RentPackage Adicione um novo imóvel gerido: desde a criação do imóvel, proprietário, saldo inicial até ao contrato online, tudo de uma vez.

Porquê criar imóveis geridos no RentPackage

Quando os imóveis geridos ficam em Excel e contratos em papel, os dados do proprietário, o período de delegação e os acordos de taxa de gestão ficam dispersos por ficheiros diferentes. Ao migrar de outro sistema, é preciso registar os movimentos antigos um a um. E para assinar com o proprietário, é preciso imprimir o contrato e marcar uma reunião.

• Proprietário, período de delegação e taxa de gestão no mesmo imóvel
  Escolha o proprietário, o período de delegação e o modo de cálculo da taxa de gestão ao criar o imóvel. Quando um inquilino assinar mais tarde, os períodos de faturação da taxa de gestão são criados automaticamente com base nestas definições.
• Sem registar de novo os movimentos antigos
  Vem do Excel ou de outro sistema? Introduza a data do saldo inicial e o saldo da conta fiduciária do proprietário, e o sistema começa a contar a partir desse valor.
• Assine com o proprietário sem se encontrarem
  Os dados já preenchidos são inseridos automaticamente no contrato de gestão. Envie-o ao proprietário por Email ou link para assinar online. Quando todos tiverem assinado, o sistema gera automaticamente o PDF do contrato.

Antes de começar: escolha a função de acordo com o status do imóvel.

Clique em 'Adicionar Imóvel' no canto superior direito. O sistema pedirá que escolha uma das quatro opções que melhor descreve a situação do imóvel:

• Proprietário-gerente: A casa é própria, contratos assinados por si e aluguéis cobrados diretamente.
• Gestão Delegada (com serviços): Uma empresa de gestão auxilia o proprietário: procura de inquilinos, cobrança de rendas, reparações e transferências para o proprietário. Contratos assinados com inquilinos em nome do proprietário, cobrando uma taxa de gestão ou comissão. O imóvel continua a pertencer ao proprietário.
• Subarrendador (arrendamento com transferência): A empresa de gestão aluga primeiro ao proprietário e posteriormente subarrenda aos inquilinos, atuando como ambos.
• Apenas mediação de arrendamento: Apenas ajudamos a encontrar inquilinos e a assinar contratos. Após a assinatura, não envolvemos nas cobranças ou gestão; geralmente cobramos apenas comissão de mediação ou taxa de introdução.

Esta demonstração ilustra todo o processo após a seleção de gestão: criar imóvel e unidades, selecionar proprietário, definir contas e taxas de administração, carregar dados e concluir assinatura online com o proprietário.

Passos Operacionais

Passo 1: Preencher Imóvel e Unidades

Preencha os dados básicos deste imóvel:

• Morada do Imóvel: A morada real do imóvel, que será automaticamente inserida no contrato.
• Nome do Imóvel: Um nome fácil de reconhecer, como o nome do edifício ou da rua.
• Nome e Renda da Unidade: Uma linha por cada unidade alugada: quarto, espaço de estacionamento, loja podem ser unidades. Insira o nome e valor da renda, clique em adicionar unidade para incluir mais.

Passo 2: Selecione o proprietário e o período de delegação

• Selecionar proprietário: Selecione o proprietário deste imóvel do menu suspenso. Se o proprietário não estiver na lista, poderá adicionar os dados do proprietário e inserir o número da conta para transferências futuras (poderá ser editado posteriormente).
• Objeto de interesse: Os membros que criam um imóvel são automaticamente interessados no objeto, tendo permissão de gestão. Pode ajustar os membros interessados mais tarde.
• Período de delegação: Período de gestão acordado com o proprietário. Selecione as datas de início e fim ou use as opções rápidas de 1, 2, 3 ou 5 anos.

Passo 3: Configuração de contas (Saldo inicial e Taxa de gestão)

Saldo inicial

Se está a migrar do Excel ou outro sistema, pode haver um saldo na conta fiduciária do proprietário ainda não transferido. Ative a opção, insira a data do saldo inicial e o saldo nessa data. O sistema calculará a partir do montante correto, ligando os livros antigos e novos sem a necessidade de registar todos os itens anteriores.

Exemplo: Se usava Excel e existem 23.000 EUR ainda não transferidos, insira aqui 23.000. O saldo inicial para as transferências continuará a partir daqui. Se é um novo início de gestão sem saldos antigos, mantenha desativado.

Taxa de Gestão

Escolha o método de cobrança conforme acordado com o proprietário. Existem três opções:

• Tarifa Fixa: Valor fixo cobrado por período.
• Percentagem: Cobrança baseada numa percentagem da renda, por exemplo, 10% da renda.
• Percentagem + Tarifa Fixa: Usar percentagem e valor fixo. Preencha ambos os campos.

Passo 4: Fotos e Anexos

• Fotos do Imóvel: Carregue fotos do imóvel (máx. 5). Ative a opção para anexar fotos e notas ao contrato; estas serão incluídas no contrato de gestão como registo do estado do imóvel.
• Notas: Informações adicionais (máximo 1500 caracteres), pode ser anexadas ao contrato.
• Ficheiro do Imóvel: Carregue documentos relevantes (máximo de 3), como cópias digitalizadas de contratos assinados anteriormente com o proprietário, guardados no imóvel.

