RentPackage správa zamestnancov: spolupráca realitných maklérov a správcov nehnuteľností

Zamestnanci realitných kancelárií a správcovských firiem trávia veľa času v teréne na obhliadkach a opravách, kým údaje sú v Exceli alebo v papieroch v kancelárii. Pri každej otázke klienta musia volať do kancelárie. So správou zamestnancov v RentPackage pracuje celý tím v jednom systéme: po pridaní zamestnancov v [Nastavenia] > [Správa zamestnancov] vidí každý zamestnanec iba nehnuteľnosti, za ktoré zodpovedá, a môže používať iba funkcie, ktoré mu povoľuje jeho rola.

Prečo používať správu zamestnancov

• Jednoduchšia práca, produktívnejší zamestnanci
  Každý zamestnanec vidí iba svoje nehnuteľnosti a rola mu sprístupní iba potrebné funkcie. Menej hľadania v údajoch a menej chýb.
• Virtuálna mobilná kancelária
  Všetky údaje sú v cloude. Zamestnanci sa prihlásia v telefóne alebo počítači a pozrú si vyúčtovania a zmluvy bez návratu do kancelárie kvôli papierom či Excelu.
• Mobilný tím stále v spojení
  Maklér na obhliadke aj účtovníčka v kancelárii pracujú s rovnakými údajmi. Keď sa zmení zodpovedná osoba pri žiadosti o údržbu, systém upozorní zamestnancov, ktorí sledujú danú nehnuteľnosť.
• Odpovedzte klientom kedykoľvek a budujte dôveru
  Keď klient večer nahlási opravu alebo sa na niečo spýta, zodpovedný zamestnanec si v telefóne nájde nehnuteľnosť, zmluvu aj vyúčtovanie a hneď odpovie.

1. Čo umožňuje správa zamestnancov

Čo môže zamestnanec robiť, určujú dve nastavenia:

• [Sledované nehnuteľnosti]: určuje, ktoré nehnuteľnosti môže zamestnanec spravovať.
• [Rola]: určuje, ktoré funkcie môže zamestnanec používať, napríklad účtovníctvo, zmluvy a výkazy.

V hornej časti stránky sú dve karty, [Zamestnanec] a [Rola]: [Zamestnanec] zobrazuje rolu, počet spravovaných nehnuteľností a stav každého zamestnanca; [Rola] zobrazuje roly vytvorené vašou spoločnosťou a koľko ľudí každú rolu používa.

2. Pridanie zamestnanca

Krok 1: zadajte e-mail zamestnanca

Kliknite na [Pridať zamestnanca] v pravom hornom rohu a zadajte e-mail zamestnanca. Systém naň pošle pozvánku.

Krok 2: vyberte sledované nehnuteľnosti

Označte nehnuteľnosti, za ktoré bude tento zamestnanec zodpovedať. Ak označíte [Všetky nehnuteľnosti], automaticky sa zahrnú existujúce aj neskôr pridané nehnuteľnosti.

Krok 3: vyberte rolu

Vyberte rolu zamestnanca. Pod ňou sa zobrazia funkcie, ktoré táto rola môže používať. Ak ešte nemáte vhodnú rolu, kliknite na [Zobraziť roly] a vytvorte ju na karte [Rola].

Krok 4: odošlite pozvánku

Kliknite na [Odoslať pozvánku]. Zamestnanec sa hneď zobrazí v zozname zamestnancov so stavom [Prebieha pozývanie]. Keď sa prihlási cez e-mail s pozvánkou a prijme ju, stav sa zmení na [Aktivované].

Pri prvom prihlásení zamestnanca systém zobrazí výučbové videá podľa zvolenej roly, aby sa rýchlo zorientoval.

3. Sledované nehnuteľnosti

Nehnuteľnosť môžu spoločne spravovať iba zamestnanci, ktorí sú v jej zozname sledovania. Nehnuteľnosti, ktoré zamestnanec nesleduje, nevidí.

Ak máte veľa nehnuteľností, rozdeľte ich podľa oblasti alebo tímu. Každý zamestnanec potom vidí iba svoje nehnuteľnosti a ľahšie sa vyhne chybám.

4. Roly a oprávnenia

Na karte [Rola] kliknite na [Pridať rolu], zadajte [Názov roly] a označte funkcie, ktoré táto rola môže používať. Vytvorte napríklad roly „Predaj“, „Účtovníctvo“ a „Vedúci údržby“ a každému zamestnancovi priraďte jednu rolu.

Okrem rolí, ktoré vytvoríte, sú k dispozícii ešte dve možnosti:

• [Hlavný správca]: môže používať všetky funkcie.
• [Žiadne]: nepoužije sa žiadna rola; zamestnanec môže používať iba základné funkcie, ktoré nevyžadujú oprávnenie.

