چگونه با استفاده از تقویم برای مستأجران اعلان زمان‌بندی کنید: به عنوان مثال اعلان قطع برق
پیوندهای سریع
تقویم چیست؟
فرض کنید شرکت برق به شما اطلاع می‌دهد که ۱۵ روز بعد خط برای تعمیرات قطع می‌شود. وقتی پیام را دریافت می‌کنید، شاید مشغول باشید و ۱۵ روز بعد بتوانید فراموش کنید مستأجران را مطلع کنید. با استفاده از تقویم، می‌توانید همان زمان یک رویداد ایجاد کنید و با تنظیم تاریخ، سیستم به صورت خودکار مستأجران را در زمان مشخص شده مطلع می‌کند. نیازی به یادآوری دستی یا تماس و پیام نیست. همین روش برای اعلامیه‌های قطع آب، بازرسی‌های آتش‌نشانی، و بررسی‌های خروج نیز کاربرد دارد.
چگونه تقویم را باز کنیم
با کلیک روی آیکون تقویم در گوشه بالای راست صفحه (بخش قرمز نشان داده شده در تصویر زیر)، می‌توانید به صفحه تقویم دسترسی پیدا کنید.
تقویم امکان تغییر بین حالت‌های مشاهده ماه، هفته و روز را دارد و می‌توانید با استفاده از فلش‌های چپ و راست ماه‌ها را تغییر دهید. سمت راست صفحه تمام برنامه‌های ماه جاری بر اساس تاریخ فهرست می‌شوند تا بتوانید به راحتی وظایف خود را مشاهده کنید.
چگونه رویداد جدید ایجاد کنیم
با کلیک روی دکمه «افزودن تقویم» در گوشه بالا راست، یا کلیک روی تاریخ در تقویم، پنجره افزودن نمایش داده می‌شود (همان‌طور که در تصویر زیر نشان داده شده است).
موضوع ضروری است، لطفاً محتوای این رویداد را وارد کنید، مثلاً: قطع برق در ۷/۲۲ از ساعت ۹ صبح تا ۱۲ ظهر به دلیل تعمیرات خط. موضوع در تقویم نمایش داده می‌شود و به عنوان اعلان به مستأجر ارسال می‌شود، بنابراین پیشنهاد می‌شود زمان و دلیل را به وضوح بنویسید تا مستأجر مشخصات را درک کند و نیازی به پرسیدن از شما نداشته باشد.
آیا این رویداد را برای مستأجران عمومی کنید؟
در بخش املاک می‌توانید تصمیم بگیرید این رویداد عمومی باشد یا نه:
- عمومی: مستأجران املاک (یا اتاق) انتخاب شده می‌توانند این رویداد را در پورتال مستأجر مشاهده و اعلان دریافت کنند. برای مواردی مانند اعلان قطع برق که باید مستأجران از آن آگاه شوند، انتخاب 'عمومی' کافی است، سیستم به‌صورت خودکار تمام مستأجران تحت تأثیر را مطلع می‌کند.
- غیر عمومی: فقط در پنل مدیریت دیده می‌شود، مناسب برای موارد داخلی مثل هماهنگی با پیمانکاران تعمیر و نگهداری، یا حسابرسی داخلی.
سپس نام ملک و اتاق مربوط به این رویداد را انتخاب کنید. برای مثال در قطع برق، معمولاً کل ساختمان تحت تأثیر است، فقط کافی است ملک را انتخاب کنید؛ اگر فقط اتاق خاصی تحت تأثیر است (مثلاً تعمیر لوله در یک اتاق خاص)، سپس می‌توانید اتاق را انتخاب کنید و اعلان فقط به مستأجر همان اتاق ارسال خواهد شد.
تنظیم تاریخ و روش اطلاع رسانی
تاریخ یک فیلد اجباری است، لطفاً تاریخ و زمان وقوع را انتخاب کنید. برای مثال، در اعلان قطع برق، تاریخ قطعی برق ۱۵ روز آینده را وارد کنید.
روش‌های اطلاع رسانی به شرح زیر است، سیستم براساس انتخاب شما به‌صورت خودکار ارسال می‌کند، پس از تنظیم نیازی به یادآوری نیست:
- اطلاع رسانی در زمان مشخص: می‌توانید زمان اعلان را از منوی کشویی انتخاب کنید (مثلاً همان روز)، سیستم به‌طور خودکار ارسال می‌کند. به‌عنوان مثال قطع برق، در روز قطع ارسال کنید تا مستأجر خاطره‌ای تازه داشته باشد و قبل از موعد فراموش نکند.
- ارسال فوری اعلان: پس از ذخیره، سیستم بلافاصله اعلان را ارسال می‌کند. مناسب برای مواردی که می‌خواهید مستأجر زودتر باخبر شود، مانند اعلان قطع برق 15 روز قبل.
- بدون اعلان: فقط در تقویم ثبت می‌شود و هیچ اطلاعی ارسال نمی‌شود.
اعلان به دریافت‌کنندگان دیگر
اگر این رویداد نیاز به ارسال اعلان به افرادی غیر از مستأجران و اعضای مدیریت دارد (مثل صاحب‌خانه یا شرکت‌های تعمیراتی)، می‌توانید سایر دریافت‌کنندگان را اضافه کرده و آن‌ها به‌طور همزمان اعلان را دریافت کنند، بدون نیاز به انتقال مجدد.
اعلان دوره‌ای
اگر این رویداد به‌طور منظم اتفاق می‌افتد (مثلاً بازرسی‌های ماهیانه آتش‌نشانی، تمیز کردن فصلی مخزن آب)، می‌توانید اعلان دوره‌ای را فعال کرده و تنها یک‌بار تنظیم کنید؛ سیستم به صورت خودکار بر اساس دوره تعیین شده یادآوری می‌کند و نیازی به ایجاد رویداد جدید نیست.
بارگذاری تصویر پیوست
می‌توانید تصاویر را در بخش پیوست‌ها آپلود کنید (حداکثر ۲ عدد). برای مثال، در صورت قطعی برق می‌توانید اطلاعیه برق را عکس‌برداری و آپلود کنید، به طوری که مستأجر بتواند اطلاعیه اصلی را ببیند و نیازی به تایپ مجدد اطلاعات نباشد. پس از تنظیم، روی ذخیره کلیک کنید تا اضافه کردن کامل شود.
مشاهده و چاپ تقویم
برنامه تکمیل‌شده در تقویم و لیست برنامه‌ها در سمت راست نمایش داده می‌شود، با کلیک می‌توانید مشاهده یا ویرایش کنید. اگر نیاز به چسباندن اطلاعیه کاغذی دارید (مثل نصب در تابلو اعلامات ساختمان)، می‌توانید با کلیک روی دکمه چاپ، تصویر تقویم را به‌طور مستقیم چاپ کنید.