RentPackage Reversement au propriétaire : l'agence de gestion locative déduit ses honoraires, reverse le reste et garde les dépôts de garantie à part

Pourquoi utiliser le reversement au propriétaire

En gestion déléguée, le plus compliqué n'est pas d'encaisser les loyers, mais de les répartir ensuite : quelle part correspond aux honoraires de gestion, quelle part revient au propriétaire, quel dépôt de garantie ne doit pas bouger. Sur Excel, il faut chaque mois déduire logement par logement les honoraires et les frais de réparation, puis vérifier qu'aucun dépôt de garantie n'a été compté. Et quand le propriétaire demande pourquoi il a reçu moins ce mois-ci, il faut tout reprendre.

• Le montant à reverser est calculé automatiquement
  Une fois les honoraires de gestion et les frais de réparation déduits du loyer, le système calcule directement ce qui peut être reversé au propriétaire. Plus besoin de refaire le calcul sur Excel chaque mois.
• Les dépôts de garantie ne sont jamais reversés
  Le dépôt de garantie devra être restitué au locataire. Le système exclut les dépôts de garantie et les encaissements anticipés du reversement : ils ne partent pas chez le propriétaire.
• Une question du propriétaire ? La réponse est dans les détails
  Chaque reversement s'accompagne d'un détail des retraits du propriétaire, à imprimer ou à lui envoyer. Les périodes que le locataire doit encore figurent dans les périodes de facturation non encaissées.

Qu'est-ce que le compte mandant du propriétaire ?

L'agence tient pour chaque propriétaire un compte appelé [Compte mandant du propriétaire]. Les loyers payés par les locataires y arrivent d'abord, les honoraires de gestion et les frais de réparation y sont prélevés, puis le solde restant est reversé au propriétaire. Ce compte reçoit :

• les loyers payés par les locataires
• les dépôts de garantie dont le dépositaire est le compte détenu par l'agence
• les sommes versées à l'avance par le propriétaire (apport du propriétaire)
• le solde existant avant l'utilisation du système (solde initial)

Le solde du compte mandant affiché à l'écran se compose donc ainsi :

Les dépôts de garantie conservés par le propriétaire lui-même ou placés sur un compte de tiers ne sont pas sur le compte mandant du propriétaire et ne sont pas inclus dans ce solde.

Dépôt du propriétaire sur le compte mandant : l'agence n'avance plus les frais de réparation

Si le solde du compte mandant ne suffit pas à payer une réparation ou un nettoyage, le propriétaire peut verser une somme à l'avance : l'agence n'a rien à avancer. Allez dans [Gestion comptable] > [Comptabilité du propriétaire], cliquez sur [＋] en haut à droite (Ajouter une facture propriétaire), choisissez [Dépôt du propriétaire sur le compte mandant], sélectionnez le logement, saisissez le montant et le mode de paiement, puis enregistrez. La somme s'ajoute au solde du compte mandant du propriétaire.

Reverser au propriétaire

1. Allez dans [Gestion comptable] > [Comptabilité du propriétaire] > [Compte mandant du propriétaire] > [Non rapproché] et choisissez le propriétaire en gestion déléguée à qui reverser.
2. Cliquez sur [Détails] pour voir le détail du reversement : en haut, le montant total actuel du compte mandant ; au milieu, chaque ligne qui compose le montant à reverser ; en bas, les périodes de facturation non encaissées (loyers encore dus par les locataires).
3. Cochez les logements à reverser. Le [Montant à reverser] peut être modifié directement : par exemple, pour garder de quoi payer une réparation à venir, ne reversez qu'une partie. Le reste reste sur le compte mandant et pourra être reversé la prochaine fois.
4. Les [Dépôts de garantie et encaissements anticipés] sont seulement affichés et ne sont pas reversés.
5. Vérifiez la [Date de reversement] (aujourd'hui par défaut) et le mode de paiement, cochez si besoin [Envoyer le relevé de reversement au propriétaire], puis cliquez sur [Reverser vers le compte personnel du propriétaire].

