RentPackage Управление счётом арендатора: платёж, частичная оплата, счётчики и депозиты. Всё для повседневных операций с арендной платой.

Зачем использовать счёт арендатора

Если вести аренду в Excel или в блокноте, каждый месяц приходится самому выставлять счета и сверять, кто заплатил, а кто нет. Если арендатор заплатил только часть, разницу нужно записывать отдельно. После снятия показаний счётчика плату за электричество считаете на калькуляторе.

• Счета создаются автоматически, не нужно выставлять их каждый месяц
  Укажите арендную плату, депозит и коммунальные платежи при добавлении договора, и система создаст расчётные периоды на весь срок аренды, а после срока оплаты автоматически отметит их как просроченные.
• Недоплата не потеряется
  Если арендатор заплатил только часть, отметьте как оплаченный с фактической суммой. Система автоматически создаст начисление на остаток и может отправить этот счёт арендатору.
• Суммы по счётчикам считаются, уведомления отправляются автоматически
  Введите показания за этот период, и система рассчитает сумму по предыдущим показаниям и тарифу, а затем отправит уведомление о платеже.

Что такое счет арендатора?

После завершения процесса вселения/заключения договора система автоматически создаёт счета для арендатора (арендная плата, депозиты, коммунальные услуги). Страница 'счета арендатора' является вашей панелью для ежедневных операций с этими счетами: здесь отмечаются оплаченные суммы, считываются показания счётчиков, обрабатываются частичные оплаты и проверяются остатки по депозитам и авансовым платежам.

В управлении арендой осталось два действия: деньги поступают, отмечаете как оплаченный; снимали показания, вводите данные. Остальные счета, расчеты, пометки о задолженностях и уведомления система обрабатывает автоматически.

Обзор интерфейса: четыре вкладки и одно функциональное меню

Щелкните любую комнату в списке объектов слева для входа. Четыре верхние вкладки разделяют состояние и тип счетов: Не согласованы (счета, которые еще не оплачены, зона ежедневной работы), Согласованы (история платежей), Депозиты и авансовые платежи, Регулярные расходы. В режиме доверенности можно переключаться между счетами арендатора и агентства.

Дополнительное меню справа от каждого счета (иконка с тремя точками) — вход ко всем действиям: «Отметить как оплаченный», отмена, снятие показаний, добавить/редактировать, отложить аренду, уведомление о платеже и др. Здесь объясняются часто используемые действия.

Часто используемые действия

Отметка об оплате: Отметить как оплаченный

После оплаты арендатором на вкладке Не сверено найдите нужный счет, щелкните Отметить как оплаченный в дополнительном меню. Окно отобразит дату оплаты, способ оплаты (наличные, перевод и др.) и сумму; по умолчанию указана полная сумма до оплаты.

После проверки суммы можно при необходимости добавить примечание, отметить отправку квитанции арендаторам, нажать Подтвердить для завершения отметки. Счет перемещается на вкладку Сверено, пометка о задолженности исчезает, и в режиме доверенности управления и комиссии также автоматически отмечаются как оплаченные.

Арендатор оплатил частично: частичная оплата и доплата позже

В окне «Отметить как оплаченный», если введенная сумма меньше общей задолженности, система откроет экран распределения: распределите фактически полученную сумму по статьям расходов, автоматически создастся период долга на недостающую сумму, и можно установить дату погашения задолженности. При отправке можно отметить отправку квитанции и счета на доплату арендатору.

Счетчик: введите показания, сумма рассчитана автоматически

Расходы по счётчику будут помечены как не считанные до завершения учета. Нажмите на счётчик в меню "Еще" и введите текущие показания, система рассчитает потребление и сумму на основе предыдущих показаний и цены за единицу (например, предыдущие показания 1000, цена 5 за единицу). После сохранения сумма будет добавлена в счет за период, и уведомление об оплате будет отправлено. Если есть сезонные тарифы или поэтапное начисление, здесь можно изменить цену за единицу.

Сверено: история оплаты с полными подробностями

Оплаченные счета находятся на вкладке "Сверено", каждый отображает период, детали, дату и сумму оплаты, помечен как оплаченный. Если нужно узнать суммарную оплату за месяц или когда арендатор платил, здесь хранятся полные записи.

