RentPackage Saisie manuelle des écritures : Réparations, Assurances, Amortissements, Les entrées/sorties hors période de facturation peuvent aussi être enregistrées

Pourquoi utiliser les écritures manuelles

Les réparations, l'assurance, la taxe foncière et l'amortissement ne figurent pas dans le cycle de facturation locataire. Si vous les notez dans Excel ou dans une pile de reçus, vos rapports oublient ces dépenses et affichent plus de bénéfice que la réalité.

• Saisir une fois, les rapports se mettent à jour
  Une fois envoyée, l'écriture apparaît automatiquement dans le compte de résultat, le bilan et le tableau des flux de trésorerie.
• Pas de ressaisie pour les rapports fiscaux
  Lorsqu'un compte est associé à un champ de formulaire fiscal (par exemple Schedule E aux États-Unis ou SA105 au Royaume-Uni), il est rempli automatiquement à la génération du rapport fiscal.
• Une écriture déséquilibrée ne peut pas être envoyée
  Lorsque le total du débit n'est pas égal au total du crédit, un avertissement rouge s'affiche pour éviter d'enregistrer des erreurs.

Que peut faire la saisie manuelle pour vous ?

Les bailleurs enregistrent automatiquement les loyers, les charges liées au bail. Mais la location ne se limite pas à cela : frais de réparation, assurance, taxes foncières, dépréciation, ces transactions hors bail font aussi partie du résultat. La saisie manuelle permet d'intégrer ces écritures au système.

Une fois enregistrée, aucune autre action n'est requise : l'écriture est automatiquement reflétée dans les états financiers - compte de résultat, bilan, flux de trésorerie et les déclarations fiscales locales, plus les écritures sont complètes, plus le rapport reflète fidèlement les performances réelles.

Mode d'emploi

Étape 1 : Accéder à la page de saisie manuelle

Cliquez sur Rapports dans le menu à gauche, puis sur Saisie manuelle des écritures. Ensuite, cliquez sur le bouton Nouvel enregistrement manuel en haut à droite.

Étape 2 : Remplir le contenu de l'écriture

Dans la fenêtre de nouvelle saisie manuelle, remplissez :

• Sélectionner Propriété/Entreprise: À quelle propriété ou entreprise cet enregistrement doit-il être attribué, pour une bonne consolidation des rapports.
• Date de la transaction: La date réelle de cette transaction, utilisée pour déterminer la période de reporting.
• Détails de l'écriture: Pour chaque ligne, sélectionnez un compte, entrez le montant au débit ou au crédit. Deux lignes par défaut, cliquez sur Ajouter pour plus de comptes.
• Remarques: Notez l'utilisation ou les informations du justificatif (400 caractères max), pour éviter les devinettes lors du rapprochement.

Comment remplir une écriture courante ?

Les trois écritures manuelles les plus courantes en gestion locative :

Astuce : Les frais sont enregistrés au débit ; la source de sortie d'argent (réduction de dépôt bancaire) ou comment un actif est dérogé (augmentation de la dépréciation accumulée) est enregistré au crédit. Les montants de part et d'autre identiques équilibrent le compte.

Où apparaîtront les écritures enregistrées ?

Une fois envoyées, les écritures prennent effet immédiatement et sont automatiquement incluses dans le compte de résultat (pour les frais), le bilan (pour les actifs et passifs) et le flux de trésorerie. Si un compte est mappé à un champ de déclaration fiscale (par exemple, Schedule E US, SA105 UK, Anlage V DE, T776 CA), il sera également automatiquement repris dans la déclaration fiscale sans saisie répétée.

FAQ

Pourquoi un déséquilibre en rouge s'affiche-t-il, empêchant l'envoi ?

Le total débit et le total crédit ne sont pas égaux. La barre de suggestions affiche les totaux et la différence actuels de chaque côté. Ajoutez le même montant au côté manquant. Chaque écriture doit avoir des débits et crédits égaux, c'est la règle de la comptabilité en partie double. Le système bloque les écritures erronées.

Quelles transactions doivent utiliser des écritures manuelles et lesquelles doivent apparaître dans le compte locataire ?

Les transactions directement liées au bail doivent apparaître dans le compte locataire : loyer, charges, nettoyage, etc. Celles non liées au bail doivent utiliser des écritures manuelles : réparations, assurance, taxes foncières, amortissement, etc., dépenses et ajustements personnels du propriétaire.

Une écriture peut-elle comporter plus de deux lignes de comptes ?

Oui. Cliquez sur Ajouter en bas du détail de l'écriture pour ajouter des lignes de compte. Il n'y a pas de limite de lignes, tant que le total débit est égal au total crédit, l'écriture peut être envoyée.

La date de l'écriture affecte-t-elle les rapports ?

Oui. Les rapports sont classés selon la date de transaction : le compte de résultat et le tableau de flux de trésorerie examinent la période dans laquelle la date de transaction se situe, tandis que le bilan vérifie si la date de transaction est antérieure à celle du rapport. Utilisez donc la date réelle de la transaction et non la date de saisie.

En résumé

Si vous continuez à noter réparations et assurances dans Excel ou dans une pile de reçus, à la fin du mois ou au moment des impôts vous devrez encore les retrouver et les additionner une à une. Dans RentPackage, passez une écriture manuelle dès que la dépense survient : le compte de résultat, le bilan, le tableau des flux de trésorerie et les rapports fiscaux la reprennent automatiquement.

Prenez votre dernière facture de réparation et ajoutez une écriture manuelle pour essayer.

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