چگونه در RentPackage دفتر کل ایجاد کنیم و به صورت خودکار اجاره و حساب‌های ملکی را خلاصه کنیم

آیا هنوز هم پرداخت‌های اجاره را یک به یک در Excel برای مغایرت‌گیری وارد می‌کنید؟ RentPackage دارای موتور کامل دفترداری دوطرفه است، تنها نیاز است اجاره‌ها و پرداخت‌ها را به صورت عادی ثبت کنید تا سیستم به طور خودکار اسناد حسابداری را جمع‌آوری کند. هنگام مشاهده حساب‌ها، تنها یک دوره را انتخاب کرده و دکمه‌ای بزنید تا یک دفتر کل متعادل به سرعت ایجاد شود - بدون نیاز به دانش حسابداری و بدون نیاز به جمع‌آوری دستی.

یک، دفتر کل چیست؟

دفتر کل (General Ledger) همه معاملات در یک دوره را بر اساس حساب‌های مالی (دارایی، بدهی، حقوق مالکانه، درآمد، هزینه) دسته‌بندی و جمع‌بندی می‌کند و جمع‌بندی‌های بدهکار، بستانکار و مانده هر حساب را نشان می‌دهد. این پایه صورت سود و زیان و ترازنامه است و در هنگام بررسی حساب‌ها اغلب درخواست می‌شود. وقتی نیاز دارید به حسابرس، مالک یا سازمان مالیاتی حساب‌ها را توضیح دهید، این گزارش پیش‌نویس شماست.

دو، منابع داده گزارش

اعداد دفتر کل از دو محل می‌آیند که به صورت خودکار ترکیب و محاسبه می‌شوند:

• ضبط‌های خودکار ایجاد شده در دوره صورت‌حساب: پس از ایجاد قرارداد، سیستم بر اساس دوره صورت‌حساب، اجاره، ودیعه، کارمزد مدیریت و غیره را به صورت خودکار ضبط می‌کند. هنگام دریافت پرداخت، ضبط‌های مربوطه نیز همزمان تکمیل می‌شود و نیازی به ثبت دستی ندارد.
• سند حسابداری دستی: درآمدها و هزینه‌های خارج از دوره صورت‌حساب (مانند هزینه تعمیرات، بیمه، استهلاک) را می‌توانید خودتان با ویژگی سند حسابداری دستی وارد کنید. برای روش کار به اینجا مراجعه کنید: راهنمای سند حسابداری دستی

سه، ایجاد دفتر کل

مرحله ۱: ورود به صفحه گزارش‌ها

از منوی سمت راست، [ گزارش ] → [ گزارش مالی ] را انتخاب کنید.

مرحله ۲: تنظیم شرایط گزارش

• نوع گزارش: [ دفتر کل عمومی ] را انتخاب کنید.
• ملک/مالک/شرکت: شی مورد نظر برای جستجو را انتخاب کنید. هر حساب می‌تواند به صورت جداگانه برای مالکان مختلف صورتحساب صادر کند و امور مالی مالکان مختلف مخلوط نمی‌شود، که این برای مدیران ملک بسیار مهم است.
• دوره گزارش: تاریخ شروع و پایان جستجو را انتخاب کنید، به عنوان مثال 2026/01/01 – 2026/07/24.
• پایه حسابداری:
  • پایه نقدی: بر اساس [ تاریخ پرداخت نقدی ] شناسایی می‌شود، درآمد وقتی پول وارد می‌شود شناسایی می‌شود. مناسب برای مالکان فردی و گزارش‌گری مقیاس کوچک.
  • پایه تعهدی: بر اساس [ تاریخ حساب‌های دریافتنی ] شناسایی می‌شود، درآمد با سررسید اجاره شناسایی می‌شود، صرف نظر از اینکه دریافت شده باشد یا نه. مناسب برای شرکت‌هایی که نیاز به گزارش مالی رسمی دارند.

پس از تنظیمات، روی [ تولید گزارش ] کلیک کنید.

مرحله سوم: مشاهده گزارش

چهار، چگونه این گزارش را بخوانیم

گزارش بر اساس نوع حساب به پنج بخش تقسیم می‌شود، با مثال‌های عددی:

