Ako používať kalendár na naplánovanie upozornení pre nájomcov: príklad naplánovania upozornenia na výpadok elektriny

Čo je kalendár?

Predstavte si, že vás energetická spoločnosť informuje, že o 15 dní bude odpojená elektrina z dôvodu údržby. V čase prijatia upozornenia ste zaneprázdnení a o 15 dní môžete zabudnúť na upozornenie nájomcov. Pomocou kalendára môžete hneď po obdržaní správy vytvoriť záznam, nastaviť dátum a systém automaticky upozorní nájomcov. Nemusíte si to pamätať a ani jednotlivo telefonovať alebo správy zasielať. Tento spôsob platí aj pre odstávky vody, protipožiarne kontroly, kontrolu pri vysťahovaní a ďalšie.

Ako otvoriť kalendár

Kliknite na ikonu kalendára v pravom hornom rohu obrazovky (označené červeným rámčekom na obrázku nižšie) pre vstup do kalendára.

Kalendár môžete prepnúť na mesačný, týždenný alebo denný prehľad a pomocou šípok prepnúť mesiace. Na pravej strane sú zobrazené všetky plánované udalosti na daný mesiac, čo vám umožňuje jednoducho sledovať nadchádzajúce úlohy.

Ako pridať udalosť

Kliknite na tlačidlo Pridať kalendár v pravom hornom rohu alebo kliknite na dátum v kalendári, čím sa otvorí okno pridania (ako je znázornené na obrázku nižšie).

Predmet je povinné pole. Zadajte obsah tohto stretnutia, napríklad: 22.7. od 9:00 do 12:00 výpadok elektriny pre údržbu siete. Predmet sa zobrazí v kalendári a bude odoslaný ako oznámenie nájomcom. Preto odporúčame uviesť čas a dôvod jasne, aby nájomca rozumel bez ďalších otázok.

Zverejniť tento plán pre nájomcov

V sekcii majetku môžete rozhodnúť, či tento plán bude zverejnený:

• Zverejniť: Nájomcovia vybraných objektov (alebo izieb) môžu vidieť tento plán v klientoch a dostanú oznámenie. Pre oznámenia ako výpadok elektriny, ktoré by nájomcovia mali vedieť, zvoľte zverejnené a systém oznámi všetkých dotknutých nájomcov.
• Nezverejniť: Viditeľné len v správcovskom rozhraní, vhodné pre interné úkony ako plánovanie opravárov alebo interné audity.

Ďalej zvoľte názov objektu a izby, ktorej sa tento plán týka. Napríklad pri výpadku elektriny je zvyčajne ovplyvnená celá budova, len vyberte objekt; ak to ovplyvňuje iba konkrétnu izbu (napríklad oprava potrubia v jednej izbe), vyberte danú izbu, a oznámenie bude zaslané len nájomcom danej izby.

Nastavte dátum a spôsob oznámenia

Dátum je povinné pole, vyberte dátum a čas udalosti. Pri oznámení o výpadku elektriny zadajte dátum výpadku o 15 dní neskôr.

Spôsob oznámenia je nasledovný: systém automaticky odošle podľa vášho výberu. Po nastavení už nemusíte sledovať túto úlohu:

• Oznámenie v určený čas: Prijem času oznámení môžete vybrať z rozbaľovacieho zoznamu (napr. v ten deň), systém ho pošle automaticky. Napríklad pri výpadku elektriny môžete poslať oznámenie v daný deň, aby si to nájomcovia pamätali a neprišlo to príliš skoro.
• Poslať oznámenie okamžite: Po uložení systém okamžite pošle oznámenie, vhodné pre informácie, ktoré nájomcovia potrebujú vopred, aby si ich zariadili - napr. informovať o pláne výpadku elektriny 15 dní vopred.
• Bez oznámenia: Zaznamenať len do kalendára, bez posielania oznámení.

Oznámiť ďalším príjemcom

Ak je potrebné oznámiť túto udalosť osobám okrem nájomcov a členov správy (napr. vlastníkovi, opravárom), môžete povoliť ďalších príjemcov oznámení, pridať ich do zoznamu a zdieľať správu bez ďalšieho preposielania.

Cyklus oznámení

Ak sa udalosť pravidelne opakuje (napr. mesačné kontrola požiarnej ochrany, štvrťročné čistenie nádrže), môžete povoliť cyklus oznámení a systém automaticky pošle pripomienku podľa nastaveného cyklu bez nutnosti opakovaného vytvárania udalosti.

Nahrať obrázok prílohy

Môžete nahrať obrázky (maximálne 2) v sekcii príloh. Napríklad pri výpadku elektriny môžete odfotiť oznámenie od energetickej spoločnosti a nahrať ho. Nájomcovia dostanú pôvodné oznámenie, čím sa ušetrí váš čas na prepisovanie. Po nastavení, kliknite na uložiť, aby ste pridali nový záznam.

Zobraziť a vytlačiť kalendár

Pridané udalosti sa zobrazia v kalendári a zozname udalostí vpravo. Kliknite na ne pre zobrazenie alebo úpravu. Ak potrebujete vytlačiť oznam (napr. pre vyvesenie vo vestibule), kliknite na tlačidlo tlače pre priamu tlač aktuálneho zobrazenia kalendára.