RentPackage Transferência para o Proprietário: a empresa de gestão de arrendamento desconta a taxa de gestão, transfere o restante e mantém as cauções à parte

Porquê usar a transferência para o proprietário

Na gestão de arrendamento, o difícil não é receber a renda, é separá-la depois: o que é taxa de gestão, o que vai para o proprietário e que cauções não se podem mexer. Em Excel, todos os meses é preciso descontar imóvel a imóvel a taxa de gestão e as reparações e confirmar que nenhuma caução entrou nas contas. Quando o proprietário pergunta porque recebeu menos este mês, é preciso voltar a procurar tudo.

• Montante transferível calculado automaticamente
  Depois de descontar da renda a taxa de gestão e as reparações, o sistema calcula de imediato quanto pode ser transferido para o proprietário desta vez. Deixa de ser preciso fazer as contas em Excel todos os meses.
• As cauções não são transferidas para o proprietário
  A caução é dinheiro que um dia será devolvido ao inquilino. O sistema exclui as cauções e os adiantamentos de clientes da transferência, por isso não seguem para o proprietário.
• O proprietário pergunta? A resposta está nos detalhes
  Cada transferência tem o seu detalhe dos levantamentos do proprietário, que pode imprimir ou enviar-lhe. Os períodos que o inquilino ainda deve aparecem nos períodos de faturação por receber.

O que é a conta fiduciária do proprietário

A empresa de gestão mantém para cada proprietário uma conta chamada [Conta Fiduciária do Proprietário]. As rendas pagas pelos inquilinos entram primeiro aqui, a taxa de gestão e as reparações saem daqui, e o saldo que sobra é transferido para o proprietário. Entram na conta fiduciária:

• as rendas pagas pelos inquilinos
• as cauções cujo detentor temporário é a conta de retenção do mediador
• os valores depositados antecipadamente pelo proprietário (depósito do proprietário)
• o saldo que já existia antes de usar o sistema (saldo inicial)

Por isso, o saldo da conta fiduciária apresentado no ecrã é composto assim:

As cauções guardadas pelo próprio proprietário ou depositadas numa conta de terceiros não estão na conta fiduciária do proprietário e não entram neste saldo.

Depósito de Proprietário em Conta Fiduciária: a empresa de gestão não tem de adiantar as reparações

Se o saldo da conta fiduciária não chegar para pagar uma reparação ou uma limpeza, o proprietário pode depositar um valor antes, e a empresa de gestão não tem de adiantar nada. Aceda a [Gestão de Contabilidade] > [Contabilidade do Proprietário], clique em [＋] no canto superior direito (Adicionar fatura do proprietário), escolha [Depósito de Proprietário em Conta Fiduciária], selecione o imóvel, introduza o montante e o método de pagamento e guarde. O valor é somado ao saldo da conta fiduciária do proprietário.

Transferir para o proprietário

1. Aceda a [Gestão de Contabilidade] > [Contabilidade do Proprietário] > [Conta Fiduciária do Proprietário] > [Não Reconciliado] e escolha o proprietário-mandante para quem quer transferir.
2. Clique em [Detalhes] para ver o detalhe da transferência: no topo, o montante total atual da conta fiduciária; ao meio, cada movimento que compõe o montante transferível; no fundo, os períodos de faturação por receber (rendas que os inquilinos ainda devem).
3. Selecione os imóveis a transferir. O [Montante transferível] pode ser alterado diretamente: por exemplo, para guardar dinheiro para uma reparação próxima, transfira só uma parte. O restante fica na conta fiduciária e pode ser transferido da próxima vez.
4. [Cauções e adiantamentos de clientes] só mostra o montante e não é transferido.
5. Confirme a [Data de Movimentação] (hoje, por predefinição) e o método de pagamento, assinale [Enviar detalhes de transferência para o proprietário.] se necessário e clique em [Transferir para a Conta Privada do Proprietário].

