RentPackage عملیات دوره صورت‌حساب مستأجر: تسویه دریافتی، پرداخت جزئی، قرائت کنتور و ودیعه، همه اینها در این صفحه موجود است
لینک‌های سریع این مقاله
- چرا از دوره صورت‌حساب مستأجر استفاده کنیم
- دوره صورت‌حساب مستأجر چیست؟
- نمای کلی رابط کاربری: چهار برگه و یک منوی عملکرد
- تسویه دریافتی: علامت‌گذاری به‌عنوان دریافت‌شده
- مستأجر فقط بخشی پرداخت کرده: پرداخت قسمتی و مهلت پرداخت تکمیلی
- قرائت کنتور: وارد کردن قرائت، مبلغ به‌طور خودکار محاسبه می‌شود
- تسویه‌شده: تاریخچه پرداخت‌ها در یک نگاه
- ودیعه و پیش‌دریافت‌ها: مانده حساب را در هر زمان مشاهده کنید
- هزینه‌های دوره‌ای: مبالغ قابل دریافت هر دوره در این اجاره‌نامه
- سؤالات متداول
چرا از دوره صورت‌حساب مستأجر استفاده کنیم
وقتی اجاره را با Excel یا دفترچه جمع می‌کنید، هر ماه باید خودتان صورت‌حساب صادر کنید و بررسی کنید چه کسی پرداخت کرده و چه کسی نه؛ اگر مستأجر فقط بخشی را بپردازد، باید مابه‌التفاوت را جداگانه یادداشت کنید؛ بعد از قرائت کنتور هم هزینه برق را با ماشین‌حساب حساب می‌کنید.
- صورت‌حساب‌ها خودکار ساخته می‌شوند، نیازی به صدور دوباره هر ماه نیست
هنگام افزودن قرارداد، اجاره، ودیعه و هزینه‌های آب و برق را تنظیم کنید؛ سیستم دوره‌های حساب کل مدت اجاره را می‌سازد و پس از گذشتن سررسید، آن‌ها را خودکار معوق علامت می‌زند. - مابه‌التفاوت پرداخت‌نشده فراموش نمی‌شود
وقتی مستأجر فقط بخشی را پرداخت می‌کند، با مبلغ واقعی علامت‌گذاری به‌عنوان دریافت‌شده را انجام دهید؛ سیستم خودکار دوره پرداخت تکمیلی می‌سازد و می‌توانید آن صورت‌حساب را برای مستأجر بفرستید. - پس از قرائت کنتور، مبلغ خودکار محاسبه و اعلان خودکار ارسال می‌شود
قرائت این دوره را وارد کنید؛ سیستم مبلغ را بر اساس قرائت قبلی و قیمت واحد محاسبه می‌کند و سپس اعلان پرداخت را می‌فرستد.
دوره صورت‌حساب مستأجر چیست؟
پس از تکمیل ورود/امضای قرارداد، سیستم به‌طور خودکار تمامی دوره‌های صورت‌حساب این مستأجر (اجاره، ودیعه، هزینه‌های آب و برق) را تولید کرده است. صفحه دوره صورت‌حساب مستأجر، میز کار روزانه این فاکتورهاست: پرداخت‌های مستأجر اینجا تسویه می‌شود، کنتور اینجا قرائت می‌شود، پرداخت‌های جزئی اینجا مدیریت می‌شوند و مانده ودیعه و پیش‌دریافت‌ها اینجا بررسی می‌شوند.
روال روزانه اجاره گرفتن به دو اقدام خلاصه می‌شود: پول دریافت شد، علامت‌گذاری به‌عنوان دریافت‌شده؛ وقتی کنتور باید قرائت شود، اعداد را وارد کنید. بقیه تولید فاکتور، محاسبه مبالغ، نشانه‌گذاری معوقه و ارسال اعلان‌ها به‌صورت خودکار توسط سیستم انجام می‌شود.
