توضیحات ویژگی پیش‌دریافت‌ها
راهنمای سریع ویژگی پیش‌دریافت‌ها
- چرا صاحب‌خانه باید از مستأجر پیش‌دریافت برق بگیرد؟
- ماهیت پیش‌دریافت‌ها
- دفتر کل پیش‌دریافت‌ها = سیستم پول توجیبی
- روش کار با سیستم
- روش کار با سیستم > تنظیم پیش‌دریافت در هنگام افزودن قرارداد
- روش کار با سیستم > جستجو و تسویه دفتر کل پیش‌دریافت‌ها
- روش کار با سیستم > افزودن درآمد به دفتر حساب
- روش کار با سیستم > ویژگی نشان‌گذاری به عنوان دریافت شده: کسر هزینه برق
- خلاصه
چرا صاحب‌خانه باید از مستأجر پیش‌دریافت برق بگیرد؟
برای اجتناب از دردسر دریافت اجاره و قرائت کنتور ماهانه، بسیاری از مالکان تصمیم می‌گیرند که اجاره را یکجا برای شش ماه یا یک سال دریافت کنند و کنتور را هم شش ماه یا یکبار بخوانند. اما این روش باعث می‌شود که هزینه برق توسط مالک پیش‌پرداخت شود.
به عنوان مثال، اگر هزینه برق هر مستأجر به‌طور متوسط ماهی ۵۰۰ دلار باشد، برای ۲۰ مستأجر طی شش ماه مالک ۶۰,۰۰۰ دلار به‌صورت پیش پرداخت خواهد داشت که باعث فشار نقدینگی می‌شود. برای پیشگیری از این موضوع، مالک مقداری «پیش‌دریافت برق» از مستأجر دریافت می‌کند.
ماهیت پیش‌دریافت‌ها
پیش‌دریافت نه اجاره است و نه مشابه ودیعه. اگرچه یک تعهد برای مالک محسوب می‌شود، اما به‌تدریج برای هزینه‌های آب و برق کسر می‌شود. برای مدیریت این مبالغ، سیستم ما ویژگی «دفتر کل پیش‌دریافت‌ها» ارائه می‌دهد.
دفتر کل پیش‌دریافت‌ها: مانند سیستم صندوق خرد در حسابداری
برای مدیریت ساده‌تر، دفتر کل پیش‌دریافت‌ها سیستم ما به‌صورت مفهومی مانند «سیستم صندوق خرد» طراحی شده است:
- هر مبلغ پیش‌دریافت در یک دفتر حساب مشترک ذخیره می‌شود
- وقتی مبلغ دفتر حساب به اتمام می‌رسد یا نیاز به تسویه حساب است، می‌توانید از گزینه «تسویه دفتر حساب» در سیستم استفاده کنید
- پس از تسویه، می‌توانید گزینه بازپرداخت موجودی به مستأجر را انتخاب کنید، یا به‌صورت خودکار یک دفتر جدید برای ثبت پیش‌پرداخت‌ها و کسرهای جدید بگشایید.
این مکانیزم نه تنها حساب‌ها را شفاف می‌کند، بلکه انجام حسابداری و مغایرت‌گیری در آینده را نیز آسان می‌کند و همچنین تضمین می‌کند که هزینه برق هر مستأجر از پیش‌پرداخت خود کسر می‌شود و اشتباه در حساب‌ها رخ نمی‌دهد.
روش کار با سیستم
1️⃣ تنظیم پیش‌دریافت در هنگام افزودن قرارداد
می‌توانید 'دریافت اولین قسط' یا 'دریافت ثابت در هر دوره' را انتخاب کنید.
2️⃣ جستجو و تسویه دفتر کل پیش‌دریافت‌ها
بعد از اتمام قرارداد، می‌توانید دفتر حساب را در «دوره صورت‌حساب مستأجر» → «برگه ودیعه و پیش‌دریافت‌ها» مشاهده کنید. می‌توانید «بستن دفتر پیش‌دریافت» را بزنید تا دفتر پیش‌دریافت را تا رکورد خاصی تسویه کنید و بیان کنید این دفتر پیش‌دریافت برای چه نوع هزینه‌ای است، الباقی مبلغ به دفتر پیش‌دریافت جدیدی منتقل می‌شود.
3️⃣ افزودن درآمد به دفتر حساب
همچنین می‌توانید به‌صورت دستی درآمد در دوره صورت‌حساب مستأجر اضافه کنید و مبلغ اضافی را به دفتر حساب واریز کنید.
4️⃣ قابلیت علامت‌گذاری به‌عنوان دریافت‌شده: می‌توانید از پیش‌دریافت برای کسر هزینه برق استفاده کنید.
در قابلیت «دوره صورت‌حساب مستأجر → علامت‌گذاری به‌عنوان دریافت‌شده»، شما می‌توانید «پیش‌دریافت‌ها» را به عنوان روش پرداخت انتخاب کنید و مبلغ مربوطه را برای کسر انتخاب کنید (مانند هزینه ثابت برق)، سیستم به صورت خودکار از دفتر کل پیش‌دریافت‌ها کسر خواهد کرد.
خلاصه
با قابلیت دفتر حساب های پیش دریافت، دیگر نیازی به پیش پرداخت هزینه‌های آب و برق برای مالکین نیست. حساب‌ها شفاف، کارکرد منعطف و مغایرت‌گیری آسان، بهترین راهکار برای مدیریت اجاره‌های طولانی‌مدت و چند مستأجره است!