Popis funkcie predplatených pohľadávok

Prečo by mal prenajímateľ vyberať predplatbu za elektrinu od nájomcu?

Aby sa predišlo nepríjemnostiam spojeným s mesačným vyberaním nájmu a odpočtom energií, mnohí prenajímatelia volia možnosť inkasa polročného alebo ročného nájomného a odpočtu energií raz za polrok/rok. To však vedie k tomu, že náklady za elektrinu musí prenajímateľ uhradiť vopred.

Napríklad pri účte za elektrinu vo výške 500 $ na nájomcu mesačne, je potrebné pre 20 nájomcov uhradiť počas polroka 60 000 $, čo spôsobuje peňažný tlak na prenajímateľa. Aby sa tomuto predišlo, prenajímateľ predbežne vyberie od nájomcov sumu ako [predplatbu za elektrinu].

Povaha predplatených pohľadávok

Prijaté preddavky nie sú nájom a líšia sa od zábezpeky. Hoci sú tiež klasifikované ako pasívum prenajímateľa, používajú sa na postupné vyrovnanie nákladov na energie. Na správu týchto súm náš systém ponúka funkciu [Kniha prijatých preddavkov].

Kniha predplatených pohľadávok: Podobné systému hotovostných výdavkov v účtovníctve

Na zjednodušenie správy sme v našom systéme navrhli knihu predplatených pohľadávok na princípe [systému hotovostných výdavkov]:

• Každá predplatená pohľadávka bude umiestnená do rovnakej knihy
• Keď sú prostriedky v knihe vyčerpané alebo je potrebné ju vyrovnať, môžete v systéme vykonať [uzavretie knihy]
• Po vyrovnaní môžete zvoliť vrátenie zostatku nájomcovi alebo automaticky otvoriť novú knihu na zaznamenávanie nových záloh a odpočtov.

Tento mechanizmus nielenže robí účtovníctvo jasným, ale uľahčuje aj budúce účtovanie či zladenie účtov, a tiež zabezpečuje, že účty za elektrinu sú odpočítané z vlastných predplatiek každého nájomcu.

Spôsob ovládania systému

1️⃣ Nastaviť prijaté preddavky pri pridávaní zmluvy

Možnosť voľby „prvá splátka“ alebo „každá splátka pevne“.

2️⃣ Dotazovanie a vyrovnávanie knihy predplatiek

Po ukončení zmluvy môžete vidieť knihu na „Fakturačné obdobie nájomcu“ → „Zábezpeky a prijaté preddavky“. Stlačením „Uzavrieť knihu prijatých preddavkov“ môžete určiť, ku ktorému preddavku sa kniha uzavrie, a určiť, na čo bude použité. Zostatková suma sa prenesie do novej knihy prijatých preddavkov.

3️⃣ Pridať príjem do knihy

Môžete tiež manuálne pridať príjem v účetnom období nájomcu a uložiť dodatočné prostriedky do knihy.

4️⃣ Nastavenie ako prijaté: používať predplatie na odpočet za elektrinu

V sekcii „Fakturačné obdobie nájomcu → Označiť ako prijaté“ môžete zvoliť „Prijaté preddavky“ ako spôsob platby, vybrať položky na odpočet (ako sú fixné poplatky za elektrinu atď.) a systém automaticky odpočíta náklady z knihy prijatých preddavkov.

Zhrnutie

S funkciou knihy prijatých záloh majitelia nemusia zálohovať účty za energie, účtovníctvo je prehľadné, flexibilné a zjednodušuje zúčtovanie. Ideálne riešenie pre dlhodobý prenájom a správu viacerých nájomcov!