Депозит и предоплата: деньги, которые должны арендатору, остаток доступен в любой момент

Раздел с депозитами отображает записи и текущий остаток депозита по договору, а также указывает хранителя депозита (например, номинальный счет собственника). При завершении аренды производится сверка возвратной суммы.

Раздел предоплаты фиксирует предоплаченные арендатором средства (например, предоплата за электричество), которые потом списываются на оплату счетов за электроэнергию. При завершении аренды остаток возвращается. Нажмите "Создать счет" для записи предоплаты.

Периодические расходы: что включено в каждый платеж аренды

Закладка периодических расходов перечисляет все группы периодических платежей этого договора аренды: название, период, частота, детали и сумма, платежи, собираемые с арендной платой, будут отмечены отдельно. Для изменения суммы или добавления новой группы расходов (например, интернет-сервис начиная с определенного времени), нажмите здесь, чтобы отредактировать или добавить периодические расходы, и последующие платежи будут сгенерированы по новой настройке.

Другие функции в меню

• Освобождение: Используется при договоренности с арендатором об освобождении от оплаты конкретного счета, этот счет больше не числится к получению.
• Отложить аренду: При договоренности с арендатором об отсрочке платежа, изменяется дата получения этого платежа, чтобы избежать неправильной пометки как просроченного.
• Уведомление о платеже: Отправить уведомление о платеже по этому счету вручную, без ожидания системного расписания.
• Добавить/редактировать: Отредактируйте содержание счёта или создайте временный счёт с помощью кнопки «Добавить счёт» в правом верхнем углу (например, для распределения расходов на ремонт).

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если арендатор заплатил только часть аренды?

Отметьте как оплаченный, указав фактически полученную сумму. Система развернёт экран распределения, где вы можете распределить полученные средства по статьям. Разница автоматически создаёт дополнительный платёжный период с возможностью указать дату доплаты, также можно отметить отправку счёта арендатору. Это исключает ручное разделение и пропуск задолженностей.

Куда девается счёт, отмеченный как оплаченный?

Он перемещается на вкладку «Сверенные», сохраняя весь платёжный период, детали, дату и сумму. Вкладка «Не сверенные» всегда показывает только неоплаченные счета, что делает её удобной для использования в качестве ежедневного списка дел: очистите её, и аренда на сегодня будет собрана.

Будет ли уведомление о платеже отправлено арендатору для счетов с не засчитанным показателем?

Нет. Счета по показателям не отправляются до окончания считывания и подтверждения суммы, чтобы избежать отправки неполных счетов. После завершения считывания система автоматически отправляет уведомление. Так что при виде метки «Не засчитано» просто завершите считывание.

Будет ли считаться просроченным платёж, если арендатор попросит отсрочку?

Просто отложите дату платежа в текущем периоде через меню «Отсрочить». Просрочка будет рассчитываться с новой даты, ошибок не произойдёт.

Итог

Если продолжать вести всё в Excel или блокноте, в следующем месяце снова придётся по каждой комнате сверять, кто заплатил, а кто недоплатил, а после снятия показаний самому считать электричество и рассылать счета. Когда договоры настроены в RentPackage, каждый месяц нужно лишь отмечать как оплаченный при поступлении денег и вводить показания, когда пришло время. Периоды доплаты, суммы за электричество и уведомления о платеже берёт на себя система.

Откройте вкладку Не сверено для одной комнаты и отметьте как оплаченный один платёж за аренду, полученный в этом месяце, чтобы попробовать.

Похожие статьи

• RentPackage Добавить договор: срок аренды, депозит и коммунальные услуги настраиваются сразу, начисления создаются автоматически：Укажите срок аренды, депозит и коммунальные платежи при подписании, и расчётные периоды создадутся автоматически.
• RentPackage Уведомления об оплате аренды через LINE: инструкция по привязке для арендатора и настройка автоматических напоминаний для арендодателя：Когда арендатор подключит LINE, уведомления о платеже будут приходить и в LINE.
• RentPackage Отчет о прибыли и убытках: доходы и расходы по каждому объекту и каждому собственнику, автоматический расчет прибыли：Доходы и расходы по счёту арендатора автоматически попадают в отчёт о прибылях и убытках, без отдельного учёта.