RentPackage správa zaměstnanců: spolupráce týmu makléřů a správců nemovitostí podle nemovitostí a rolí

Zaměstnanci realitních kanceláří a správcovských firem tráví velkou část dne venku na prohlídkách a opravách, ale údaje leží v Excelu nebo v papírech v kanceláři, takže každý dotaz klienta znamená telefonát do kanceláře. Správa zaměstnanců v RentPackage spojí celý tým v jednom systému: po přidání zaměstnanců v [Nastavení] > [Správa zaměstnanců] vidí každý zaměstnanec jen nemovitosti, které má na starosti, a může používat jen funkce, které mu povoluje jeho role.

Proč používat správu zaměstnanců

• Jednodušší práce, výkonnější zaměstnanci
  Každý zaměstnanec vidí jen své nemovitosti a role mu zpřístupní jen potřebné funkce, takže méně hledá v datech a méně chybuje.
• Virtuální mobilní kancelář
  Vše je v cloudu. Zaměstnanci se přihlásí z telefonu nebo počítače a zkontrolují vyúčtování a smlouvy, aniž by se kvůli papírům nebo Excelu vraceli do kanceláře.
• Propojte tým, který je stále v pohybu
  Makléři na prohlídkách i účetní v kanceláři pracují se stejnými daty. Když se změní odpovědná osoba u požadavku na opravu, systém upozorní zaměstnance, kteří danou nemovitost sledují.
• Odpovídejte klientům kdykoli a budujte důvěru
  Když klient večer nahlásí závadu nebo se na něco zeptá, odpovědný zaměstnanec si v telefonu najde nemovitost, smlouvu i vyúčtování a může hned odpovědět.

1. Co umí správa zaměstnanců

Co zaměstnanec může dělat, určují dvě nastavení:

• [Sledované nemovitosti]: které nemovitosti může zaměstnanec spravovat.
• [Role]: které funkce může zaměstnanec používat, například vyúčtování, smlouvy a přehledy.

Nahoře na stránce jsou dvě karty: [Zaměstnanec] zobrazuje roli každého zaměstnance, počet nemovitostí, které má na starosti, a jeho stav; [Role] zobrazuje role vytvořené vaší firmou a kolik lidí každou používá.

2. Přidání zaměstnance

Krok 1: Zadejte e-mail zaměstnance

Klikněte vpravo nahoře na [Přidat zaměstnance] a zadejte e-mail zaměstnance. Systém na tuto adresu pošle pozvánku.

Krok 2: Vyberte sledované nemovitosti

Zaškrtněte nemovitosti, které bude mít tento zaměstnanec na starosti. Když zaškrtnete [Všechny nemovitosti], automaticky se zahrnou stávající i později přidané nemovitosti.

Krok 3: Vyberte roli

Vyberte roli zaměstnance. Pod ní se zobrazí funkce, které tato role může používat. Pokud vhodná role ještě neexistuje, klikněte na [Zobrazit roli] a přidejte ji na kartě [Role].

Krok 4: Odešlete pozvánku

Klikněte na [Odeslat pozvánku]. Zaměstnanec se hned objeví v seznamu se stavem [Pozvánka odeslána]. Jakmile se přihlásí z pozvánky a přijme ji, stav se změní na [Zapnuto].

Při prvním přihlášení systém zaměstnanci ukáže výuková videa podle zvolené role, aby se rychle zorientoval.

3. Sledované nemovitosti

Nemovitost mohou společně spravovat jen zaměstnanci, kteří ji mají v seznamu sledovaných. Nemovitosti, které zaměstnanci nesledují, nevidí.

Pokud máte hodně nemovitostí, můžete je rozdělit podle oblasti nebo podle úkolů. Zaměstnanci pak po otevření systému vidí jen své nemovitosti a dělají méně chyb.

4. Role a oprávnění

Na kartě [Role] klikněte na [Přidat roli], zadejte [Název role] a zaškrtněte funkce, které tato role může používat. Vytvořte například role „Obchod“, „Účetnictví“ a „Vedoucí údržby“ a každému zaměstnanci přiřaďte jednu roli.

Kromě rolí, které vytvoříte, jsou k dispozici ještě dvě možnosti:

• [Hlavní správce]: může používat všechny funkce.
• [Žádný]: nepoužije se žádná role; zaměstnanec může používat jen základní funkce, které nevyžadují oprávnění.

