Como utilizar o calendário para agendar notificações aos inquilinos: exemplo de aviso de corte de eletricidade
Ligações rápidas
O que é o calendário?
Suponha que a companhia elétrica o informe de um corte de energia para manutenção de linhas dentro de 15 dias. No momento em que recebe a notificação, pode estar ocupado e, depois de 15 dias, pode esquecer-se de lembrar os inquilinos. Usando o calendário, basta criar um evento ao receber a notificação, definir a data, e o sistema notificará automaticamente os inquilinos quando chegar a hora. Não precisa de se lembrar ou ligar/enviar mensagens individualmente. A mesma abordagem aplica-se a cortes de água, inspeções de incêndio, verificações de saída, etc.
Como abrir o calendário
Clique no ícone do calendário no canto superior direito do ecrã (assinalado a vermelho na imagem abaixo) para aceder à página do calendário.
O calendário pode ser visualizado em modos mensal, semanal ou diário, e pode-se alternar entre meses com as setas. O lado direito do ecrã lista todos os eventos do mês por data, para que possa ver rapidamente o que precisa ser tratado em breve.
Como adicionar um evento
Clique no botão 'Adicionar ao calendário' no canto superior direito, ou clique numa data no calendário para abrir a janela de adição (ver imagem abaixo).
O assunto é um campo obrigatório, insira o conteúdo deste evento, por exemplo: 22/7 das 9h às 12h corte de eletricidade devido a manutenção de rede. O assunto aparecerá no calendário e será enviado como notificação aos inquilinos, por isso recomenda-se descrever claramente o horário e o motivo, para que o inquilino entenda sem precisar perguntar novamente.
Tornar este evento público para os inquilinos
No bloco do imóvel, pode decidir se o evento é público:
- Público: Os inquilinos dos imóveis (ou quartos) selecionados podem ver este evento na plataforma e receberão notificações. Para notificações importantes, como cortes de eletricidade, selecione público para que o sistema notifique todos os inquilinos afetados.
- Não público: Visível apenas na administração, adequado para operações internas, como agendamento de fornecedores ou auditorias internas.
Em seguida, escolha o nome do imóvel e do quarto a que pertence este evento. No caso de corte de eletricidade, geralmente todo o imóvel é afetado, portanto, apenas selecione o imóvel; se afetar apenas um quarto específico (como a reparação de um cano num quarto), selecione o quarto, e a notificação será enviada apenas ao inquilino desse quarto.
Defina data e método de notificação
Data é um campo obrigatório, selecione a data e hora do evento. Para notificação de corte de eletricidade, insira a data de corte com 15 dias de antecedência.
Existem três métodos de notificação e o sistema enviará automaticamente conforme sua escolha. Depois de configurado, não precisa preocupar-se com isso novamente:
- Notificação em horário específico: Pode escolher o momento da notificação no menu suspenso (por exemplo, no próprio dia), o sistema enviará automaticamente quando chegar a hora. No caso de uma falha de energia, é melhor enviar no próprio dia para que os inquilinos tenham isso presente e não se esqueçam.
- Enviar notificação agora: O sistema enviará a notificação imediatamente após guardar, ideal para informar os inquilinos com antecedência, como anunciar cortes de energia 15 dias antes.
- Não notificar: Apenas registar no calendário, sem enviar notificações.
Notificar outros destinatários
Se precisar notificar pessoas além dos inquilinos e da administração (como proprietários ou fornecedores de manutenção), ative outros destinatários de notificação para adicioná-los à lista e sincronizar as informações, evitando reencaminhamentos.
Notificação periódica
Se o evento for recorrente (como inspeções mensais de incêndio, limpezas trimestrais de reservatórios), ative a notificação periódica. Configure uma vez e o sistema irá lembrar automaticamente conforme o ciclo, dispensando a recriação do evento.
Carregar imagem de anexo
Pode carregar imagens na secção de anexos (máximo de 2). Por exemplo, para um aviso de corte de energia, pode tirar uma foto do aviso da companhia de eletricidade e carregá-la. Assim, os inquilinos recebem a notificação e conseguem ver o aviso original, proporcionando mais informações e poupando tempo de reescrever. Depois de configurar, clique em guardar para concluir a adição.
Visualizar e Imprimir Calendário
Os eventos adicionados aparecerão no calendário e na lista de eventos à direita, podendo ser visualizados ou editados clicando neles. Se necessitar de afixar um aviso físico (por exemplo, num quadro de avisos do prédio), clique no botão de imprimir para imprimir diretamente a tela atual do calendário.