RentPackage Gestion des cycles de facturation locataire : décaissement, paiement partiel, relevé de compteur et dépôt de garantie, toute la collecte des loyers est sur cette page

Pourquoi utiliser le cycle de facturation locataire

Quand vous encaissez les loyers avec Excel ou un carnet, chaque mois vous devez émettre vous-même les factures et vérifier qui a payé et qui n'a pas payé ; si le locataire ne paie qu'une partie, vous notez la différence à part ; après le relevé du compteur, vous calculez l'électricité à la calculatrice.

• Les factures se créent automatiquement, sans les refaire chaque mois
  Définissez le loyer, le dépôt de garantie et les charges en ajoutant le contrat : le système crée les cycles de facturation pour toute la durée du bail et les marque automatiquement en retard une fois la date d'échéance passée.
• Le reste dû n'est jamais oublié
  Quand le locataire ne paie qu'une partie, marquez comme reçu le montant réel ; le système crée automatiquement un cycle de facturation complémentaire, et vous pouvez envoyer cette facture au locataire.
• Après le relevé, montant calculé et avis envoyé automatiquement
  Saisissez le relevé de la période : le système calcule le montant à partir du relevé précédent et du prix unitaire, puis envoie l'avis de paiement.

Qu'est-ce qu'un cycle de facturation locataire ?

Après l'emménagement/signature, le système génère automatiquement tous les cycles de facturation pour ce locataire (loyer, dépôt de garantie, charges d'eau et d'électricité). La page des cycles de facturation locataire est la console de gestion des factures : encaissements ici, relevés de compteur ici, paiement partiel ici, vérification des soldes des dépôts et acomptes ici.

La collecte des loyers se réduit à deux actions : marquez comme reçu une fois l'argent reçu ; saisissez les relevés de compteur. Calculs de facture, génération, marquage de retard et notifications, tout est automatisé.

Aperçu de l'interface : quatre onglets et un menu de fonctions

Cliquez sur n'importe quelle chambre dans la liste des propriétés à gauche pour entrer. Les quatre onglets en haut classifient les factures par statut et type : Non conciliés (factures impayées, zone de travail quotidienne), Conciliés (historique des paiements), Dépôts et acomptes, Charges récurrentes. En mode gestion déléguée, vous pouvez basculer entre les finances du locataire et de l'agence.

Le menu plus à droite de chaque facture (icône à trois points) donne accès à toutes les opérations : Marquer comme reçu, exonérer, relever le compteur, ajouter/modifier, reporter, notifier le paiement, etc. Nous détaillons ici les plus courantes.

Opérations courantes

Encaissement : Marquer comme reçu

Après réception du paiement par le locataire, trouvez la facture dans l'onglet Non rapproché et cliquez sur Marquer comme reçu dans le menu plus. Une fenêtre permet de saisir la date du paiement, le mode de paiement (espèces, virement, etc.) et le montant par défaut est le montant attendu pour cette période.

Après avoir confirmé que le montant est correct, vous pouvez ajouter des notes, cocher pour envoyer un reçu au locataire, puis cliquer sur confirmer pour effectuer le rapprochement. La facture est alors déplacée vers l'onglet Rapprochement effectué et l'indication du retard disparaît. Dans le mode gestion déléguée, les honoraires de gestion et la commission de la période seront également automatiquement marqués comme reçus.

Le locataire n’a payé qu'une partie : paiement partiel et plan pour le reste

Dans la fenêtre Marquer comme reçu, si le montant saisi est inférieur au total dû, le système affiche un écran de répartition : le montant réellement reçu est imputé aux différents éléments de frais, et la différence génère automatiquement un plan pour le reste ; vous pouvez aussi définir la date de paiement du reste. Avant d'envoyer, vous pouvez cocher pour envoyer un reçu et le reste du plan au locataire.

Relevé : entrez la lecture, montant calculé automatiquement

Les frais basés sur le relevé apparaissent comme non relevés jusqu'à ce que le relevé soit fait. Cliquez sur relevé dans le menu plus, entrez la lecture actuelle, le système calcule automatiquement la consommation et le montant en fonction de l'ancienne lecture et du tarif (par exemple, lecture précédente 1000, 5 unités par kWh). Enregistré, le montant est ajouté à la facture de la période et un avis de paiement est envoyé. Les tarifs saisonniers ou par paliers peuvent également être modifiés ici.

