Description de la fonctionnalité de paiement anticipé

Pourquoi le propriétaire demande-t-il un paiement anticipé de l'électricité au locataire ?

Pour éviter les tracas mensuels de encaissement du loyer et relevé de compteur, de nombreux propriétaire choisissent de facturer six mois ou un an de loyer à l'avance, en lisant les compteurs semestriellement ou annuellement. Cela oblige cependant le propriétaire à avancer les frais d'électricité.

Par exemple, pour chaque locataire, avec un coût mensuel d'électricité de 500 $, le propriétaire doit avancer 60 000 $ pour 20 locataire sur six mois, créant une pression de trésorerie. Pour éviter cela, le propriétaire perçoit un « paiement anticipé de l'électricité ».

Nature du paiement anticipé

Le paiement anticipé n'est pas un loyer, ni un dépôt de garantie. Bien qu'il soit un passif pour le propriétaire, il est dédié à la déduction de factures comme l'eau et l'électricité. Notre système propose un « livre de paiement anticipé » pour gérer ces montants.

Livre de paiement anticipé : similaire au système de caisse en comptabilité

Pour faciliter la gestion, notre livre de paiement anticipé est conçu comme un « système de caisse » :

• Chaque paiement anticipé est ajouté au même livre
• Lorsque le solde est épuisé ou qu'il est temps de clôturer, vous pouvez faire un « solde de clôture » dans le système
• Après la clôture, vous pouvez choisir de rembourser le solde résiduel au locataire ou d'ouvrir automatiquement un nouveau registre pour continuer à enregistrer les paiements anticipés et les déductions.

Ce mécanisme non seulement clarifie les comptes, mais facilite également la comptabilité ou la rapprochement future, tout en garantissant que chaque locataire se voit prélever sa consommation d'électricité sur son acompte sans erreurs.

Mode opératoire du système

1️⃣ Configurer le paiement anticipé lors de l'ajout d'un bail

Vous pouvez choisir 'Paiement au premier terme' ou 'Paiement fixe chaque terme'.

2️⃣ Interroger et clôturer les registres de paiements anticipés

Une fois le bail complété, accédez à 'locataire Période de comptabilité' → onglet 'dépôt de garantie & Paiements anticipés' pour voir le registre. Appuyez sur 'Clôturer le registre' pour assigner les paiements anticipés à clôturer, et spécifiez à quelles charges ce registre est destiné. Le solde sera transféré dans un nouveau registre de paiements anticipés.

3️⃣ Ajouter des revenus dans le registre

Vous pouvez également ajouter manuellement des revenus dans la période de locataire, en déposant ainsi des fonds supplémentaires dans le registre.

4️⃣ Fonction marquer comme reçu : utiliser les paiements anticipés pour déduire les frais d'électricité

Dans la fonction 'locataire Période de comptabilité → Marquer comme reçu', vous pouvez choisir 'Paiements anticipés' comme méthode de réception et sélectionner les frais à déduire (comme des frais fixes d'électricité), le système déduira automatiquement ces frais du registre de paiements anticipés.

Résumé

Avec la fonctionnalité du livre comptable des encaissements anticipés, le propriétaire n'a plus besoin d'avancer les frais d'électricité et d'eau ; les comptes sont clairs, les opérations flexibles et la rapprochement pratique. C'est la solution optimale pour la gestion de longue durée et multi-locataire!