Consulter, modifier et annuler un reversement

Les reversements effectués se trouvent dans l'onglet [Rapprochement effectué], avec la date et le montant de chacun. Cliquez sur [Détails] à droite pour ouvrir le [Détail des retraits du propriétaire], qui montre le calcul de ce reversement et peut être imprimé ou envoyé au propriétaire.

• Pour corriger le montant : cliquez sur [⋯] > [Modifier le reversement] et saisissez directement le bon montant, sans tout supprimer pour recommencer.
• Pour tout reprendre : cliquez sur [⋯] > [Annuler le reversement]. La somme revient sur le compte mandant du propriétaire et vous pouvez reverser à nouveau.

Dépôt de garantie en gestion déléguée : qui le détient et comment le transférer

Allez dans [Gestion comptable] > [Comptabilité du propriétaire] > [Dépôt de garantie en gestion déléguée] > [Dépositaire du dépôt de garantie] et choisissez le logement : vous voyez pour chaque bail qui détient actuellement le dépôt de garantie. Il existe trois cas :

• Compte détenu par l'agence : le dépôt de garantie est sur le compte mandant du propriétaire tenu par l'agence.
• Compte détenu par le propriétaire : le propriétaire conserve lui-même le dépôt de garantie.
• Compte de tiers : le dépôt de garantie est placé sur un compte au nom du locataire ou auprès d'un organisme dépositaire ; ni l'agence ni le propriétaire ne le détiennent.

Si le propriétaire souhaite conserver lui-même le dépôt de garantie, cliquez sur [＋] en haut à droite (Ajouter une facture propriétaire), choisissez [Transférer le dépôt de garantie sur le compte détenu par le propriétaire], sélectionnez le logement, cochez le dépôt à transférer et indiquez la date du virement. Pour le confier de nouveau à l'agence, choisissez [Transférer le dépôt de garantie sur le compte mandant du propriétaire]. Chaque virement est enregistré dans l'onglet [Historique des virements] : au départ du locataire, vous savez exactement qui détient le dépôt à restituer.

Solde initial : reprendre le solde d'avant RentPackage

Si, avant de commencer avec RentPackage, le compte mandant du propriétaire contenait déjà une somme pas encore reversée (suivie jusque-là sur Excel ou dans un autre système), saisissez la date du solde initial et le montant dans [Paramètres comptables] > [Paramètres du solde initial] lors de l'ajout du bien en gestion déléguée. Le système part alors du bon solde. Un montant négatif signifie que l'agence a avancé de l'argent pour le propriétaire.

Le propriétaire consulte ses comptes en ligne

Une fois connecté à RentPackage, le propriétaire voit dans [Comptabilité du propriétaire] le montant de chaque reversement et ouvre le détail des retraits du propriétaire en cliquant sur [Détails], sans attendre que l'agence prépare un document.

Côté comptable : comment le reversement au propriétaire est enregistré

Le compte mandant du propriétaire est un compte d'actif, comparable à un compte bancaire. Un apport du propriétaire ou un solde initial augmente à la fois le compte mandant et les capitaux propres du propriétaire. Lors d'un reversement, les capitaux propres du propriétaire diminuent (retrait du propriétaire) et l'argent sort du compte mandant en même temps : la somme reversée n'est donc pas une charge de l'agence.

Les dépôts de garantie sur le compte détenu par le propriétaire sont enregistrés sur un compte bancaire réservé aux dépôts, séparé des sommes reversées, pour que rien ne se mélange.

En résumé

Si vous restez sur Excel, le mois prochain il faudra encore déduire les honoraires logement par logement, vérifier qu'aucun dépôt de garantie n'a été compté et tout reprendre dès que le propriétaire pose une question. Une fois vos biens en gestion déléguée configurés dans RentPackage, il suffit chaque mois de cocher les logements et de lancer le reversement : le montant à reverser, l'exclusion des dépôts de garantie et le détail des retraits du propriétaire sont gérés par le système.

Commencez par un seul propriétaire : ouvrez [Détails] dans [Comptabilité du propriétaire] et vérifiez que le montant à reverser calculé par le système correspond à votre fichier Excel.

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