RentPackage 新增代管物業：從建立物件、業主、開賬到網上簽約，一次完成

為甚麼要把代管物業建在 RentPackage

代管物業用 Excel 和紙本合約管理，業主資料、委託期間、管理費約定散落在不同檔案；從舊系統轉過來，還要把過去的賬逐筆補記；和業主簽約，要列印合約、約時間見面。

• 業主、委託期間、管理費都在同一個物業之下
  建立物業時就選好業主、委託期間與管理費計算方式，之後租客簽約時，管理費賬期會按這份設定自動產生。
• 舊賬不用逐筆補記
  從 Excel 或其他系統轉過來，填入開賬日期與業主信託戶口的結餘，系統就由這個金額起計。
• 不用見面也能和業主簽約
  之前填過的資料自動帶入代管合約，用 Email 或連結傳給業主網上簽署，所有人簽完後系統自動產生合約 PDF。

開始之前：依物業狀況選擇角色

按右上角的新增物件，系統會先請您依該物業的實際狀況四選一：

• 自管房東: 房子是自己的，自己與租客簽約、自己收租。
• 代管（附管理服務）: 代管公司協助業主管理房子：招租、收租、維修、撥款給業主，以業主名義與租客簽約，向業主收取管理費或佣金。房子仍屬於業主。
• 二房東（包租）: 管理公司先向房東承租房子，再轉租給租客，同時扮演租客與房東兩種身份。
• 僅代租: 代租僅協助房東尋找租客並簽訂租約，合約成立後即完成服務，不負責後續收租、維修或其他管理事務，通常只收取居間佣金或介紹費

本篇示範選擇代管後的完整流程：建立物件與房間、選擇業主、開賬與管理費設定、上載資料，完成與業主的網上簽約。

操作步驟

步驟一：填寫物件與房間單位

填寫該物件的基本資料：

• 物業地址: 物件的實際地址，將自動帶入合約。
• 物業名稱: 自己好辨識的名稱，例如大樓名或街道名。
• 房間單位名稱與租金: 每個出租單位一行：房間、車位、店面均可是一個單位。填入名稱與租金金額，按新增房間單位可繼續增加。

步驟二：選擇業主及委託期間

• 選擇業主: 從下拉選單選擇此房屋的業主。如名單中尚無此業主，可直接新增業主資料，並填寫日後撥款的業主銀行戶口（戶口日後可於業主資料中修改）。
• 關注物件: 建立物件的成員預設會關注此物件，代表擁有該物件的管理權限，之後可再調整關注的成員。
• 委託期間: 與業主約定的代管期間。選擇起訖日期，或直接按1年、2年、3年、5年快速帶入。

步驟三：賬本設定（開賬與管理費）

開賬金額

如果您是從Excel或其他系統轉移過來，業主的信託戶口裏可能已經有一筆尚未撥付給業主的錢。把開關切到是，填入開賬日期與該日的信託戶口結餘，系統就從正確的金額起算，讓新舊賬順利接軌，不必回頭補登過去每一筆賬。

例如：原本用Excel記賬，賬上還有23,000元尚未撥付給業主，就在這裏填入23,000，之後系統的業主結轉都會以這個結餘為起點。全新開始代管、沒有舊賬的話，保持關閉即可。

管理費

依您與業主的約定選擇計費方式，共三種：

• 固定費用: 每期收取固定金額。
• 百分比: 依租金的百分比計算，例如租金的10%。
• 百分比＋固定費用: 百分比與固定金額並用，填入百分比與固定金額兩個欄位。

步驟四：照片與附件

• 房屋照片: 上載房屋照片（上限5張）。打開將照片與備註加入合約的開關，這些照片會直接附在代管合約中，作為屋況的記錄。
• 備註: 補充說明（上限1500字），同樣可隨合約附上。
• 物業檔案: 上載相關文件（上限3個），例如之前與業主簽好的紙本合約掃描檔，集中保存在物件底下。

