RentPackage Přidat spravovanou nemovitost: od vytvoření nemovitosti, vlastníka, záznamu až po online podpis, vše najednou.

Proč zakládat spravované nemovitosti v RentPackage

Když spravované nemovitosti vedete v Excelu a papírových smlouvách, údaje o vlastníkovi, období správy a dohody o správním poplatku jsou roztroušené v různých souborech. Při přechodu ze starého systému musíte minulé účty zadávat jeden po druhém. A pro podpis s vlastníkem musíte smlouvu vytisknout a domluvit si schůzku.

• Vlastník, období správy a poplatek u jedné nemovitosti
  Při zakládání nemovitosti vyberte vlastníka, období správy a způsob výpočtu správního poplatku. Když později nájemce podepíše smlouvu, období správního poplatku se vytvoří automaticky podle tohoto nastavení.
• Staré účty nemusíte zadávat jeden po druhém
  Při přechodu z Excelu nebo jiného systému zadejte datum zahájení a zůstatek svěřeneckého účtu vlastníka a systém začne počítat od této částky.
• Podpis s vlastníkem bez osobního setkání
  Údaje, které jste už zadali, se automaticky doplní do správcovské smlouvy. Pošlete ji vlastníkovi přes Email nebo odkazem k online podpisu a po podpisu všech stran systém automaticky vytvoří PDF smlouvy.

Než začnete: Vyberte roli podle stavu nemovitosti

Klikněte na Přidat nemovitost v pravém horním rohu, systém vás požádá o výběr jednoho ze čtyř scénářů odpovídajících skutečnému stavu nemovitosti:

• Samostatně spravující pronajímatel: Dům je váš, smlouvy s nájemci uzavíráte sami a sami vybíráte nájemné.
• Správa nemovitosti (plný servis): Správcovská firma pomáhá pronajímateli s administrací nemovitosti: obsazování nájemců, vybírání nájemného, údržbou, vyplácením vlastníkovi, uzavíráním smluv s nájemci jménem pronajímatele a účtuje pronajímateli poplatek za správu nebo provizi. Nemovitost stále patří pronajímateli.
• Podnájem (sublease): Správcovská firma pronajímá nemovitost od pronajímatele a dále jej podnajímá nájemcům, zastává zároveň roli nájemce i pronajímatele.
• Pouze zprostředkování pronájmu: Zprostředkování: Pomoc s hledáním nájemců a uzavřením nájemní smlouvy, po jejímž uzavření není odpovědnost za následný výběr nájemného, údržbu či správu. Obvykle se účtuje zprostředkovatelská provize.

Ukázkový průchod po zvolení správy: vytvoření objektu a jednotky, výběr vlastníka, počáteční zůstatek a nastavení poplatků, nahrání dat, až po online podpis smlouvy.

Postup

Krok 1: Vyplnit objekt a jednotky

Vyplňte základní údaje o objektu:

• Adresa nemovitosti: Skutečná adresa objektu, která se později automaticky vloží do smlouvy.
• Název objektu: Snadno rozpoznatelný název, např. jméno budovy nebo ulice.
• Název jednotky a nájemné: Každá jednotka na samostatném řádku: místnost, parkovací místo, obchod může být jednotkou. Zadejte název a výši nájemného, klikněte přidat jednotku pro přidání dalších.

Krok 2: Vyberte vlastníka a období správy

• Vyberte vlastníka: Vyberte vlastníka této nemovitosti z rozbalovacího seznamu. Pokud ještě není na seznamu, přidejte informace o vlastníkovi a zadejte bankovní účet pro budoucí platby (účet lze později upravit v informacích o vlastníkovi).
• Sledované objekty: Výchozí členové objektu budou tento objekt sledovat, což znamená, že mají pravomoc správy této nemovitosti. Sledované členy můžete později upravit.
• Období správy: Dohodnuté období správy s vlastníkem. Vyberte počáteční a koncové datum, nebo jednoduše klikněte na 1 rok, 2 roky, 3 roky, 5 let pro rychlou volbu.

Krok 3: Nastavení účtů (počáteční zůstatek a správcovský poplatek)

Počáteční zůstatek

Pokud přecházíte z Excelu nebo jiného systému, může být na účtu vlastníka zůstatek, který ještě nebyl vyplacen. Přepněte na 'Ano', zadejte datum zahájení a zůstatek účtu k tomu dni. Systém začne s přesným zůstatkem, takže staré a nové účty se hladce propojí, aniž byste museli zpětně zadávat všechny předchozí transakce.

