برنامج إدارة الإيجارات RentPackage: الملاك وشركات إدارة العقارات يتركون للنظام توقيع العقود والفوترة وتذكيرات الدفع والصيانة وتسوية الإخلاء
محتويات المقال
إدارة الإيجارات ليست عملًا يُنجز مرة واحدة وينتهي: كل شهر عليك أن تحسب الإيجار من جديد، وتسجل من جديد من لم يدفع بعد، وتتابع من جديد المستأجرين المتأخرين. وكلما زاد عدد العقارات زادت هذه الأعمال المتكررة. يتولى RentPackage عنك أعمال الإيجار الشهرية المتكررة، فلا تحتاج بعد الآن إلى الحساب والتسجيل والمتابعة بنفسك.
أصعب ما في إدارة الإيجارات أنه لا يوجد وقت لانتهاء الدوام
يتواصل معك المستأجرون في أي وقت: طلب صيانة في منتصف الليل، أو شكوى من إزعاج الجيران، أو إبلاغ بأنهم سيغادرون الشهر القادم. الموظفون لا يستطيعون معاينة العقارات إلا في عطلة نهاية الأسبوع، لذا فإن أكثر أوقات الملاك والوسطاء ازدحامًا هي العطلات. والأمور لا تختار توقيتها بل تتراكم: أثناء عرض شقة على عميل تصلك في الوقت نفسه رسائل عن الصيانة والإيجار المتأخر وملاك يسألون عن أموالهم.
وكل شهر يجب إعادة الحسابات نفسها: كم إيجار هذه الفترة، وكيف تُحسب فواتير الماء والكهرباء، ومن لم يدفع بعد، وحتى أي تاريخ تُحسب هذه الوحدة. وإذا كان كل ذلك في الذاكرة وفي Excel، فإن نسيانًا واحدًا يتحول إلى شكوى أو إلى مال لم يُحصَّل.
Excel يحفظ البيانات، لكنه لا يتذكر الخطوة التالية
يمكن لـ Excel أن يحفظ المستأجرين والإيجارات ومدد العقود، لكن ما يجب فعله بعد ذلك يبقى قرارك: أي فترة يجب إصدار فاتورتها، وأي الوحدات تحتاج إلى متابعتك اليوم، ومتى يجب إشعار المستأجر. أما RentPackage فيقوم بذلك عنك وفقًا للعقد:
- نحسب عنك
بمجرد حفظ العقد تُنشأ فترات الإيجار تلقائيًا، وعند إدخال قراءة العداد لهذه الفترة تُحسب فواتير الماء والكهرباء. - نسجل عنك
افتح صفحة العقارات لترى عدد المتأخرات، والإيجارات المستحقة قريبًا، والعدادات التي لم تُقرأ، وطلبات الصيانة المعلقة، فتعرف فورًا ما الذي عليك فعله الآن. - نتابع عنك
يرسل النظام تذكيرات الدفع وإشعارات التأخير، ويمكن أيضًا إرسال إشعارات انتهاء العقد وزيادة الإيجار تلقائيًا باستخدام قواعد الإشعارات المخصصة.
العمل اليدوي vs RentPackage: مقارنة المهام الشهرية
للمهام نفسها، هذا هو الفرق بين العمل اليدوي وتركها لـ RentPackage:
| البند | الطريقة اليدوية | مع RentPackage |
|---|---|---|
| عملية التوقيع | تحديد موعد، التنقل، شرح العقد، التوقيع، المسح والأرشفة | عقود إلكترونية تُوقّع عبر الإنترنت، ويُحفظ العقد الموقّع في النظام |
| إصدار الفواتير، قراءة العدادات، إرسال الفواتير | إصدار يدوي للفواتير، قراءة العدادات، حساب المبلغ، إرسال الإشعارات | فترات فوترة تُنشأ من العقد، والماء والكهرباء يُحسبان من القراءات، وإشعارات الدفع تُرسل |
| تذكير الإيجار وتسجيل المدفوعات | الاتصال الفردي، تأكيد المدفوعات، تسجيل يدوي | تذكيرات الدفع وتنبيهات التأخر تُرسل تلقائيًا؛ ووضع كمستلم يحفظ سجل الدفع |
| الاتصال بخصوص الإصلاحات والتنسيق | تلقي المكالمات، البحث عن فني، التنسيق والمتابعة | طلبات صيانة بمسؤول ومورد معيّنين، مع إشعار بالبريد الإلكتروني ومتابعة حسب الحالة |
| تسوية الحسابات بين المستأجر والمالك | مراجعة الحسابات يدوياً، إنشاء تقارير، تحويل الأموال، تسوية الودائع | تسوية الإخلاء تحسب الدفع الإضافي أو الاسترداد، وصرف مستحقات المالك يحسب المبلغ القابل للصرف، والتقارير المالية تُنشأ تلقائيًا |
الملاك: عندما يسألك أحد، تكون المعلومات بين يديك
إذا سُئلت عن التأمين أو مدة الإيجار وأنت خارج المنزل في عطلة نهاية الأسبوع، فلا داعي للعودة والبحث في Excel أو العقود الورقية. افتح RentPackage على هاتفك لتجد العقد وفترات الإيجار دون الحاجة إلى تثبيت أي تطبيق. يبلّغ المستأجر عن العطل من هاتفه، وتحدد أنت موعد الصيانة في التقويم، فيُشعر النظام الفني وكل المعنيين. الأمر أشبه بوجود مدير عقارات افتراضي مستعد على مدار 24 ساعة.
