Comment générer un grand livre avec RentPackage, regroupant automatiquement loyers et comptes de propriété

Encore besoin de retranscrire chaque entrée de loyer dans Excel ? RentPackage intègre un moteur de comptabilité en partie double. En collectant simplement les loyers et en enregistrant les entrées comme d'habitude, le système cumule automatiquement les écritures comptables. Pour consulter les comptes, sélectionnez la période et appuyez sur un bouton : un grand livre équilibré est généré instantanément, sans besoin de connaissances comptables ni de calculs manuels.

1. Qu'est-ce qu'un grand livre ?

Le grand livre (General Ledger) regroupe toutes les transactions d'une période, classées par compte comptable (actifs, passifs, capitaux propres, revenus, dépenses), montrant les totaux débit, crédit et le solde pour chaque compte. C'est la base du compte de résultat et du bilan, et le rapport le plus souvent demandé lors d'un audit. C'est votre support lorsque vous devez rendre des comptes à un comptable, un propriétaire ou les autorités fiscales.

2. Source des données du rapport

Les chiffres du grand livre proviennent de deux sources, combinées automatiquement :

• Écritures générées automatiquement par période: Après la création du contrat, le système génère automatiquement des écritures pour le loyer, le dépôt de garantie, les charges, etc., à chaque période. Lors de l'enregistrement des paiements, les écritures correspondantes sont complétées automatiquement, sans intervention manuelle.
• Écriture manuelle: Les recettes et dépenses hors périodes de facturation (par exemple frais de réparation, assurances, amortissements) peuvent être saisies vous-même avec la fonction d'écriture de journal manuelle. Pour la marche à suivre, consultez : Tutoriel d'écriture manuelle

3. Génération du grand livre

Étape 1 : Accéder à la page des rapports

Dans le menu de gauche, cliquez sur « [ Rapport ] » → « [ États financiers ] ».

Étape 2 : Définir les paramètres du rapport

• Type de rapport: Sélectionnez « [ Grand Livre ] ».
• Propriété / Propriétaire / Société: Choisissez l'entité à interroger. Un même compte peut facturer séparément pour différents propriétaires, les finances de chaque propriétaire restant distinctes, ce qui est crucial pour les sociétés de gestion déléguée.
• Période du rapport: Sélectionnez la date de début et de fin pour la requête, par exemple : 01/01/2026 – 24/07/2026.
• Base comptable:
  • Base de trésorerie: Reconnu selon la [ date de réception des paiements ], le revenu est comptabilisé lorsque l'argent est réellement reçu. Convient aux propriétaires individuels et aux déclarations à petite échelle.
  • Base d'exercice: Reconnu selon la [ date de la créance ], le revenu est comptabilisé dès l'échéance du loyer, qu'il soit perçu ou non. Convient aux entreprises nécessitant des états financiers formels.

Après configuration, appuyez sur « [ Générer le rapport ] ».

Étape 3 : Consultez le rapport

4. Comment lire ce rapport

Le rapport est divisé en cinq catégories principales selon le type de compte, illustré par des chiffres d'exemple :

• Actifs: Solde du « Compte bancaire de fiducie » 443 579, représente le solde des fonds traités pendant la période ; solde des « Comptes à recevoir » 402 695, représente les montants dus mais non encore reçus ; il y a également d'autres comptes comme « Compte bancaire de dépôt » pour afficher séparément les fonds du compte séquestre.
• Passifs: Solde des « Dépôts » 577 332, solde des « Paiements anticipés » 13 685. Les dépôts et les paiements anticipés ne sont pas des revenus, mais des montants à rembourser aux locataires ou pour des périodes futures. Le système les classe correctement pour éviter l'erreur courante de considérer les dépôts comme des revenus.
• Capitaux propres du propriétaire: « Solde d'ouverture » au crédit de 4 523 correspond au montant qui figurait déjà dans les comptes du propriétaire avant l'utilisation du système, saisi avec la fonction de solde initial ; « Retrait du propriétaire » correspond aux sommes reversées au propriétaire pendant la période via le Reversement au propriétaire. Il s'agit d'une diminution des capitaux propres, affichée en rouge. L'encaissement courant des loyers et des charges génère rarement des écritures de capitaux propres ; ce bloc provient généralement du solde initial, d'un Apport du propriétaire ou d'un Reversement au propriétaire, et ne s'affiche pas s'il n'y a pas de telles écritures pendant la période.
• Revenus: En plus des « Revenus locatifs » 222 818, les revenus de nettoyage, eau, internet, revenus d'acompte de réservation, etc., sont listés séparément par compte, pour un sous-total des revenus de 243 849, chaque source de revenu est bien clarifiée.
• Dépenses: Les « Honoraires de gestion de l'entreprise », « Dépenses de loyer », « Frais de transaction » et autres dépenses encourues durant la période, total des débits 30 015.

5. Impression et archivage

L'icône d'impression en haut à droite du rapport permet d'imprimer directement ou de sauvegarder au format PDF, sans besoin de réorganiser la mise en page lors de la transmission aux comptables ou propriétaires.

6. Foire aux questions

Pourquoi les chiffres en comptabilité de caisse et d'engagement diffèrent-ils ?

La différence réside dans le moment de reconnaissance. En comptabilité d'engagement, la reconnaissance se fait à la "date de facturation", le loyer est compté dès son échéance ; en comptabilité de caisse, c'est à la "date de réception" que la somme est comptabilisée. Si un locataire paie en retard, cela entraînera des différences dans les revenus des deux bases pour la période, c'est normal.

Les écritures manuelles apparaissent-elles dans le grand livre général ?

Oui. Les écritures manuelles sont consolidées avec celles générées automatiquement par les périodes de facturation, sans réglage supplémentaire.

Puis-je voir les comptes d'un seul bien immobilier ?

Oui. Sélectionnez un bien spécifique dans le menu déroulant "Propriété/Propriétaire/Entreprise", et le système résumera uniquement les écritures de cette propriété.

En résumé

Si vous continuez à rapprocher vos comptes dans Excel, la prochaine fois que votre comptable ou un propriétaire demandera les comptes, vous devrez encore trier chaque opération et vérifier vous-même les débits et les crédits. Dans RentPackage, encaissez les loyers et tenez vos comptes comme d'habitude. Choisissez la période et le grand livre est généré en un clic. Le système vérifie automatiquement que les débits et les crédits sont équilibrés.

Choisissez la période depuis le début de l'année et un propriétaire, puis générez un grand livre pour essayer.

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