Ak chcete zmeniť funkcie roly, kliknite pri nej na „⋯“ > [Upraviť oprávnenia]. Nové nastavenia sa použijú pre všetkých zamestnancov s touto rolou.

Rolu, ktorú ešte používajú zamestnanci, nemožno odstrániť. Najprv týmto zamestnancom priraďte inú rolu.

5. Úprava zamestnanca

V zozname zamestnancov kliknite pri zamestnancovi na „⋯“ > [Upraviť rolu] a môžete zmeniť jeho sledované nehnuteľnosti a rolu.

Oprávnenia účtu [Kupujúci] (účet, ktorý kúpil plán) nemožno meniť.

6. Odstránenie zamestnanca

V zozname zamestnancov kliknite pri zamestnancovi na „⋯“ > [Odstrániť]. Okno najprv zobrazí, čo sa po odstránení stane:

• Zamestnanec už nebude môcť spravovať nehnuteľnosti spoločnosti.
• Šablóny zmlúv, ktoré tento zamestnanec vytvoril, sa tiež odstránia.
• Ak je tento zamestnanec zároveň nájomca alebo vlastník, táto rola nie je ovplyvnená.
• Neskôr ho môžete znova pozvať.

Ak má zamestnanec na starosti inzeráty alebo požiadavky na údržbu, pred odstránením vyberte novú zodpovednú osobu. Predvolene je to [Kupujúci]. Po zmene zodpovednej osoby za požiadavku na údržbu systém pošle upozornenie a e-mail zamestnancom, ktorí danú nehnuteľnosť sledujú.

Zamestnanca, ktorý má ešte neukončené rezervované zmluvy alebo zmluvy v procese podpisu, nemožno odstrániť. Odstráňte ho až po dokončení týchto zmlúv.

7. Stav zamestnanca

Zamestnanec v zozname môže mať jeden z troch stavov:

• [Prebieha pozývanie]: pozvánka bola odoslaná, ale zamestnanec sa ešte neprihlásil a neprijal ju.
• [Aktivované]: zamestnanec sa pripojil a môže začať spravovať nehnuteľnosti.
• [Odstránené]: zamestnanec bol odstránený.

Nad zoznamom môžete filtrovať podľa [Aktivované] alebo [Odstránené]. Zamestnanci so stavom [Prebieha pozývanie] sa zobrazujú v [Aktivované]. Filtrovať môžete aj podľa roly.

8. Časté otázky

Čo robiť, ak zamestnanec nedostal e-mail s pozvánkou?

Požiadajte zamestnanca, aby najprv skontroloval priečinok so spamom. Ak tam nie je, kliknite v zozname pri tomto zamestnancovi na „⋯“ > [Znova odoslať pozvánku].

Po zadaní e-mailu sa zobrazí „Vlastník tohto e-mailu je už zamestnancom alebo bol pozvaný“?

Tento e-mail už je v zozname zamestnancov. Ak daná osoba ešte neprijala pozvánku, pošlite ju znova cez [Znova odoslať pozvánku].

Dá sa odstránený zamestnanec znova pridať?

Áno. Stačí zamestnanca znova pridať s rovnakým e-mailom.

Môže byť tá istá osoba zároveň zamestnancom aj nájomcom?

Áno. Odstránenie zamestnanca neovplyvní jeho rolu nájomcu ani vlastníka.

Zhrnutie

Ak budete pokračovať ako doteraz, váš tím bude aj budúci mesiac počas obhliadok alebo opráv volať do kancelárie kvôli informáciám a kto má na starosti ktorú nehnuteľnosť, sa bude odovzdávať iba ústne. Keď v RentPackage nastavíte zamestnancov, sledované nehnuteľnosti a roly, každý zamestnanec vidí v telefóne svoje nehnuteľnosti, zmluvy a zúčtovacie obdobia a pridanie nového kolegu si vyžaduje iba jednu pozvánku.

Pozvite jedného kolegu a zverte mu jednu nehnuteľnosť na vyskúšanie.

Súvisiace články

• Rozdelenie provízie v RentPackage: po prenájme nehnuteľnosti realitnou kanceláriou vypočítate províziu, daň aj odmeny zamestnancov naraz：Keď sa zamestnanci pripoja, pri prenájme môžete nastaviť provízny bonus pre každého z nich.
• RentPackage Pridanie spravovanej nehnuteľnosti: od vytvorenia nehnuteľnosti, vlastníka a počiatočného stavu až po online podpis zmluvy, všetko naraz：Najprv pridajte nehnuteľnosti, aby ste ich mohli vybrať pri pridávaní zamestnanca.
• RentPackage Fakturačné obdobie nájomcu: spárovanie platieb, čiastočné platby, odpočty meračov a zábezpeky – celý každodenný výber nájomného na jednej stránke：Zamestnanci denne vyberajú nájom a párujú platby na stránke zúčtovacích období.