نمای کلی رابط کاربری: چهار برگه و یک منوی عملکرد
با کلیک بر روی هر اتاق در لیست املاک سمت چپ وارد شوید. چهار برگه بالا وضعیت و نوع فاکتورها را تقسیم می‌کند: مغایرت‌گیری‌نشده (فاکتورهای پرداخت‌نشده، منطقه کاری روزانه)، مغایرت‌گیری‌شده (سوابق دریافتی قبلی)، ودیعه و پیش‌دریافت‌ها، هزینه‌های دوره‌ای. در حالت مدیریت، می‌توانید بین حسابداری مستأجر و حسابداری شرکت مشاور املاک سوئیچ کنید.
منوی بیشتر در سمت راست هر فاکتور (نماد سه نقطه) ورودی تمامی عملیات‌هاست: علامت‌گذاری به‌عنوان دریافت‌شده، معافیت، قرائت کنتور، افزودن/ویرایش، تعویق اجاره، اعلان پرداخت و غیره، در اینجا به‌شرح چند مورد رایج می‌پردازیم.
عملیات رایج
تسویه دریافتی: علامت‌گذاری به‌عنوان دریافت‌شده
پس از پرداخت مستأجر، در برگه مغایرت‌گیری‌نشده آن فاکتور را پیدا کرده و در منوی بیشتر گزینه علامت‌گذاری به‌عنوان دریافت‌شده را انتخاب کنید. پنجره‌ای باز می‌شود که تاریخ، روش پرداخت (نقدی، انتقال و غیره) و مبلغ را نمایش می‌دهد، مبلغ پیش‌فرض کل مبلغ قابل پرداخت آن دوره است.
پس از تأیید صحت مبلغ، در صورت نیاز توضیحات اضافه کنید، انتخاب ارسال رسید به مستأجر را انجام دهید و با کلیک بر تأیید، تسویه حساب تکمیل می‌شود. این صورت‌حساب به‌طور خودکار به برگه مغایرت‌گیری‌شده منتقل می‌شود، علامت سررسید گذشته حذف می‌گردد و در حالت مدیریت، هزینه‌های مدیریت و کمیسیون آن دوره نیز به‌طور خودکار به‌عنوان دریافت‌شده علامت‌گذاری می‌شوند.
مستأجر فقط بخشی پرداخت کرده: پرداخت قسمتی و مهلت پرداخت تکمیلی
در پنجره علامت‌گذاری به‌عنوان دریافت‌شده، اگر مقدار وارد شده کمتر از کل مبلغ قابل دریافت باشد، سیستم صفحه تخصیص را باز می‌کند: مبلغ واقعی دریافتی به هر بند هزینه اختصاص داده می‌شود و مابه‌تفاوت به‌طور خودکار به‌عنوان دوره پرداخت تکمیلی تولید می‌شود و می‌توان تاریخ مطالبات تکمیلی را تنظیم کرد. هنگام ارسال، می‌توانید انتخاب ارسال رسید و صورت‌حساب تکمیلی به مستأجر انجام دهید.
قرائت کنتور: وارد کردن قرائت، مبلغ به‌طور خودکار محاسبه می‌شود
هزینه‌های مبتنی بر قرائت کنتور تا پیش از تکمیل قرائت، به‌عنوان برای قرائت مشخص می‌شوند. با کلیک بر قرائت در منوی بیشتر، قرائت دوره فعلی را وارد کنید و سیستم با استفاده از قرائت دوره قبل و قیمت واحد، مصرف و مبلغ (مثلاً قرائت دوره قبل 1000، هر واحد 5 تومان) را به‌طور خودکار محاسبه می‌کند. پس از ذخیره، مبلغ به صورت‌حساب مربوطه اضافه می‌شود و اعلان پرداخت نیز ارسال می‌شود. در صورت وجود نرخ برق تابستانی یا تعرفه پله‌ای، می‌توانید در اینجا هزینه هر واحد را تغییر دهید.
