RentPackage Introdução manual de lançamentos: reparações, seguros, amortização, pode registar transações fora do período contabilístico

Porquê usar lançamentos manuais no diário

Reparações, seguro, IMI e depreciação não estão no período de faturação do inquilino. Se os regista no Excel ou numa pilha de recibos, os relatórios ficam sem estas despesas e o lucro parece maior do que é.

• Regista uma vez, os relatórios atualizam-se sozinhos
  Depois de submetido, o lançamento entra automaticamente na demonstração de resultados, no balanço e na demonstração de fluxos de caixa.
• Sem voltar a escrever nos relatórios fiscais
  Quando a conta está associada a um campo de um formulário fiscal (por exemplo Schedule E nos EUA ou SA105 no Reino Unido), é preenchida automaticamente ao gerar o relatório fiscal.
• Lançamentos desequilibrados não podem ser submetidos
  Quando o total a débito não é igual ao total a crédito, surge um aviso vermelho, para que os erros não fiquem registados.

O que podem fazer os lançamentos manuais por si?

O período do inquilino regista automaticamente receitas e despesas associadas ao contrato de arrendamento, como rendas e contas de serviços públicos, mas arrendar não é só cobrar rendas: custos de manutenção, seguros, impostos sobre imóveis, depreciação, estas receitas e despesas fora do período também fazem parte dos resultados. Introduzir manualmente os lançamentos é a porta de entrada destes dados no sistema.

Após o registo, não é necessário mais nada: os lançamentos refletem-se automaticamente na demonstração de resultados, balanço, demonstração de fluxos de caixa e relatórios fiscais em todos os países. Quanto mais completos os dados, mais os relatórios refletem a realidade operacional.

Como Proceder

Passo 1: Aceder à página de lançamento manual

Clique no menu à esquerda em Relatórios, depois em Lançamento Manual, e na página clique no botão Adicionar Lançamento Manual no canto superior direito.

Passo 2: Preencher os detalhes do lançamento

Na janela Adicionar Lançamento Manual, preencha na seguinte ordem:

• Selecionar Imóvel/Empresa: A que imóvel ou empresa este lançamento deve ser atribuído, para efeitos de relatórios.
• Data da Transação: A data em que a receita/despesa realmente ocorreu, usada na atribuição do período do relatório.
• Detalhes do Lançamento: Escolha uma conta contábil para cada linha e preencha o valor a débito ou a crédito. Por padrão, há duas linhas; clique em adicionar para mais contas.
• Notas: Registe o propósito ou detalhes do comprovativo deste lançamento (máx. 400 caracteres), para evitar confusões futuras na reconciliação.

Como preencher lançamentos comuns?

Três lançamentos manuais mais comuns na gestão de arrendamento:

Regra simples: despesas são registadas a débito; a origem dos fundos (redução de depósito bancário) ou como o ativo é depreciado (aumento da depreciação acumulada) são registados a crédito. Montantes iguais de ambos os lados equilibram a conta.

Onde aparecem os registos das entradas?

Após submissão, estas entram em vigor imediatamente, sendo classificadas automaticamente na demonstração de resultados (categorias de despesas), balanço (categorias de ativos e passivos) e fluxo de caixa. Se as categorias tiverem campos correspondentes em declarações fiscais (ex. Schedule E nos EUA, SA105 no Reino Unido, Anlage V na Alemanha, T776 no Canadá), serão incluídas automaticamente sem necessidade de múltipla entrada quando se gerar as declarações fiscais.

FAQ

Por que mostra um desequilíbrio de débito/crédito a vermelho e não posso submeter?

O total de débitos e o total de créditos não são iguais. A linha de sugestão mostra as somas e a diferença atuais para ambas as partes; basta compensar o lado em falta com o mesmo montante. Cada lançamento deve ter débitos e créditos iguais, regra da contabilidade de partidas dobradas; o sistema impede erros com base nisto.

Que despesas devem ser lançadas manualmente e quais devem ser listadas no período do inquilino?

As relacionadas diretamente com o contrato de arrendamento devem ser listadas no período do inquilino: rendas, contas de serviços públicos, taxas de limpeza e quaisquer outros montantes cobrados ao inquilino. As não relacionadas com o contrato devem ser lançadas manualmente: despesas de reparação, seguros, impostos sobre imóveis, depreciação e outros ajustes financeiros do senhorio.

Um lançamento pode ter mais de duas linhas de conta?

Sim. Clique em 'Adicionar' abaixo dos detalhes do lançamento para adicionar mais linhas de conta. O número de linhas não é limitado, desde que o total de débitos seja igual ao total de créditos, poderá submeter.

A data do lançamento influencia os relatórios?

Sim. Os relatórios atribuem-se ao período da data da transação: a demonstração de resultados e o fluxo de caixa consideram o período do relatório da data da transação, e o balanço considera se a data da transação está antes do relatório. Por isso, preencha a data da ocorrência real e não a data de entrada.

Resumo

Se continuar a registar reparações e seguros no Excel ou numa pilha de recibos, no fim do mês ou na altura dos impostos terá de os procurar e somar um a um. No RentPackage, registe um lançamento manual quando a despesa acontece, e a demonstração de resultados, o balanço, a demonstração de fluxos de caixa e os relatórios fiscais incluem-no automaticamente.

Pegue na fatura de reparação mais recente e crie um lançamento manual para experimentar.

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