RentPackage 員工管理：地產代理、物業管理團隊多人協作，按物業與角色分工

地產代理、物業管理公司的同事經常在外面帶客看樓、處理維修，資料卻放在辦公室的 Excel 或紙本，客戶一問就要打電話回公司查。RentPackage 的員工管理讓整個團隊在同一個系統工作：到 [設定] > [員工管理] 新增員工後，每位員工只會看到自己負責的物業，亦只可使用角色開放的功能。

為甚麼要用員工管理

• 簡化工作流程，提高員工效率
  每位員工打開系統只會看到自己負責的物業，角色只開放需要的功能，不用在大量資料中尋找，亦較少按錯。
• 打造虛擬流動辦公室
  資料全部在雲端，員工用手機或電腦登入就可以查賬、看合約，不用回公司翻紙本或 Excel。
• 把經常外出的團隊成員連繫起來
  外出帶客看樓的代理和辦公室的會計看的是同一份資料；更換維修單負責人時，系統會通知關注該物業的員工。
• 隨時回覆客戶，提升專業感與信任感
  客戶晚上報維修或查詢時，負責的員工在手機上就查到物業、合約與賬期，可以即時回覆。

1. 員工管理可以做甚麼

員工可以做甚麼，由兩個設定決定：

• [關注物業]：決定員工可以管理哪些物業。
• [角色]：決定員工可以使用哪些功能，例如賬務、合約、報表。

頁面上方有 [員工] 及 [角色] 兩個分頁：[員工] 列出每位員工的角色、負責物業數量及狀態；[角色] 列出公司建立的角色及使用人數。

2. 新增員工

步驟 1：填寫員工電郵

按右上角的 [新增員工]，輸入員工的電郵地址。系統會寄邀請電郵到這個地址。

步驟 2：選擇關注物業

剔選這位員工要負責的物業。剔選 [所有物業] 時，現有物業及之後新增的物業都會自動加入。

步驟 3：選擇角色

選擇員工的角色，下方會列出這個角色可以使用的功能。未有合適的角色時，按 [查看角色] 到 [角色] 分頁新增。

步驟 4：寄出邀請

按 [寄出邀請]。員工會即時出現在員工列表，狀態為 [邀請中]；員工按邀請電郵登入並接受邀請後，狀態會變成 [啟用中]。

員工第一次登入時，系統會按所選角色提供對應的教學影片，幫助員工快速熟悉操作。

3. 關注物業

只有關注物業清單中的員工，才可以共同管理這個物業。員工看不到沒有關注的物業。

物業較多時，可以按區域或工作分工設定，員工打開系統只會看到自己負責的物業，較不容易出錯。

4. 角色與權限

到 [角色] 分頁按 [新增角色]，輸入 [角色名稱]，再剔選這個角色可以使用的功能。例如建立「營業」「會計」「維修主管」等角色，每位員工套用一個角色即可。

除了自己建立的角色，還有兩個選項：

• [最高管理者]：可以使用所有功能。
• [無]：不套用任何角色，員工只可使用不需要權限的基本功能。

要修改角色的功能，按該角色的「⋯」> [修改權限]。使用這個角色的員工，會一併套用新的設定。

仍有員工使用的角色不可刪除，請先把這些員工改為其他角色。

5. 修改員工

在員工列表按該員工的「⋯」> [修改角色]，可以修改這位員工的關注物業及角色。

[購買者]（購買計劃的帳戶）的權限不可修改。

6. 刪除員工

在員工列表按該員工的「⋯」> [刪除]，視窗會先列出刪除後的影響：

• 這位員工無法再管理公司的物業。
• 這位員工建立的合約範本會一併刪除。
• 如果這位員工同時是租客或業主，該身份不受影響。
• 之後可以再重新邀請。

如果這位員工是廣告或維修單的負責人，刪除前要指定新的負責人，預設為 [購買者]。更換維修單負責人後，系統會發通知並寄電郵給關注該物業的員工。

員工仍有落訂中、簽約中而未完結的合約時，無法刪除。請待這些合約完成後再刪除。

7. 員工狀態

員工列表的狀態有三種：

• [邀請中]：已寄出邀請，員工仍未登入接受邀請。
• [啟用中]：員工已加入，可以開始管理物業。
• [已刪除]：員工已被刪除。

列表上方可以篩選 [啟用中] 或 [已刪除]，[邀請中] 的員工會列在 [啟用中] 之中；亦可按角色篩選。

8. 常見問題

員工收不到邀請電郵怎麼辦？

請員工先檢查垃圾郵件匣。仍然沒有的話，在員工列表按該員工的「⋯」> [重新發送邀請]。

輸入電郵後出現「此電郵的擁有者已是員工或已被邀請」？

這個電郵已在員工列表中。如果對方仍未接受邀請，請用 [重新發送邀請] 再寄一次。

已刪除的員工可以再加回來嗎？

可以。用同一個電郵再新增一次員工即可。

同一個人可以同時是員工和租客嗎？

可以。刪除員工時，這個人的租客或業主身份不受影響。

小結

照現在的做法，下個月同事外出帶看、處理維修時，仍要打電話回公司查資料，誰負責哪個單位也只能靠口頭交代。在 RentPackage 設定好員工、關注物業和角色之後，每位同事用手機就查得到自己負責的物業、合約和賬期，新同事加入也只要寄一封邀請。

先邀請一位同事，指定一個物業讓對方負責，試試看。

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