Například: Pokud byl zůstatek 23,000 Kč ještě nevyplacený, zadejte zde 23,000 a systém použije tento zůstatek jako výchozí bod pro přenosy vlastníka. Pokud začínáte úplně novou správu bez starých záznamů, ponechte vypnuto.

Správní poplatek

Zvolte způsob účtování na základě dohody s vlastníkem, k dispozici jsou tři možnosti:

• Pevný poplatek: Účtování pevné částky za každý období.
• Procento: Účtování na základě procenta z nájmu, například 10 % z nájmu.
• Procento + pevný poplatek: Kombinace procenta a pevné částky, vyplňte obě pole pro procento a pevnou částku.

Krok čtyři: Fotky a přílohy

• Fotky nemovitosti: Nahrajte fotky nemovitosti (maximálně 5). Při zapnutí přepínače k přidání fotek a poznámek do smlouvy budou tyto fotky přímo přiloženy ke správní smlouvě jako záznam o stavu nemovitosti.
• Poznámka: Doplňující informace (max. 1500 znaků), lze přiložit k smlouvě.
• Soubor nemovitosti: Nahrajte související dokumenty (max. 3), např. naskenované podepsané papírové smlouvy s vlastníkem, ukládají se pod nemovitostí.

Podepsat online s vlastníkem

Po kliknutí na další krok vyberte způsob podpisu elektronické smlouvy. Po podpisu všemi stranami systém automaticky vygeneruje a odešle nebo umožní stažení PDF smlouvy. Čtyři možnosti:

• Vlastník podepisuje e-mailem: Systém odešle oznámení o podpisu do e-mailové schránky vlastníka. Vlastník klikne a podepíše online.
• Vlastník podepisuje přes odkaz: Systém vytvoří odkaz pro podpis. Zkopírujte a odešlete vlastníkovi pomocí LINE nebo jiné aplikace.
• Vlastník podepisuje na místě: Pouze když je vlastník přítomen, pomozte dokončit podpis přímo na zařízení.
• Pouze přidat nemovitost, bez smlouvy: Vyberte, pokud chcete zaznamenat pouze informace o smlouvě a není potřeba elektronický podpis. Podepsané papírové smlouvy lze nahrát jako přílohu v předchozím kroku.

Vyberte šablonu smlouvy

Zvolte šablonu správcovské smlouvy z rozbalovací nabídky nebo klikněte na úpravu šablony pro změnu podmínek.

Po výběru šablony se údaje vyplněné v předchozích krocích automaticky doplní do odpovídajících polí ve smlouvě: jméno vlastníka, adresa, název nemovitosti, datum, podpisy obou stran a firemní razítko (obraz souboru razítka je nahrán v nastavení organizačních informací). Není třeba zadávat znovu.

Podpis

Když je řada na vás, můžete podepsat ručně, nahrát obrázek podpisu nebo zvolit uložený podpis. Před podpisem potvrďte, že jste smlouvu přečetli a souhlasíte se vším. Po dokončení klikněte, aby se podpis přidal do smlouvy.

Po kontrole smlouvy klikněte na odeslání pronajímateli. Jakmile pronajímatel podepíše, systém automaticky vygeneruje kompletní PDF smlouvy pro obě strany.

Co uvidíte po dokončení?

Vrátíte se na stránku správy nemovitosti, nový objekt se objeví v levém seznamu, s kartou označující jméno spravovaného vlastníka, jednotkami a nájmem, s uvedeným stavem jako volné.

Dále můžete: Kliknout na jednotku pro Začátek nájmu/Podepsání a začít organizovat nastěhování nájemce; nebo přidat další jednotky, které nebyly vytvořeny.

Zobrazit/Upravit smlouvu s pronajímatelem

Smlouva s pronajímatelem podepsaná při přidání objektu může být kdykoliv prohlížena nebo upravena: Klikněte na Smlouvy v levém menu, vyberte smlouvu s pronajímatelem, v záložce pronajímatelova správa naleznete danou smlouvu, klikněte na více možností vpravo a zvolte Zobrazit smlouvu s pronajímatelem.

