Popis funkce přijatých zálohových plateb

Proč pronajímatelé vybírají zálohy na elektřinu od nájemců?

Aby se předešlo obtížím s měsíčním vybíráním nájmů a odečítáním měřidel, mnoho pronajímatelů volí možnost vybrání nájemného na půl roku nebo rok dopředu s odečty jednou za půl roku/rok. To však vede k tomu, že elektřina musí být hrazena předem pronajímatelem.

Například, pokud každý nájemce má měsíční účty za elektřinu ve výši 500 CZK, při 20 nájemcích by bylo potřeba za půl roku zaplatit 60 000 CZK, což vytváří tlak na hotovostní tok pronajímatele. Aby se této situaci předešlo, pronajímatelé vybírají předem zálohy na elektřinu.

Povaha přijatých zálohových plateb

Přijaté zálohové platby nejsou nájemné, ani nejsou jako záloha. Ačkoli jsou také položkou závazků pronajímatele, postupně se používají na úhradu nákladů, jako jsou účty za energie. Pro správu těchto částek náš systém poskytuje funkci 'Účet přijatých zálohových plateb'.

Účet přijatých zálohových plateb: jako fond malých hotovostí v účetnictví

Pro snadnější správu je účet přijatých zálohových plateb v našem systému navržen podobně jako koncept 'fondu malých hotovostí':

• Každá přijatá zálohová platba je vložena do stejného účtu
• Když jsou prostředky na účtu vyčerpány nebo je potřeba provést uzávěrku, lze v systému provést 'vyrovnání účtu'.
• Po vyrovnání můžete zvolit vrácení zbývající částky nájemci nebo automaticky vytvořit novou účetní knihu pro pokračování záznamů o přijatých a odečtených platbách.

Tento mechanismus nejenže udržuje účetnictví přehledné, ale také usnadňuje účetní kontroly v budoucnosti a zajišťuje, že platba za elektřinu každého nájemce se odečítá z jejich vlastních předplacených záloh.

Postup ovládání systému

1️⃣ Nastavit předplatbu při přidání smlouvy

Lze zvolit „První platba“ nebo „Pevná platba za období“.

2️⃣ Dotaz na předplacené účetní knihy a vyrovnání

Po dokončení smlouvy můžete účetní knihu vidět v části „Fakturační období nájemce“ → „Záloha a předplatby“. Můžete kliknout na „Vyrovnat účetní knihu“ a určit, do které položky se má předplatba vyrovnat a určit, jaký typ nákladů pokrývá tato předplatba. Zbývající částka se vloží do nové účetní knihy pro předplatby.

3️⃣ Přidat příjem na účetní knihu

Také můžete ve fakturačním období nájemce ručně přidat příjem a uložit dodatečné prostředky do účetní knihy.

4️⃣ Funkce označení jako přijato: Použijte předplatby na úhradu elektřiny

V funkci „Fakturační období nájemce → Označit jako uhrazené“ můžete vybrat „Předplatby“ jako způsob úhrady, zvolit položku k úhradě (jako jsou pevné poplatky za elektřinu atd.), systém automaticky odečte náklady z předplacené účetní knihy.

Souhrn

Funkce knihy předem uhrazených pohledávek umožňuje pronajímatelům vyhnout se zálohám za energie, s jasnou evidencí, flexibilní obsluhou a snadným vyrovnáním účtů. Je to nejlepší řešení pro dlouhodobý pronájem a správu více nájemců!