RentPackage 業主結轉：代管公司扣除管理費後再匯給業主，按金分開保管不混賬

為甚麼要用業主結轉

代管麻煩的不只是收租，而是收到之後要分清楚：哪些是管理費、哪些要匯給業主、哪些按金不能動。用 Excel 計，每個月都要逐個物業扣管理費、維修費，再確認按金沒有被計進去；業主問這個月為何少了，又要回頭翻資料。

• 可結轉金額自動計好
  租金扣除管理費、維修費之後，系統直接計出今次可以匯給業主的金額，不用每個月自己用 Excel 計。
• 按金不會被結轉出去
  按金是將來要退還給租客的錢，系統把按金和預收賬款排除在結轉之外，不會一併匯給業主。
• 業主問賬，打開明細就有答案
  每次結轉都有業主提出明細，可以列印或寄給業主；租客還欠哪幾期，也列在未收賬期裏。

業主信託戶口是甚麼

代管公司替每位業主管理一個戶口，叫做[業主信託戶口]。租客繳交的租金會先存入這裏，管理費、維修費從這裏扣除，結餘再結轉給業主。存入信託戶口的款項包括：

• 租客繳交的租金
• 按金暫存方為地產代理的按金
• 業主預先存入的款項（業主存入）
• 開始使用系統前已有的結餘（開賬）

所以畫面上的信託戶口結餘是這樣組成的：

由業主自行保管或存於第三方戶口的按金，不在業主信託戶口內，也不會計入這個結餘。

業主存入信託戶口：維修費不用代管公司墊支

信託戶口結餘不足以支付維修費、清潔費時，可以請業主先匯一筆錢進來，代管公司不用自己墊支。前往[賬務管理] > [業主賬務]，按右上角的[＋]（新增業主賬單），選擇[業主存入信託戶口]，選好物業，填入金額和付款方式後儲存，業主的信託戶口結餘就會加上這筆錢。

結轉給業主

1. 前往[賬務管理] > [業主賬務] > [業主信託戶口] > [未對賬]，選擇要結轉的代管業主。
2. 按[明細]查看結轉明細：最上面是信託戶口目前的總金額，中間是可結轉金額的每一筆款項，最下方是未收賬期（租客仍欠的租金）。
3. 剔選要結轉的物業。[可結轉金額]可以直接修改，例如要預留一筆錢支付即將發生的維修費，就只結轉一部分，餘下的留在信託戶口，下次再結轉。
4. [按金及預收賬款]只顯示金額，不會一併結轉出去。
5. 確認[結轉日]（預設今天）和付款方式，有需要的話剔選[寄出結轉明細給業主]，再按[結轉至業主私人戶口]。

查看、修改及取消結轉

已完成的結轉紀錄在[已對賬]分頁，可看到每一次結轉的日期和金額。按右邊的[明細]會打開[業主提出明細]，列出今次結轉的計算過程，可以列印或寄給業主。

• 金額要調整：按[⋯] > [修改結轉]，直接改成正確金額，不用整筆刪除重做。
• 整筆要重來：按[⋯] > [取消結轉]，款項會退回業主信託戶口，之後再重新結轉。

代管按金：按金由誰保管、如何轉賬

前往[賬務管理] > [業主賬務] > [代管按金] > [按金暫存方]，選擇物業，就能看到每份租約的按金現時由誰保管，共有三種：

• 地產代理持有戶口：按金存於代管公司的業主信託戶口。
• 業主持有戶口：按金由業主自行保管。
• 第三方戶口：按金存於租客名下的專戶或保管機構，代管公司和業主都不持有。

業主希望自行保管按金時，按右上角的[＋]（新增業主賬單），選擇[按金轉入業主持有戶口]，選好物業、剔選要轉出的按金並填上轉賬日期。要把按金轉回代管公司保管，則選擇[按金轉入業主信託戶口]。每一次轉賬都會記錄在[轉賬紀錄]分頁，租客退租要退按金時，可以清楚知道按金在誰手上。

開賬：帶入使用系統前的結餘

如果開始使用 RentPackage 前，業主的信託戶口已有一筆尚未匯給業主的錢（例如原本記在 Excel 或其他系統），可以在新增代管物業時的[賬務設定] > [開賬設定]填入開賬日和金額，系統就會從正確的結餘開始計算。金額為負數，代表代管公司先替業主墊支了款項。

業主自己上網查賬

業主登入 RentPackage 後，在[業主賬務]可以看到每一次結轉的金額，按[明細]就能查看業主提出明細，不用等代管公司另外整理資料。

會計觀點：業主結轉如何記賬

業主信託戶口是資產科目，類似銀行存款。業主存入、開賬會令信託戶口和業主權益一同增加；結轉給業主時，業主權益減少（業主提出），信託戶口的錢同時轉出，所以結轉出去的錢不是代管公司的費用。

業主持有戶口的按金另外記在按金專用的銀行科目，與結轉出去的錢分開，不會混在一起計算。

小結

照現在用 Excel 的做法，下個月仍要逐個物業扣管理費、確認按金沒計進去，業主問起時再回頭翻資料。在 RentPackage 設定好代管物業之後，每個月只要剔選物業、按下結轉，可結轉金額、按金排除、業主提出明細都由系統處理。

先選一位業主，打開[業主賬務]的[明細]，看看系統計出來的可結轉金額和你手上的 Excel 是否一致。

相關文章

• RentPackage 新增代管物業：從建立物件、業主、開賬到網上簽約，一次完成：新增代管物業時設定業主、管理費和開賬，業主結轉才有正確的起點。
• 開賬功能說明：開賬金額如何填寫、負數代表甚麼，這篇有更完整的說明。
• 代管公司的管理費設定教學：管理費會在每一期租金賬期自動產生，結轉時直接從租金扣除。