Consultar, editar e cancelar transferências

As transferências concluídas estão no separador [Reconciliado], com a data e o montante de cada uma. Clique em [Detalhes] à direita para abrir o [Detalhe dos Levantamentos do Proprietário], com o cálculo dessa transferência, que pode imprimir ou enviar ao proprietário.

• Para corrigir o montante: clique em [⋯] > [Editar transferência] e introduza diretamente o montante correto, sem apagar tudo e refazer.
• Para recomeçar: clique em [⋯] > [Cancelar Transferência]. O dinheiro volta para a conta fiduciária do proprietário e pode voltar a transferir depois.

Caução em gestão de arrendamento: quem guarda a caução e como a transferir

Aceda a [Gestão de Contabilidade] > [Contabilidade do Proprietário] > [Caução em gestão de arrendamento] > [Detentor Temporário da Caução] e escolha o imóvel: vê, para cada contrato, quem guarda neste momento a caução. Há três situações:

• Conta de retenção do mediador: a caução está na conta fiduciária do proprietário gerida pela empresa de gestão.
• Conta Detida pelo Proprietário: o próprio proprietário guarda a caução.
• Conta de terceiros: a caução está numa conta em nome do inquilino ou numa entidade depositária; nem a empresa de gestão nem o proprietário a detêm.

Se o proprietário quiser guardar ele próprio a caução, clique em [＋] no canto superior direito (Adicionar fatura do proprietário), escolha [Caução Movida para Conta Detida pelo Proprietário], selecione o imóvel, assinale a caução a transferir e indique a data da transferência. Para voltar a deixar a caução à guarda da empresa de gestão, escolha [Caução Movida para Conta Fiduciária do Proprietário]. Cada transferência fica no separador [Registo de Movimentações], para que, quando o inquilino sair, saiba exatamente quem tem a caução a devolver.

Saldo inicial: trazer o saldo de antes do RentPackage

Se, antes de começar a usar o RentPackage, a conta fiduciária do proprietário já tinha um valor ainda não transferido (registado em Excel ou noutro sistema, por exemplo), ao adicionar o imóvel gerido introduza a data do saldo inicial e o montante em [Definições de contabilidade] > [Configuração do Saldo Inicial]. Assim o sistema começa a calcular a partir do saldo certo. Um montante negativo significa que a empresa de gestão adiantou dinheiro pelo proprietário.

O proprietário consulta as contas online

Depois de entrar no RentPackage, o proprietário vê em [Contabilidade do Proprietário] o montante de cada transferência e, ao clicar em [Detalhes], o detalhe dos levantamentos do proprietário, sem esperar que a empresa de gestão prepare a informação.

Do ponto de vista contabilístico: como se regista a transferência para o proprietário

A conta fiduciária do proprietário é uma conta do ativo, semelhante a um depósito bancário. O depósito do proprietário e o saldo inicial aumentam ao mesmo tempo a conta fiduciária e o capital próprio do proprietário. Na transferência para o proprietário, o capital próprio do proprietário diminui (levantamento do proprietário) e o dinheiro sai da conta fiduciária em simultâneo; por isso o valor transferido não é um gasto da empresa de gestão.

As cauções na conta detida pelo proprietário são registadas numa conta bancária própria para cauções, separada do dinheiro transferido, para que nada se misture.

Resumo

Se continuar com o Excel, no próximo mês vai voltar a descontar a taxa de gestão imóvel a imóvel, confirmar que nenhuma caução entrou nas contas e procurar tudo outra vez quando o proprietário perguntar. Com os imóveis geridos configurados no RentPackage, todos os meses basta selecionar os imóveis e fazer a transferência: o montante transferível, a exclusão das cauções e o detalhe dos levantamentos do proprietário ficam a cargo do sistema.

Comece por um proprietário: abra [Detalhes] em [Contabilidade do Proprietário] e veja se o montante transferível calculado pelo sistema coincide com o seu Excel.

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