Po otevření můžete přímo upravit data zahájení a ukončení, přidat poznámky ke smlouvě. Historie nájemních smluv uvádí dobu trvání této správy, poplatky a datum podpisu, vpravo u každé položky je možnost zkontrolovat stav smlouvy, otevřít smluvní dokument nebo smlouvu smazat; součástí smluvních dokumentů je nahrání souvisejících souborů, které jsou společně uloženy.

Upravit poplatek za správu: Výchozí sazba a limity pro nemovitost

Chcete-li upravit poplatek za správu pro tuto nemovitost, klikněte na ikonu úprav vedle názvu nemovitosti v seznamu nemovitostí, otevřete okno úprav nemovitosti a přejděte do bloku nastavení poplatků: můžete přepínat režimy účtování (pevná částka, procento, procento plus pevná částka), upravit procento nebo částku, a nastavit minimální a maximální částku za období. Například 10% z nájmu, ale s minimem 400 Kč a maximem 20 000 Kč za období – vyplňte do políček limitů.

Často kladené dotazy

Mám vlastní dům i dům k spravování pro někoho jiného, potřebuji dva účty?

Ne. Jeden účet může mít současně nemovitosti ve čtyřech rolích, při přidání nové nemovitosti vyberete roli podle její situace. Vlastní dům vyberte jako Pronajímatel (vlastní správa), pro spravování vyberte Správa nemovitostí, pro podnájem či přenájem vyberte Hlavní nájemce, a pokud jen pomáháte najít nájemce, vyberte Pouze zprostředkování pronájmu; vše spravujte na jediném účtu.

Co je počáteční zůstatek? Musím ho vyplnit?

Počáteční zůstatek je pro uživatele, kteří přecházejí z Excelu nebo jiného systému: Pokud má vlastník ve svěřeneckém účtu nerealizovaný zůstatek, vyplňte datum a částku počátečního zůstatku, systém bude počítat od správného zůstatku. Pokud začínáte od nuly, není potřeba, nechte zavřené, není povinné.

Musím vytvořit všechny jednotky najednou?

Ne. Můžete nejprve vytvořit některé jednotky a po založení nemovitosti kdykoliv na kartě nemovitosti kliknout na přidat jednotku a doplnit místnost, parkovací místo, obchodní prostor jako samostatné jednotky.

Je nutné se s vlastníkem podepsat online?

Ne. Poslední možnost podpisu je bez podpisu, pouze přidání nemovitosti, vhodné pro situace s již podepsanou papírovou smlouvou; naskenovaná papírová smlouva může být nahrána do složky nemovitosti, správa zůstává nezměněna.

Jaký je rozdíl ve volbě, kdo podepisuje první?

Pokud zvolíte, že se podepíše vlastník a pak já, přidává to jistotu: pokud po podpisu vlastníkem zjistíte, že je nutné smlouvu upravit, můžete ji vrátit k přepodepsání, aniž byste museli vytvářet celou novou smlouvu. Pokud jsou podmínky jisté, rychlejší je proces, kdy podepíšu já první.

Shrnutí

Pokud budete pokračovat současným způsobem, při další nové spravované nemovitosti budete znovu zapisovat údaje o vlastníkovi a dohody o poplatku do různých souborů, pak tisknout smlouvu a domlouvat schůzku k podpisu. Po založení nemovitosti v RentPackage jsou vlastník, období správy, poplatek i smlouva u jedné nemovitosti a období správního poplatku se vytvoří automaticky, když nájemce podepíše.

Vyberte jednu nemovitost, kterou právě spravujete, založte ji, vyberte vlastníka a vyzkoušejte to.

Související články

• RentPackage Přidat smlouvu: doba nájmu, kauce a energie se nastaví najednou, fakturační období se vytvoří automaticky：Po založení nemovitosti klikněte u jednotky na „Přidat smlouvu“ a zařiďte nastěhování nájemce.
• RentPackage Výplata vlastníkovi: správce nemovitostí strhne poplatek za správu, zbytek vyplatí vlastníkovi a kauce drží zvlášť：Zůstatek svěřeneckého účtu zadaný jako počáteční zůstatek je výchozí částkou pro pozdější výplaty vlastníkovi.
• RentPackage správa zaměstnanců: spolupráce týmu makléřů a správců nemovitostí podle nemovitostí a rolí：Při přidávání zaměstnance můžete určit, které nemovitosti má každý zaměstnanec na starosti.