與業主網上簽約

按下一步後，選擇電子合約的簽署方式。所有人完成簽署後，系統會自動產出合約PDF寄送或供下載。四個選項：

• 業主透過Email簽署: 系統把簽署通知寄到業主的電郵，業主點開即可網上簽名。
• 業主透過連結簽署: 系統產生一組簽署連結，您可複製後使用LINE或其他通訊軟件傳送給業主。
• 業主當場簽署: 業主在場時使用，直接在您的裝置上協助業主完成簽名。
• 不簽約，僅新增物件: 只需記錄合約資訊而無需電子簽署時選擇此項。已簽紙本合約可在上一步上載為附件保存。

選擇合約範本

從下拉選單選擇代管合約範本，或按編輯合約範本以調整條款內容。

選好範本後，前面步驟填入的資料會自動帶入合約相關欄位：業主姓名、地址、物件名稱、日期、雙方簽名欄位與公司印章（印章圖檔需在設定的組織資訊中上載）。無需重複輸入。

簽名

輪到您簽名時，可以手寫繪製、上載簽名圖檔，或選用先前儲存的簽名。簽署前需確認已詳閱合約並自願簽署，完成後按將簽名加入合約。

預覽合約確認無誤後，按將合約送出給業主。業主完成簽署後，系統自動產出完整的合約PDF給雙方留存。

完成後會看到什麼？

回到物業管理頁面，左側清單會出現剛建立的物件，卡片上標示代管業主的名字，底下列出各房間單位與租金，狀態顯示為空置。

接下來有兩件事可以做：按房間單位的新增合約，開始安排租客入住；或按新增房間單位，把還沒建的房間陸續補上。

查看/修改業主合約

新增物件時簽署的業主合約，日後隨時可以回來查看與修改：按左側選單的合約，選擇業主合約，在代管業主頁籤找到該筆合約，按右側的更多選單，選擇查看業主合約。

開啟後即可直接修改委託起訖日、填寫合約備註。租約歷史列出此委託期間、管理費與簽署日，每筆右側的功能選單可查看合約狀態、開啟合約文件或刪除該合約；合約文件區可上載相關檔案，集中保存此委託。

修改管理費：物件預設費率與上下限

要調整物件的管理費，在物業清單中按物件名稱旁的編輯圖示，開啟編輯物件視窗，捲動到管理費設定區塊：可切換計費模式（固定費用、百分比、百分比加固定費用）、修改百分比或金額，並可設定管理費每期的最低金額與最高金額。例如抽租金的10%，但最低收400元、最高不超過20,000元，就在上下限欄位填入。

常見問題

我同時有自己的房子和幫別人代管的房子，要開兩個帳戶嗎？

不用。一個帳戶可以擁有四種角色的物業，每次新增物業時依物業狀況選擇角色即可。自己的房子選自管房東，代管的選代管，包租轉租的選二房東，只幫忙找租客的選僅代租，同一帳戶並存管理。

什麼是開賬？我一定要填嗎？

開賬是給從Excel或其他系統轉移過來的用戶：如果業主的信託戶口原本有未撥付的結餘，填入開賬日期與金額，系統從正確結餘起算。全新代管、無歷史結餘，保持關閉即可，不是必填。

房間單位一定要一次建立完成嗎？

不用。可以先建立一部分，物件建立後隨時在物件卡片按新增房間單位補上，房間、車位、店面都能作為獨立單位。

一定要與業主網上簽約嗎？

不用。簽署方式的最後一個選項是不簽約、僅新增物件，適合已經簽好紙本合約的情況；紙本合約掃描後可上載到物業檔案保存，管理功能完全不受影響。

選擇誰先簽有什麼差別？

選擇業主簽完我再簽時，多了一道保險：業主簽完後若發現合約需要調整，可以退回給業主重簽，不必整份重新建立。若確定條款不會再變，選我先簽流程比較快。

小結

照現在的做法，下次接到新的代管物業，仍要把業主資料、管理費約定記在不同檔案，再列印合約約業主見面簽。在 RentPackage 建好物業之後，業主、委託期間、管理費和合約都在同一個物業之下，租客簽約時管理費賬期也會自動產生。

先選一個正在代管的單位，建立物業、選好業主，試試看。

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