• دارایی: موجودی «حساب بانکی امانی» 443,579 نشان‌دهنده موجودی وجوه مدیریت‌شده در این دوره است؛ موجودی «حساب دریافتنی‌ها» 402,695 نشان‌دهنده وجوهی است که سررسید شده ولی هنوز دریافت نشده است؛ حساب‌های دیگری مانند «حساب بانکی جهت ودیعه» وجوه حساب‌های ودیعه را به‌صورت جداگانه نمایش می‌دهند.
• بدهی‌ها: موجودی «ودیعه» 577,332، موجودی «پیش‌دریافت‌ها» 13,685. ودیعه و پیش‌دریافت‌ها درآمد نیستند و باید به مستأجر بازگردانده شوند یا به دوره‌های آتی مربوط هستند. سیستم به‌صورت خودکار و صحیح آنها را دسته‌بندی می‌کند تا از اشتباهات معمول در حساب آوردن ودیعه به‌عنوان درآمد جلوگیری شود.
• حقوق مالکانه: «مانده ابتدای دوره» بستانکار 4,523 مبلغی است که پیش از شروع استفاده از سیستم در دفاتر مالک وجود داشته و با ویژگی مبلغ افتتاحیه ثبت شده است؛ «برداشت مالک» مبالغی است که در طول دوره از طریق پرداخت به مالک برای مالک واریز شده، از اقلام کاهنده حقوق مالک است و به رنگ قرمز نمایش داده می‌شود. وصول روزانه اجاره و هزینه‌ها به‌ندرت سند حقوق مالک ایجاد می‌کند؛ این بخش معمولاً از مانده افتتاحیه، واریز مالک یا پرداخت به مالک ناشی می‌شود و اگر در دوره چنین سندی وجود نداشته باشد نمایش داده نمی‌شود.
• درآمد: علاوه بر «درآمد اجاره» 222,818، انواع درآمدها مانند هزینه نظافت، آب، اینترنت و بیعانه دریافتی به تفکیک حساب‌ها نمایش داده می‌شوند. جمع درآمدها 243,849، منبع هر نوع درآمد به‌طور واضح نمایش داده می‌شود.
• هزینه‌ها: هزینه‌های دوره مانند «هزینه کارمزد مدیریت شرکت» «هزینه اجاره» «هزینه کارمزد» با مجموع بدهکار 30,015.

پنج، چاپ و ذخیره‌سازی

آیکون چاپ در بالای گزارش راست کمک می‌کند گزارش را مستقیماً چاپ یا به PDF ذخیره کنید، بدون نیاز به بازتنظیم برای تحویل به حسابدار یا مالک.

شش، سوالات متداول

چرا اعداد مبنای نقدی و تعهدی متفاوت است؟

تفاوت در زمان شناسایی است. مبنای تعهدی براساس «تاریخ حساب‌های دریافتنی» شناسایی می‌شود، کرایه به محض سررسید به عنوان درآمد ثبت می‌شود؛ در حالی که مبنای نقدی براساس «تاریخ دریافت وجه» شناسایی می‌گردد، وقتی پول دریافت شد محاسبه می‌شود. اگر مستاجری تأخیر در پرداخت داشته باشد، درآمد دوره‌ای هر دو مبنا متفاوت خواهد بود که این امر طبیعی است.

آیا ثبت‌های دستی در دفتر کل ظاهر می‌شوند؟

بله. ثبت‌های دستی با ثبت‌های تولید شده خودکار در دوره‌های حسابداری تلفیق می‌شوند و نیاز به تنظیمات اضافی نیست.

آیا می‌توانم حساب‌های یک منبع خاص را ببینم؟

بله. با انتخاب منبع خاص در منوی کشویی «منابع/ مالک/ شرکت»، سیستم تنها ثبت‌های آن منبع را تلفیق می‌کند.

جمع‌بندی

اگر همچنان در Excel مغایرت‌گیری کنید، دفعه بعد که حسابدار یا مالک حساب‌ها را بخواهد، باز هم باید درآمدها و هزینه‌ها را یکی‌یکی مرتب کنید و بدهکار و بستانکار را خودتان کنترل کنید. در RentPackage مثل همیشه اجاره را دریافت و حساب‌ها را ثبت کنید. دوره را انتخاب کنید تا دفتر کل با یک کلیک ساخته شود و سیستم خودش بررسی می‌کند که بدهکار و بستانکار تراز باشند.

دوره از ابتدای امسال تا امروز و یک مالک را انتخاب کنید و برای امتحان یک دفتر کل بسازید.

مقالات مرتبط

• RentPackage ثبت دستی سند حسابداری: تعمیرات، بیمه، استهلاک؛ درآمدها و هزینه‌های خارج از دوره‌های صورت‌حساب نیز قابل ثبت است：درآمدها و هزینه‌های خارج از دوره‌های صورتحساب را با ثبت دستی وارد کنید تا در دفتر کل نمایش داده شوند.
• RentPackage گزارش سود و زیان: درآمد و هزینه‌های اجاره هر ملک و هر مالک، و سود به‌صورت خودکار محاسبه می‌شود：حساب‌های درآمد و هزینه در دفتر کل، در صورت سود و زیان خلاصه می‌شوند.
• RentPackage ترازنامه: چه مقدار از موجودی بانکی واقعاً متعلق به مستأجران است؟ ودیعه و پیش‌دریافت در یک نگاه：مانده حساب‌های دارایی، بدهی و حقوق مالکانه را می‌توانید یکجا در ترازنامه ببینید.