RentPackage para mediação de arrendamento: a agência encontra inquilinos para o senhorio e gere anúncio, reserva, assinatura e comissões num só lugar

A mediação de arrendamento consiste em encontrar um inquilino para o senhorio, fechar os contratos e receber a comissão. Anúncios que se ativam e desativam, quem reservou, se os contratos estão assinados, se a comissão já entrou, como dividir os bónus: com caderno e Excel, há sempre algo que escapa. Este artigo explica como gerir um anúncio de mediação no RentPackage, desde a assinatura do proprietário, a reserva, a assinatura do inquilino e a divisão de comissões até à reconciliação final.

Porquê gerir a mediação no RentPackage

• Tudo no mesmo anúncio
  Os anúncios de mediação estão no separador [Mediação de arrendamento] em [Anúncios] > [Anúncios da empresa]. O menu [Mais funcionalidades] à direita de cada anúncio é a entrada para a assinatura, a reserva e a divisão de comissões, sem ter de procurar funções noutros sítios.
• Os dados passam sozinhos, sem voltar a escrever
  A morada, a renda e a caução passam do anúncio para o contrato com o proprietário. Os dados do inquilino introduzidos na reserva passam automaticamente para o contrato do inquilino na assinatura.
• Nunca o mesmo imóvel arrendado duas vezes
  Se o imóvel já estiver reservado ou com contrato em assinatura, o sistema não deixa reativar o anúncio.
• Comissões e bónus sem apontamentos à mão
  Depois de definir a divisão de comissões, o sistema cria automaticamente os períodos de faturação da comissão do senhorio, da comissão do inquilino e dos bónus dos funcionários. Quando o dinheiro entrar, basta marcar como recebido.

1. Assinatura do proprietário: o senhorio confia-lhe o arrendamento

Quando um senhorio lhe pede para arrendar o imóvel, em [Mais funcionalidades] do anúncio escolha [Assinatura do Proprietário]. A morada e o nome do imóvel, a renda e a caução já vêm do anúncio. No prazo da mediação, clique em [3 meses] e a data de fim é preenchida automaticamente.

Há duas formas de assinar: com [Proprietário assina via link], o sistema gera um link de assinatura para enviar ao proprietário por LINE ou e-mail, e ele assina no telemóvel; se o proprietário estiver presente, escolha [Proprietário assina agora] para assinar no momento e tirar a fotografia de verificação.

2. Gerir o anúncio: editar, mudar o responsável, desativar e reativar

Em [Mais funcionalidades], escolha [Editar Anúncio] para alterar a renda, a caução, as fotografias, o título e o texto; para o título há modelos que pode aplicar diretamente. Se outra pessoa passar a tratar do anúncio, escolha [Mudar Responsável pelo Anúncio]. Enquanto o imóvel estiver livre, o sistema ativa o anúncio automaticamente, e também pode copiar o link do anúncio para o partilhar.

Depois de fechar o negócio, clique em [Desativar Anúncio]: o sistema pergunta se quer adicionar também um contrato ou uma divisão de comissões e leva-o diretamente ao passo seguinte. Para voltar a procurar inquilino, vá a [Desativados] e clique em [Ativar Anúncio].

3. Reserva: o inquilino quer guardar o quarto

Clique em [Nova Reserva] e introduza o nome e o telefone do inquilino e o valor do sinal. Na mediação, a reserva só regista o valor do sinal e não cria períodos de faturação.

A renda, a caução e as datas de início e fim do contrato passam automaticamente para o contrato na assinatura. O sistema também adiciona a data da assinatura ao calendário e, na véspera, envia um lembrete por e-mail a si e ao inquilino. Depois de guardar, o anúncio aparece como reservado.

4. Assinatura do inquilino: os dados da reserva passam sozinhos

Quando o inquilino decidir arrendar, clique em [Assinatura do Inquilino]. Os dados do inquilino, o prazo, a renda e a caução da reserva já estão no contrato. Escolha um modelo de contrato, veja a pré-visualização e clique em [Definir método de assinatura].

O consultor, o senhorio e o inquilino podem escolher, cada um, assinar por e-mail, por link ou presencialmente. Clique em [Guardar contrato] e o sistema envia o link de assinatura a cada um.

5. Divisão de comissões: uma comissão, quanto cabe a cada um

Depois de fechar o negócio, clique em [Definir Bónus de Comissão] e escolha [Adicionar uma divisão de comissão]. Introduza a comissão cobrada ao senhorio e ao inquilino, ou clique em [1 mês] ou [0,5 mês] para o valor ser calculado automaticamente.

Em seguida defina os bónus do consultor angariador e do consultor de vendas: introduza o valor ou a percentagem e o outro é calculado automaticamente. Clique em [Confirmar] e o sistema cria os períodos de faturação da comissão do senhorio, da comissão do inquilino e dos bónus dos funcionários.

6. Reconciliação de comissões: veja logo o que já entrou

Vá a [Apenas mediação de arrendamento] em [Contabilidade] > [Contabilidade da Agência]. Em [Não Reconciliado] estão as comissões ainda por receber; quando as marca como recebidas, passam para [Reconciliado]. O separador [Bónus de Comissão] mostra os bónus de cada consultor.

Perguntas frequentes

A reserva na mediação cria períodos de faturação?

Não. Na mediação, a reserva só regista o valor do sinal. Quando o inquilino assina, a renda, a caução e as datas do contrato passam automaticamente para o contrato.

É possível reativar o anúncio de um imóvel já reservado?

Não. Se o imóvel já estiver reservado ou com contrato em assinatura, o sistema não deixa reativar o anúncio, para evitar arrendar o mesmo imóvel duas vezes.

Resumo

Continuando como até agora, no próximo mês vai voltar a folhear o caderno e a conferir o Excel anúncio a anúncio para saber quem reservou e se a comissão entrou. No RentPackage, cada passo da mediação, da publicação à reserva, da assinatura à reconciliação de comissões, acontece no mesmo anúncio, e a mesma equipa consegue tratar de mais negócios.

Escolha um anúncio de mediação que tenha ativo e faça uma assinatura do proprietário em [Mais funcionalidades] para ver como os dados são preenchidos automaticamente.

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