如何在 RentPackage 產生總分類賬，自動彙總租金與物業賬務

還在把租金收支一筆一筆抄進 Excel 對賬嗎？RentPackage 內建完整的複式簿記引擎，平常您只要正常收租、記賬，系統就會自動累積會計分錄。想看賬的時候，選好期間按一個按鈕，一份借貸平衡的總分類賬立刻產生——不需要會計背景，也不需要手動加總。

一、什麼是總分類賬？

總分類賬（General Ledger）把一段期間內的所有交易，依會計科目（資產、負債、業主權益、收入、費用）分類彙總，呈現每個科目的借方合計、貸方合計與結餘。它是損益表和資產負債表的基礎，也是查賬時最常被要求提供的報表。當您需要向會計師、房東業主或稅務機關交代賬務時，這份報表就是您的底稿。

二、報表的資料來源

總分類賬的數字來自兩個地方，兩者會自動合併計算：

• 賬期自動產生的分錄: 合約建立後，系統依賬期自動產生租金、按金、管理費等分錄。收款入賬時，對應的分錄也同步完成，全程不需要人工做賬。
• 手動分錄: 賬期以外的收支（例如維修費、保險費、折舊），可以用手動分錄功能自行輸入，操作方式請參考： 手動分錄教學

三、產生總分類賬

步驟一：進入報表頁面

請至左側選單按[ 報表 ]→[ 財務報表 ]。

步驟二：設定報表條件

• 報表類型: 選擇[ 總分類賬 ]。
• 物業／業主／公司: 選擇要查詢的對象。同一個帳戶可以分別替不同業主出賬，各業主的賬務互不混淆，這對代管業者特別重要。
• 報表期間: 選擇查詢的起迄日期，例如 2026/01/01 – 2026/07/24。
• 會計基礎:
  • 現金基礎: 以[ 實收款日 ]認列，錢實際進來才算收入。適合個人房東與小規模申報。
  • 應計基礎: 以[ 應收賬款日 ]認列，租金到期即認列收入，不論是否已收到。適合需要正式財報的公司。

設定完成後，按下[ 產生報表 ]。

步驟三：檢視報表

四、如何閱讀這份報表

報表依科目類別分為五大區塊，以範例數字說明：

• 資產: "信託銀行戶口"結餘 443,579，代表期間內實際經手的資金結餘；"應收賬款"結餘 402,695，代表已到期但尚未收到的款項；另有"按金銀行戶口"等科目，把按金專戶的資金獨立列示。
• 負債: "按金"結餘 577,332、"預收款"結餘 13,685。按金與預收款不是收入，而是日後要退還租客或屬於未來期間的款項，系統會自動正確歸類，避免常見的把按金誤算成收入的錯誤。
• 業主權益: 「期初結餘」貸方 4,523，是用開賬功能登錄的、開始使用系統前業主賬上原有的金額；「業主提出」是期間內透過業主結轉匯給業主的款項，屬於權益的減項，以紅字顯示。日常收租繳費很少產生權益分錄，此區塊通常來自開賬、業主存入或業主結轉，若期間內沒有這類分錄則不會顯示。
• 收入: 除了"租金收入"222,818，清潔費、水費、網絡費、訂金收入等各類收入都會依科目分別列示，收入小計 243,849，每一類收入的來源清清楚楚。
• 費用: "公司管理費支出""租金支出""手續費支出"等期間內發生的費用，借方合計 30,015。

五、列印與存檔

報表右上角的列印圖示可以直接列印或另存 PDF，交給會計師或業主時不需要再重新整理格式。

六、常見問題

現金基礎和應計基礎的數字為什麼不一樣？

差別在認列時點。應計基礎以「應收賬款日」認列，租金到期就算收入；現金基礎以「實收款日」認列，錢進來才算。若有租客遲繳，兩種基礎的當期收入就會不同，這是正常現象。

手動分錄會出現在總分類賬嗎？

會。手動分錄與賬期自動產生的分錄一律合併彙總，不需要額外設定。

可以只看單一物業的賬嗎？

可以。在「物業／業主／公司」下拉選單選擇特定物業即可，系統會只彙總該物業的分錄。

小結

照現時用 Excel 對賬的做法，下次會計師或業主要賬，仍然要把收支逐筆整理、自己核對借貸。在 RentPackage 平日照常收租、記賬，總分類賬選好期間按一下就產生，借貸是否平衡亦由系統自動驗證。

先選今年以來的期間和一位業主，產生一份總分類賬，試試看。

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