Chcete-li změnit funkce role, klikněte u ní na „⋯“ > [Upravit oprávnění]. Nové nastavení se použije pro všechny zaměstnance s touto rolí.

Roli, kterou ještě používají zaměstnanci, nelze smazat. Nejprve těmto zaměstnancům přiřaďte jinou roli.

5. Úprava zaměstnance

V seznamu zaměstnanců klikněte u zaměstnance na „⋯“ > [Upravit roli] a změňte jeho sledované nemovitosti a roli.

Oprávnění účtu [Nákupčí] (účet, který zakoupil tarif) nelze měnit.

6. Smazání zaměstnance

V seznamu zaměstnanců klikněte u zaměstnance na „⋯“ > [Smazat]. Okno nejprve zobrazí, co smazání způsobí:

• Zaměstnanec už nebude moci spravovat nemovitosti firmy.
• Šablony smluv vytvořené tímto zaměstnancem se také smažou.
• Pokud je zaměstnanec zároveň nájemcem nebo vlastníkem, tato role zůstane beze změny.
• Později ho můžete znovu pozvat.

Pokud má zaměstnanec na starosti inzeráty nebo požadavky na údržbu, musíte před smazáním vybrat novou odpovědnou osobu. Výchozí je [Nákupčí]. Po změně odpovědné osoby u požadavku na údržbu systém pošle oznámení a e-mail zaměstnancům, kteří danou nemovitost sledují.

Zaměstnance, který má ještě rezervované nebo podepisované smlouvy, které neskončily, nelze smazat. Smažte ho až po dokončení těchto smluv.

7. Stav zaměstnance

Zaměstnanci v seznamu mají jeden ze tří stavů:

• [Pozvánka odeslána]: pozvánka byla odeslána, ale zaměstnanec se ještě nepřihlásil a nepřijal ji.
• [Zapnuto]: zaměstnanec se připojil a může začít spravovat nemovitosti.
• [Odstraněno]: zaměstnanec byl smazán.

Nad seznamem můžete filtrovat [Zapnuto] nebo [Odstraněno]. Zaměstnanci ve stavu [Pozvánka odeslána] se zobrazují mezi [Zapnuto]. Filtrovat lze i podle role.

8. Časté dotazy

Co dělat, když zaměstnanec nedostal pozvánku?

Požádejte zaměstnance, aby nejprve zkontroloval složku se spamem. Pokud tam není, klikněte v seznamu u zaměstnance na „⋯“ > [Znovu odeslat pozvánku].

Po zadání e-mailu se zobrazí „Držitel tohoto e-mailu je již zaměstnancem nebo byl již pozván“?

Tento e-mail už je v seznamu zaměstnanců. Pokud dotyčný ještě pozvánku nepřijal, pošlete ji znovu pomocí [Znovu odeslat pozvánku].

Lze smazaného zaměstnance přidat zpět?

Ano. Stačí zaměstnance přidat znovu se stejným e-mailem.

Může být stejná osoba zároveň zaměstnancem i nájemcem?

Ano. Smazání zaměstnance neovlivní jeho roli nájemce nebo vlastníka.

Shrnutí

Pokud budete pokračovat současným způsobem, váš tým bude i příští měsíc při prohlídkách nebo opravách volat do kanceláře kvůli informacím a kdo má na starosti kterou nemovitost, se bude předávat jen ústně. Jakmile v RentPackage nastavíte zaměstnance, sledované nemovitosti a role, každý zaměstnanec uvidí své nemovitosti, smlouvy a zúčtovací období v telefonu a přidání nového kolegy zabere jen jednu pozvánku.

Pozvěte jednoho kolegu a svěřte mu jednu nemovitost na vyzkoušení.

Související články

• Rozdělení provize v RentPackage: po pronájmu nemovitosti realitní kanceláří spočítáte provizi, daň i bonusy zaměstnanců najednou：Jakmile se zaměstnanci připojí, můžete při pronájmu nastavit provizní bonus pro každého z nich.
• RentPackage Přidat spravovanou nemovitost: od vytvoření nemovitosti a vlastníka přes počáteční zůstatek až po online podpis, vše najednou：Nejprve přidejte nemovitosti, abyste je mohli vybrat při přidávání zaměstnance.
• RentPackage Fakturační období nájemce: párování plateb, částečné platby, odečty měřidel a kauce – každodenní výběr nájemného na jedné stránce：Zaměstnanci denně vybírají nájem a párují platby na stránce zúčtovacích období.