Assinar contrato online com o proprietário

Após clicar em próximo, escolha o método de assinatura do contrato eletrônico. Uma vez que todos assinarem, o sistema gerará automaticamente o PDF do contrato para enviar ou baixar. Quatro opções:

• Proprietário assina via Email: O sistema envia uma notificação de assinatura para o email do proprietário, que pode assinar online ao abrir.
• Proprietário assina via link: O sistema gera um link de assinatura que pode ser copiado e enviado via LINE ou outro aplicativo de mensagens ao proprietário.
• Proprietário assina no local: Utilize quando o proprietário está presente para ajudar a completar a assinatura diretamente no seu dispositivo.
• Apenas adicionar imóvel sem assinatura de contrato: Escolha esta opção se apenas precisar registar informações do contrato, sem assinatura eletrónica. O contrato em papel assinado pode ser carregado como anexo no passo anterior.

Escolher modelo de contrato

Selecionar o modelo de contrato de gestão a partir do menu suspenso ou clicar em editar para ajustar os termos.

Após selecionar o modelo, os dados das etapas anteriores serão automaticamente preenchidos nos campos correspondentes do contrato: nome do proprietário, endereço, nome do imóvel, data, campos de assinatura de ambas as partes e carimbo da empresa (imagem do carimbo deve ser carregada nas informações da organização nas definições). Não é necessário reescrever tudo.

Assinatura

Quando chegar a sua vez de assinar, pode desenhar à mão, carregar uma imagem da assinatura ou usar uma assinatura previamente guardada. Deve confirmar que leu o contrato e que assina de boa vontade antes de adicionar a assinatura ao contrato.

Pré-visualize o contrato e, após confirmar que está correto, envie-o ao proprietário. Quando o proprietário assinar, o sistema gerará automaticamente um PDF completo do contrato para ambas as partes.

O que verá após a conclusão?

Regresse à página de Gestão de Imóveis, onde o novo imóvel aparecerá na lista à esquerda. O cartão mostrará o nome do proprietário delegado, listará as unidades e rendas dos quartos, e mostrará o estado como disponível.

Pode fazer duas coisas a seguir: clicar na unidade do quarto para 'mudar-se/assinar contrato' e começar a preparar a ocupação, ou clicar em 'adicionar unidade' para incluir quartos que ainda não foram criados.

Visualizar/Editar contrato do proprietário

O contrato do proprietário assinado ao adicionar o objeto pode ser visualizado e modificado posteriormente. Clique em 'Contratos' no menu à esquerda, selecione 'Contrato do Proprietário', encontre o contrato no separador do proprietário delegado, clique no menu de mais opções à direita e escolha 'Visualizar Contrato do Proprietário'.

Ao abrir, pode alterar diretamente as datas de início e término da comissão e adicionar notas ao contrato. O histórico de arrendamento exibe o período de comissão, taxa de gestão e data de assinatura; no menu de opções à direita de cada item, pode visualizar o estado do contrato, abrir o documento do contrato ou eliminar esse contrato. Na secção de documentos do contrato, pode carregar ficheiros relacionados, mantendo tudo centralizado para esta comissão.

Editar taxa de gestão: taxa e limites padrão do imóvel

Para ajustar a taxa de gestão deste imóvel, clique no ícone de edição ao lado do nome do imóvel na lista de imóveis para abrir a janela de edição do imóvel. Desloque-se até à secção de definições de taxas de gestão: pode alterar o modelo de cobrança (taxa fixa, percentagem, percentagem mais taxa fixa), editar a percentagem ou o montante, e definir o valor mínimo e máximo por período de cobrança. Por exemplo, 10% da renda, mas assegurando um mínimo de 400 e um máximo de 20.000 por período, insira nos campos de limite.

Perguntas Frequentes

Tenho casas minhas e outras que administro para terceiros, preciso de duas contas?

Não. Uma única conta pode gerir imóveis de quatro funções diferentes ao mesmo tempo. Ao adicionar um imóvel, selecione a função de acordo com a situação: a sua própria casa como Proprietário-Gestor, imóveis administrados como Gestão de arrendamento, subarrendamento como Subarrendador e apenas procura de inquilinos como Apenas mediação de arrendamento, tudo na mesma conta.

O que é o 'Saldo Inicial'? Preciso preencher?

O 'Saldo Inicial' é para utilizadores que migram de Excel ou outros sistemas: se a conta fiduciária do proprietário já tiver um saldo não transferido, insira a data e o montante do saldo inicial para que o sistema calcule corretamente. Se é uma nova gestão, sem saldo anterior, mantenha desativado, não é obrigatório.

As unidades precisam ser criadas todas de uma vez?

Não. Pode criar uma parte e, após a criação do imóvel, clicar para adicionar unidades na ficha do imóvel a qualquer momento. Quartos, lugares de estacionamento, e lojas podem ser unidades independentes.

É obrigatório assinar online com o proprietário?

Não. A última opção de método de assinatura é não assinar, apenas adicionar o imóvel, adequado para contratos em papel já assinados; após digitalizar, o contrato em papel pode ser carregado nos ficheiros do imóvel, sem afetar a gestão.

Qual a diferença ao escolher quem assina primeiro?

Ao escolher que o proprietário assine primeiro e depois eu assino, há uma camada extra de segurança: se o proprietário assinar e perceber que o contrato precisa de ajustes, ele pode ser devolvido ao proprietário para reassinatura sem recriação do contrato. Se tiver certeza de que as cláusulas não vão mudar, optar por eu assinar primeiro é mais rápido.

Resumo

Se continuar como até agora, no próximo imóvel gerido voltará a registar os dados do proprietário e os acordos de taxa em ficheiros separados, a imprimir o contrato e a marcar encontro com o proprietário para assinar. Com o imóvel criado no RentPackage, proprietário, período de delegação, taxa de gestão e contrato ficam no mesmo imóvel, e os períodos de faturação da taxa de gestão são criados automaticamente quando um inquilino assina.

Escolha uma casa que gere atualmente, crie o imóvel e selecione o proprietário para experimentar.

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