RentPackage Bilan : combien du solde bancaire appartient réellement aux locataires ? Dépôts de garantie et acomptes en un coup d'œil.

Pourquoi utiliser le bilan de RentPackage

Dépôts de garantie, avances et loyers arrivent tous sur le même compte bancaire : le solde seul ne dit pas quel argent appartient aux locataires. Pour savoir combien d’argent des locataires vous détenez, il faut reprendre chaque contrat et additionner vous-même.

• Dépôts de garantie et avances isolés au passif
  L’argent que vous devrez rendre aux locataires tôt ou tard figure au passif. Vous voyez d’un coup d’œil les fonds auxquels vous ne devez pas toucher.
• Choisissez n’importe quel jour et voyez votre situation
  Choisissez une date pour voir les actifs, les passifs et les capitaux propres ce jour-là, pour une propriété, un propriétaire ou toute l’entreprise.
• Le système vérifie que les comptes sont équilibrés
  En bas du rapport, le système vérifie que passifs plus capitaux propres égalent actifs. Si les totaux sont égaux, vos comptes sont équilibrés.

Que peut faire le bilan pour vous ?

Le bilan affiche la situation financière à une date donnée : combien d'actifs vous avez (solde des comptes bancaires, créances à recouvrer), combien de passifs vous devez (cautions des locataires, acomptes pour charges, dettes), et les capitaux propres vous appartenant après soustraction des passifs. Ce n'est pas un total sur une période, mais un instantané des stocks à cette date précise.

Scénario le plus utile : savoir à tout moment combien d'argent des locataires est en dépôt. Les dépôts de garantie et acomptes devront être remboursés un jour, se fondant dans le solde bancaire, ils peuvent facilement être confondus avec votre propre argent. Le bilan les liste séparément dans la section des passifs, vous permettant de les identifier d'un coup d'œil.

Mode d'emploi

Étape 1 : Définir les conditions du rapport

Accédez à la page des rapports dans la liste des fonctionnalités (cliquez sur Rapport dans le menu latéral, puis sur États financiers) et définissez les conditions suivantes dans l'ordre :

• Type de rapport: Sélectionnez Bilan.
• Choisir un objet/propriétaire/entreprise: Déterminez la portée du rapport : un seul objet, tous les objets sous un même propriétaire, ou l'entreprise entière.
• Date du rapport: Sélectionnez une date unique. Le bilan présente l'état à cette date précise, donc seule une date est nécessaire, pas une plage de dates. C'est la principale différence avec le compte de résultat.
• Base comptable: Choisissez entre la trésorerie (date de paiement effectif) ou l'exercice (date d'encaissement prévu), voir FAQ pour la différence.

Étape 2 : Générer le rapport

Cliquez pour générer le rapport. Le système produira le bilan à la date spécifiée, divisé en trois sections :

• Actifs: Ressources que vous possédez, par exemple solde de comptes bancaires fiduciaires, créances en attente, totalisant les actifs.
• Passifs: Argent que vous devez, principalement aux locataires : cautions (à restituer à la fin du bail), paiements anticipés (non encore utilisés), comptes fournisseurs, totalisant les passifs.
• Capitaux propres: La partie qui vous appartient réellement après déduction des passifs, y compris les bénéfices nets accumulés pour la période.

Cliquez sur l'icône d'impression en haut à droite du rapport pour imprimer directement ou enregistrer en PDF, à transmettre à l'expert-comptable ou au propriétaire.

FAQ

Pourquoi les montants des rapports en caisse et en comptabilité d'exercice sont-ils différents ?

C'est normal. Ces deux méthodes d'imputation diffèrent dans l'affectation temporelle des transactions : la comptabilité de caisse se base sur la date d'encaissement, tandis que la comptabilité d'exercice se base sur la date d'exigibilité. Tant qu'il y a des règlements périodiques (comme le loyer tardif, les paiements anticipés), les montants des deux rapports différeront, mais sur une longue période, le total sera identique.

Quelle est la différence entre le compte de résultat et le bilan ?

Ils diffèrent en termes de temporalité. Le compte de résultat évalue les performances d'une entreprise sur une période, par exemple du 1er janvier au 30 juin, combien a été gagné, dépensé, et le bénéfice net réalisé, semblable à un film. Le bilan montre la situation financière à un moment précis, par exemple le 30 juin, combien d'actifs et de dettes vis-à-vis des locataires existent, comme une photo. Pour savoir si vous avez réalisé des bénéfices sur le semestre, regardez le compte de résultat ; pour savoir combien vous avez de dépôt de garantie de vos locataires et quelle est la structure des actifs, consultez le bilan.

Pourquoi les dépôts de garantie et les avances pour charges apparaissent-ils en passif ?

Parce que ces fonds appartiennent aux locataires, ce ne sont pas vos revenus. Le dépôt de garantie est à restituer lors du départ du locataire ; l'avance pour charges est un fonds temporaire des locataires pour compenser les charges réelles, évitant ainsi le relevé mensuel et calcul. Lors du départ du locataire, le solde restant est à restituer. Par conséquent, lorsqu'ils sont encaissés, ces fonds apparaissent comme passifs au bilan, et non dans le compte de résultat. Les montants réellement utilisés pour les charges apparaîtront alors comme revenus de charges dans le compte de résultat de la période concernée.

En résumé

Si vous continuez à ne regarder que le solde bancaire, le mois prochain vous ne saurez toujours pas quelle part correspond aux dépôts de garantie et aux avances des locataires, et au départ d’un locataire vous risquez de manquer d’argent pour rembourser. Dans RentPackage, enregistrez dépôts et avances dans les périodes de facturation comme d’habitude. Le bilan les place au passif, consultables à tout moment.

Choisissez la date du jour et toute l’entreprise, générez un bilan et voyez combien d’argent des locataires vous détenez.

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