RentPackage Balanço: Quanto do saldo bancário é realmente dos inquilinos? Depósitos e adiantamentos visíveis num instante

Porquê usar o balanço do RentPackage

Cauções, adiantamentos e rendas entram todos na mesma conta bancária, e só pelo saldo não se sabe que dinheiro pertence aos inquilinos. Para saber quanto dinheiro de inquilinos tem em mãos, é preciso ver cada contrato e somar.

• Cauções e adiantamentos listados no passivo
  O dinheiro que mais cedo ou mais tarde tem de devolver aos inquilinos aparece no passivo, e vê logo que dinheiro não pode gastar.
• Escolha qualquer dia e veja a situação financeira
  Escolha uma data para ver os ativos, passivos e capital próprio nesse dia, de um imóvel, de um proprietário ou da empresa inteira.
• O sistema verifica se as contas batem certo
  No fim do relatório verifica-se se passivos mais capital próprio são iguais aos ativos. Se os totais forem iguais, as contas batem certo.

O que pode o Balanço fazer por si?

O Balanço apresenta a situação financeira numa determinada data: quantos ativos tem (saldos em contas bancárias, contas a receber), quantos passivos deve (cauções dos inquilinos, eletricidade pré-paga, contas a pagar) e o que resta pertence-lhe. Não é um total ao longo de um período, mas sim um instantâneo de stock num dia específico.

Cenário mais útil: saber em qualquer altura quanto do dinheiro dos inquilinos possui. Cauções e adiantamentos são dinheiro que inevitavelmente terá que ser devolvido, facilmente confundido como seu quando misturado no saldo bancário. O Balanço separa estes no passivo, tornando claro de relance quais montantes não pode gastar.

Instruções

Passo 1: Defina os critérios do relatório

Aceda à página de relatórios na lista de funcionalidades (clique em Relatório no menu à esquerda e depois em Demonstrações Financeiras) e defina os seguintes critérios, em ordem:

• Tipo de relatório: Selecione Balanço.
• Selecione Imóvel/Proprietário/Empresa: Decida o alcance do relatório: um único imóvel, todos os imóveis de um proprietário ou a empresa inteira.
• Data do Relatório: Selecione uma única data. O balanço apresenta a situação naquele dia específico, portanto, só precisa de uma data, não de um intervalo. Essa é a diferença mais distinta em relação à demonstração de resultados.
• Base Contabilística: Escolha entre regime de caixa (baseado na data de recebimento) ou regime de competência (baseado na data de vencimento); veja as FAQs para mais diferenças.

Passo 2: Gerar Relatório

Clique em gerar relatório para que o sistema crie o balanço na data especificada, com conteúdo dividido em três secções:

• Ativos: Recursos que possui, como saldo em contas fiduciárias ou contas a receber pendentes, somando-se ao total de ativos.
• Passivos: Dinheiro que deve a terceiros, principalmente aos inquilinos: depósitos (a serem devolvidos na desocupação), recebimentos antecipados (ainda a serem descontados como pagamentos antecipados de eletricidade, etc.), contas a pagar, somando-se ao total de passivos.
• Capital Próprio: Após deduzir passivos, a verdadeira parte que lhe pertence, incluindo os lucros líquidos acumulados deste período.

Clique no ícone de impressão no canto superior direito do relatório para imprimir diretamente ou guardar como PDF, para o contabilista ou proprietário.

Perguntas Frequentes

Por que os valores dos relatórios em regime de caixa e competência são diferentes?

Isto é normal. As duas bases têm uma alocação temporal diferente para a mesma transação: o regime de caixa considera o dia do recebimento, o regime de competência considera o dia do crédito. Sempre que houver recebimentos futuros (como rendas pagas com atraso ou antecipadas), os valores nos dois relatórios serão diferentes, mas no período estendido, o total será o mesmo.

Qual é a diferença entre a Demonstração de Resultados e o Balanço?

O conceito de tempo é diferente. A Demonstração de Resultados refere-se ao desempenho operacional durante um período, por exemplo, de 1 de janeiro a 30 de junho - quanto foi ganho, gasto e o lucro líquido - como um filme. O Balanço mostra a situação financeira num determinado ponto, por exemplo, em 30 de junho, quanto de ativos tem na mão e quanto de passivo tem com os inquilinos - como uma foto. Para saber se está a ganhar dinheiro neste semestre, veja a Demonstração de Resultados; para saber quanto do dinheiro dos inquilinos está a segurar e a estrutura de ativos, veja o Balanço.

Por que o depósito e os pagamentos antecipados de eletricidade aparecem como passivos?

Porque estas quantias pertencem aos inquilinos e não são suas receitas. O depósito deve ser devolvido ao inquilino na rescisão do contrato de arrendamento; os pagamentos antecipados de eletricidade são um montante depositado pelo inquilino, utilizado para deduzir os custos de eletricidade incorridos, poupando o incómodo de um cálculo mensal, e qualquer saldo remanescente deve ser liquidado na rescisão do contrato. Portanto, no momento da receção, estes valores são passivos no Balanço, e não nas Demonstrações de Resultados. Nos períodos seguintes, à medida que os custos de eletricidade forem sendo deduzidos, o montante deduzido será registado como receita de eletricidade na Demonstração de Resultados do respetivo período.

Resumo

Se continuar a olhar só para o saldo bancário, no próximo mês continuará sem saber quanto dele são cauções e adiantamentos de inquilinos, e só quando um inquilino sair vai descobrir que não chega para devolver. No RentPackage, registe cauções e adiantamentos no período de contas como habitualmente, e o balanço coloca-os automaticamente no passivo, para consultar a qualquer momento.

Escolha a data de hoje e a empresa inteira, gere um balanço e veja quanto dinheiro de inquilinos tem em mãos.

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