تسویه‌شده: تاریخچه پرداخت‌ها در یک نگاه
صورت‌حساب‌های تسویه‌شده در برگه تسویه‌شده‌ها قرار دارند. هر رکورد شامل دوره صورت‌حساب، جزئیات، تاریخ و مبلغ دریافت‌شده است و وضعیت به‌عنوان پرداخت‌شده علامت‌گذاری شده است. برای بررسی مقدار دریافت‌شده در ماه مشخص یا تاریخ پرداخت مستأجر، اینجا کامل‌ترین رکورد را خواهید یافت.
ودیعه و پیش‌دریافت‌ها: مانده حساب را در هر زمان مشاهده کنید
بخش ودیعه، سوابق و مانده ودیعه این اجاره‌نامه را به همراه نگهدارنده ودیعه (مانند حساب امانی مالک) نشان می‌دهد. در زمان تسویه اجاره، این اطلاعات برای تایید مبلغ قابل بازپرداخت استفاده می‌شود.
بخش پیش‌دریافت، مبالغ پیش‌پرداخت شده توسط مستأجر را ثبت می‌کند (مثل پیش‌دریافت برق) و در هر دوره از مانده آن کسر می‌شود. در زمان تسویه اجاره، مبلغ باقی‌مانده مسترد می‌شود. برای ایجاد رکورد پیش‌دریافت، روی 'افزودن صورت‌حساب' کلیک کنید.
هزینه‌های دوره‌ای: مبالغ قابل دریافت هر دوره در این اجاره‌نامه
تب هزینه‌های دوره‌ای، تمامی گروه‌های دوره‌های دوره‌ای تنظیم شده در این اجاره‌نامه را فهرست می‌کند: نام، دوره، تواتر، جزئیات هزینه‌ها و مبلغ. مواردی که همراه با اجاره دریافت می‌شوند، مخصوصاً مشخص می‌شوند. برای تغییر مبلغ یا افزودن گروه جدید هزینه (مانند شروع دریافت هزینه اینترنت در میانه دوره)، روی 'ویرایش' یا 'افزودن هزینه دوره‌ای' کلیک کنید. دوره‌های آینده بر اساس تنظیمات جدید تولید خواهند شد.
سایر امکانات در منو
- بدون هزینه: هنگامی که با مستأجر برای تخفیف یا معافیت از مبلغ خاصی توافق می‌کنید، از این استفاده کنید. آن مبلغ دیگر به عنوان در انتظار دریافت نمایش داده نمی‌شود.
- تعویق دریافت اجاره: هنگامی که با مستأجر برای تعویق پرداخت توافق می‌کنید، تاریخ دریافت دوره مرتبط را تنظیم کنید تا از برچسب‌گذاری نادرست به عنوان دیرکرد جلوگیری شود.
- اعلان پرداخت: اعلان پرداخت این صورت‌حساب را به صورت دستی برای مستأجر ارسال کنید، نیازی به انتظار برای برنامه زمان‌بندی سیستم نیست.
- افزودن/ویرایش: محتوای این صورت‌حساب را تنظیم کنید، یا با استفاده از گزینه افزودن صورت‌حساب در بالا سمت راست، یک صورت‌حساب موقت ایجاد کنید (مانند اشتراک تعمیرات).
سؤالات متداول
اگر مستأجر فقط بخشی از اجاره را پرداخت کرد، چه کنیم؟
طبق معمول علامت‌گذاری به‌عنوان دریافت‌شده را انجام دهید و مبلغ دریافت شده واقعی را وارد کنید. سیستم صفحه تخصیص را باز می‌کند تا مبلغ دریافتی را به آیتم‌ها تخصیص دهید و مابه‌التفاوت را به طور خودکار یک دوره پرداخت اضافی ایجاد و می‌توان تاریخ پرداخت آن را تنظیم کرد و همچنین می‌توان انتخاب کرد که فاکتور پرداخت اضافی برای مستأجر ارسال شود. نیازی به بخش‌بندی دستی وجود ندارد و هیچ مابه‌التفاوتی فراموش نخواهد شد.
