوقع بعد ستُقفل موقتًا عن التعديل، وينبغي إتمام التوقيع قبل التعديل.

الأسئلة الشائعة

كيف تختار بين أنواع العقود الثلاثة؟

إذا كان هناك تاريخ بداية ونهاية واضح، ويُعاد التعامل بعد الانتهاء، اختر عقد الإيجار الثابت. إذا كان الإيجار غير محدد، ويمكن إنهاؤه في أي وقت بإشعار مسبق، اختر عقد شهري. إذا توقعت أن المستأجر سيبقى بعد انتهاء العقد، اختر الإيجار الثابت الذي يتحول إلى عقد شهري بعد انتهائه (موصى به من قبل النظام): لن تحتاج إلى إعادة توقيع عند الانتهاء، الفواتير ستتكمل تلقائيًا ولن يكون هناك فاتورة مفقودة.

هل يجب إدخال بريد المستأجر الإلكتروني؟

ننصح بشدة بإدخاله. بعدم إدخاله، لن يرسل النظام إشعارات دفع الإيجار ولن يتم إرسال إشعارات التوقيع الإلكتروني. إذا لم يكن هناك بريد إلكتروني، يمكن استخدام الرابط أو التوقيع على الفور.

من يحتفظ بالضمان، الشركة المديرة أم المالك؟ وما الفرق؟

الفرق يكمن في حساب من تُسجل الأموال. إذا اخترت المالك، سيقوم النظام بتسجيل الضمان في حساب الأمانة الخاص بالمالك (حساب افتراضي لكل مالك تُسجل به الأموال المستلمة)، وتُسوى عند صرف مستحقات المالك. إذا اخترت الشركة المديرة، تُسجل في حساب الشركة. اختر بناءً على عقدك مع المالك.

ما هي الدفعات المستلمة مسبقًا؟ هل هي مثل الضمان؟

ليست نفسها. الضمان هو كفالة لتنفيذ العقد ويُعاد المبلغ كاملًا عند الإخلاء. الدفعات المستلمة مسبقًا هي مبالغ تستلم مقدماً تُخصم مع المصاريف الفعلية، مثل رسوم الكهرباء الشهرية. تُسهل هذه الطريقة على المالك تجنب الدفع مقدمًا والتسوية الشهرية، وتُعاد المبالغ المتبقية عند الإخلاء. كلاهما يمثل ديونًا على الحساب، وليس دخلاً.

هل يمكن تعديل فترة الفوترة بعد إنشائها؟

نعم. الشاشة عند الإنشاء مجرد معاينة وتتيح لك تعديل تاريخ الاستحقاق للتحصيل، حذف رسوم فردية، دمج مع الفاتورة القادمة، أو إضافة دفعة جديدة؛ بعد إنشاء فترة الفوترة، يمكنك تعديلها من خلال الوحدة في إدارة العقارات بصفحة فترة فوترة المستأجر.

متى يتم وضع العمولات ورسوم الإدارة للمالك كمستلمة؟

تتبع الإيجار. عندما تُوضع فترة فوترة الإيجار كمستلمة، يقوم النظام تلقائيًا بتسوية مقابل رسوم إدارة العقار وعمولة المالك للفترة كمستلمة، دون الحاجة للتحقق اليدوي لكل منها.

هل يجب التوقيع الإلكتروني على العقود؟

لا. الخيار الأخير لطريقة التوقيع هو عدم التوقيع، بمجرد تسجيل بيانات الانتقال، يناسب الحالات التي تم فيها توقيع العقد الورقي بالفعل. لا تتأثر فترات الفوترة ووظائف الإدارة.

الخلاصة

إذا استمررت بالطريقة الحالية، فعند انتقال المستأجر التالي ستعود لترتيب الفواتير وتعديل العقد بنفسك، ثم إصدار فواتير الإيجار والمرافق واحدة تلو الأخرى كل شهر. بعد إضافة العقد في RentPackage، تُنشأ فترات الفوترة لكامل مدة الإيجار تلقائيًا، وتُرسَل تذكيرات التجديد وإشعارات الدفع من تلقاء نفسها، ويمكن إتمام التوقيع عبر الإنترنت.

اختر غرفة واحدة سينتقل إليها مستأجر هذا الشهر، وأضف عقدًا وأنشئ فترات فوترة المستأجر لتجربة ذلك.

مقالات ذات صلة

• RentPackage فترة فوترة المستأجر: تسوية الدفعات، الدفع الجزئي، قراءة العدادات والضمان. جميع مهام تحصيل الإيجار اليومية هنا.：بعد إنشاء فترات الفوترة، تتم مطابقة المدفوعات اليومية وقراءة العدادات كلها في هذه الصفحة.
• RentPackage إضافة عقار للإدارة بالوكالة: من إنشاء العقار والمالك والرصيد الافتتاحي إلى التوقيع عبر الإنترنت، دفعة واحدة：أنشئ العقار والوحدات أولًا، ثم يمكنك إضافة عقد على الغرفة.
• قوالب العقود في RentPackage: يكتب الملاك وشركات الإدارة بالوكالة عقد الإيجار مرة واحدة، وتُدرج بيانات المستأجر والإيجار تلقائيًا عند التوقيع：اضبط نماذج العقود أولًا، وستُملأ البيانات التي أدخلتها تلقائيًا عند التوقيع.