Réconcilié : historique des reçus en un coup d'œil

Les factures réconciliées figurent dans l'onglet Réconcilié, affichant période, détails, date de réception et montant ; statut marqué payée. Pour connaître les montants reçus par mois ou la date de paiement des locataires, retrouvez tout ici.

Dépôt et paiements anticipés : argent dû au locataire, solde vérifiable à tout moment

La section Dépôt affiche les enregistrements des dépôts de ce bail et le solde actuel, et indique le dépositaire (ex. : compte mandant du propriétaire). Vérifiez ici le montant à rembourser lors de la clôture du bail.

La section Paiements anticipés enregistre les sommes versées par le locataire à l'avance (ex. : charges prépayées). Les frais sont déduits de ce solde à chaque période, et le solde restant est remboursé à la fin du bail. Cliquez sur Ajouter facture pour créer un paiement anticipé.

Frais récurrents : ce que ce bail perçoit à chaque période

L'onglet Frais récurrents répertorie tous les groupes de facturation récurrents liés à ce bail : nom, période, fréquence, détails et montant, avec une indication si facturé avec le loyer. Pour ajuster un montant ou ajouter un frais (ex. : frais d'internet), cliquez sur Modifier ou Ajouter frais récurrents pour les périodes à venir.

Autres fonctions dans le menu

• Exonération: À utiliser lors d'un accord avec le locataire pour annuler une charge, elle ne sera plus due.
• Report de loyer: Lors d'un accord avec le locataire pour reporter le paiement, ajustez la date d'échéance pour éviter un marquage à tort comme en retard.
• Avis de paiement: Renvoyez manuellement l'avis de paiement de cette facture au locataire sans attendre la planification du système.
• Ajouter/Modifier: Ajustez le contenu de cette facture ou utilisez le bouton d'ajout en haut à droite pour créer une charge temporaire (par exemple, répartition des réparations).

FAQ

Que faire si le locataire n'a payé qu'une partie du loyer ?

Marquez comme reçu, entrez le montant réellement perçu. Le système affichera un écran pour attribuer le montant reçu aux éléments, générera automatiquement un complément de paiement et permettra de fixer une date de paiement. Vous pouvez choisir d'envoyer la facture de complément au locataire. Pas besoin de fractionner manuellement, aucun solde oublié.

Où est allée la facture après avoir été marquée comme reçue ?

Déplacée vers l'onglet réconcilié, conserve toutes les informations comme la période, le détail, la date et le montant de réception. L'onglet non réconcilié montre uniquement les factures impayées, à utiliser comme liste de tâches quotidienne : videz-le, le recouvrement est terminé pour aujourd'hui.

Les factures sans relevé vont-elles envoyer un avis de paiement au locataire ?

Non. Les factures avec relevé ne sont envoyées qu'une fois le relevé terminé et le montant confirmé, pour éviter d'envoyer des factures incomplètes au locataire ; après relevé, le système envoie automatiquement. Donc pour les factures marquées non relevées, commencez par faire le relevé.

Si le locataire demande un délai, sera-t-il marqué comme en retard ?

Ajustez la date de paiement en retard à partir du menu supplémentaire pour reporter le loyer à percevoir. Les jours de retard seront calculés à partir de la nouvelle date d'échéance, sans erreur d'étiquetage.

En résumé

Si vous continuez avec Excel ou un carnet, le mois prochain vous vérifierez encore chambre par chambre qui a payé et qui a payé moins, puis vous calculerez l'électricité et enverrez les factures vous-même après les relevés. Une fois les contrats configurés dans RentPackage, chaque mois il suffit de marquer comme reçu quand l'argent arrive et de saisir les relevés au bon moment ; les cycles complémentaires, les montants d'électricité et les avis de paiement sont gérés par le système.

Ouvrez l'onglet Non rapproché d'une chambre et marquez comme reçu un loyer reçu ce mois-ci pour essayer.

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