پس از علامت‌گذاری به‌عنوان دریافت‌شده، صورت‌حساب کجا رفت؟
به تب صورت‌های تسویه شده منتقل شد، با حفظ کامل دوره پرداخت، جزئیات، تاریخ و مبلغ دریافت. تب صورت‌های تسویه نشده فقط صورت‌حساب‌های دریافت نشده را نمایش می‌دهد، این استفاده از آن به عنوان لیست کارهای روزانه است: آن را خالی کنید و اجاره امروز را تکمیل کنید.
آیا صورت‌حساب‌های بدون قرائت کنتور به مستأجر اطلاع پرداخت ارسال می‌شود؟
خیر. صورت‌حساب‌های مبتنی بر قرائت کنتور تا زمانی که قرائت و مبلغ آن تأیید نشود، ارسال نخواهند شد تا از دریافت صورت‌حساب ناقص توسط مستأجر جلوگیری شود؛ پس از تکمیل قرائت، سیستم به صورت خودکار اعلان ارسال می‌کند. بنابراین اگر برچسب 'بدون قرائت کنتور' را مشاهده کردید، ابتدا باید قرائت را انجام دهید.
آیا درخواست مستأجر برای تأخیر در پرداخت، به عنوان دیرکرد ثبت می‌شود؟
زمان‌بندی قابل پرداخت آن دوره را از منوی اضافی تغییر داده و تاریخ جدیدی تعیین کنید، روزهای تأخیر از تاریخ جدید محاسبه می‌شود و اشتباهی نشان داده نمی‌شود.
جمع‌بندی
اگر همچنان با Excel یا دفترچه کار کنید، ماه بعد هم باید اتاق به اتاق بررسی کنید چه کسی پرداخت کرده و چه کسی کمتر داده، و بعد از قرائت کنتورها خودتان برق را حساب کنید و صورت‌حساب بفرستید. پس از تنظیم قراردادها در RentPackage، هر ماه فقط کافی است وقتی پول رسید علامت‌گذاری به‌عنوان دریافت‌شده کنید و وقت قرائت، عدد کنتور را وارد کنید؛ دوره‌های پرداخت تکمیلی، مبلغ برق و اعلان‌های پرداخت با سیستم است.
برگه مغایرت‌گیری‌نشده یک اتاق را باز کنید و یک اجاره‌ای را که این ماه دریافت کرده‌اید، به‌عنوان دریافت‌شده علامت‌گذاری کنید تا امتحان کنید.
RentPackage را رایگان امتحان کنیدمقالات مرتبط
- RentPackage افزودن قرارداد: مدت اجاره، ودیعه و هزینه‌های آب و برق یکجا تنظیم می‌شود و دوره‌های صورت‌حساب به‌طور خودکار ایجاد می‌شوند：هنگام امضای قرارداد، مدت اجاره، ودیعه و هزینه‌های آب و برق را تنظیم کنید تا دوره‌های حساب خودکار ساخته شوند.
- RentPackage اعلان‌های پرداخت اجاره از طریق LINE: راهنمای اتصال برای مستأجر و تنظیم یادآوری خودکار برای مالک：پس از اینکه مستأجر LINE را متصل کند، اعلان‌های پرداخت از طریق LINE هم ارسال می‌شوند.
- RentPackage گزارش سود و زیان: درآمد و هزینه‌های اجاره هر ملک و هر مالک، و سود به‌صورت خودکار محاسبه می‌شود：درآمد و هزینه اجاره در دوره صورت‌حساب مستأجر خودکار در گزارش سود و زیان ثبت می‌شود و نیازی به حسابداری جداگانه نیست.