الوسطاء وشركات إدارة العقارات: من المسؤول عن كل وحدة وما الذي يمكنه فعله، كل ذلك واضح
استخدم متابعة العقار لتوزيع العقارات على الموظفين، واستخدم الأدوار لتحديد من يحق له تحصيل الإيجار وتوقيع العقود وإجراءات الإخلاء. لا يرى كل موظف إلا العقارات التي يتولى مسؤوليتها. وعندما يكون أحدهم في إجازة، يرى الزميل الذي يتولى العمل مكانه سير الأمور، فلا يبقى المستأجر دون من يجيبه.
لا حاجة لإعداد تقارير منفصلة للاجتماعات، افتحوا RentPackage معًا: المتأخرات والإيجارات المستحقة قريبًا وطلبات الصيانة المعلقة، والجميع ينظر إلى الشاشة نفسها. البيانات موجودة في النظام أصلًا، فلا داعي لترتيب ملفات Excel قبل الاجتماع.
مهما كبرت الشركة، فروع متعددة في نظام واحد
يمكنك بحساب واحد فتح عدة فروع، وإدارة عقارات في دول مختلفة ضمن النظام نفسه. ويدعم الحساب الواحد أربعة أنواع من أعمال التأجير: المالك الذي يدير عقاره بنفسه، وإدارة العقارات نيابة عن الملاك، والتأجير من الباطن، والوساطة في التأجير فقط. وإذا كنت موظفًا في مكتب وساطة خلال الأسبوع ومالكًا تؤجر عقارك في العطلة، فلا حاجة لتغيير الحساب.
ملخص
إذا واصلت كما تعمل الآن، فستصدر الشهر المقبل كل فاتورة من جديد، وتذكّر كل مستأجر على حدة، وتحسب المرافق وحسابات الملاك يدويًا. وبعد إدخال عقودك في RentPackage، يتولى النظام فترات الفوترة وإشعارات الدفع والحسابات، ولا يبقى عليك كل شهر سوى تأكيد المدفوعات ومعالجة الاستثناءات.
ابدأ بعقار واحد مؤجَّر حاليًا: أدخل عقده في RentPackage وشاهد فترات الفوترة التي ينشئها النظام لك.
جرّب RentPackage مجانًامقالات ذات صلة
- العقود الإلكترونية في RentPackage: الملاك والوسطاء العقاريون يوقّعون عقود الإيجار وعقود تعيين المالك عبر الإنترنت دون مواعيد：توقيع عقود الإيجار وعقود الملاك عبر الإنترنت دون تحديد موعد للقاء.
- RentPackage فترة فوترة المستأجر: تسوية الدفعات، الدفع الجزئي، قراءة العدادات والضمان. جميع مهام تحصيل الإيجار اليومية هنا.：كيفية التعامل في صفحة فترات الفوترة مع تحصيل الإيجار اليومي والدفعات الجزئية وقراءة العدادات والضمان.
- الصرف للمالك في RentPackage: شركة الإدارة بالوكالة تخصم رسوم الإدارة ثم تحوّل الباقي للمالك، مع فصل الضمان دون خلط الحسابات：كيف تحوّل شركة إدارة العقارات الإيجار إلى المالك بعد خصم رسوم الإدارة.
- إدارة الموظفين في RentPackage: تعاون فريق الوسطاء ومديري العقارات حسب العقار والدور：وزّع العمل باستخدام متابعة العقار والأدوار، ليتولى كل شخص مسؤولية عقاراته.