Come usare il calendario per programmare notifiche agli inquilini: esempio di avviso di blackout
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Cos'è un calendario?
Supponiamo che l'azienda elettrica vi informi di un blackout previsto tra 15 giorni per manutenzione. In tali casi, potreste essere impegnati e dimenticare di avvisare gli inquilini. Con il calendario, potete creare un evento al momento della notifica, impostare la data, e il sistema avviserà automaticamente gli inquilini a tempo debito, evitando la necessità di memorizzare o contattare direttamente ciascuno di loro. Lo stesso metodo si applica anche per interruzioni idriche, ispezioni antincendio, check-out e altre attività.
Come aprire il calendario
Clicca sull'icona del calendario in alto a destra dello schermo (indicato dalla cornice rossa nell'immagine sotto) per accedere alla pagina del calendario.
Il calendario può essere visualizzato in modalità mensile, settimanale o giornaliera e puoi cambiare mese con le frecce. Sul lato destro vengono elencati tutti gli eventi del mese per data, offrendo una panoramica delle attività imminenti.
Come aggiungere un evento
Clicca sul pulsante 'Aggiungi calendario' in alto a destra, oppure fai clic su una data nel calendario per aprire la finestra di aggiunta (come mostrato nell'immagine sotto).
L'oggetto è un campo obbligatorio, inserire il contenuto, ad esempio: 22/7 dalle 9:00 alle 12:00 interruzione elettrica per manutenzione. L'oggetto appare nel calendario e come contenuto della notifica inviata agli inquilini. Indica chiaramente l'orario e il motivo per evitare domande.
Rendere l'evento pubblico per gli inquilini
Nella sezione dell'oggetto, puoi decidere se rendere pubblico questo evento:
- Pubblico: Gli inquilini dell'immobile (o della stanza) selezionato possono vedere questo evento e ricevere una notifica. Per eventi come l'interruzione elettrica, seleziona pubblico e il sistema notificherà tutti gli inquilini coinvolti.
- Non pubblico: Visibile solo al personale di gestione, adatto per attività interne come la programmazione di manutenzioni o controlli interni.
Poi scegli il nome dell'immobile e della stanza a cui appartiene questo evento. Per un'interruzione elettrica, che di solito coinvolge l'intero edificio, basta selezionare l'immobile. Se interessa solo una stanza (come la manutenzione di un tubo), seleziona la stanza e solo gli inquilini di quella stanza verranno notificati.
Imposta data e metodo di notifica
La data è un campo obbligatorio. Seleziona la data e l'ora dell'evento. Per esempio, per un'interruzione elettrica, scegli la data di interruzione tra 15 giorni.
Ci sono tre metodi di notifica disponibili, il sistema invia automaticamente in base alla tua scelta, quindi non è necessario ricordarselo:
- Notifica a tempo determinato: Puoi selezionare il tempo di notifica dal menu a tendina (es. il giorno stesso), e il sistema invierà automaticamente l'avviso. Ad esempio, per un'interruzione di corrente, invia nel giorno stesso per avere il massimo impatto, evitando di essere dimenticato con un preavviso eccessivo.
- Invia notifica immediatamente: Una volta salvato, il sistema invia immediatamente le notifiche, ideale per le informazioni che i locatari devono conoscere in anticipo, come un piano di interruzione di corrente comunicato 15 giorni prima.
- Non notificare: Solo registrazione sul calendario, nessuna notifica inviata.
Notifica altri destinatari
Se l'evento necessita di essere comunicato a persone diverse da inquilini e membri del management (come proprietari o manutentori), abilita notifiche per altri destinatari per aggiungerli alla lista, sincronizzando il messaggio senza necessità di inoltro.
Notifica ricorrente
Per eventi ricorrenti (es. controllo antincendio mensile, pulizia trimestrale dei serbatoi), abilita notifiche ricorrenti per un promemoria automatico, evitando di ricreare costantemente l'evento.
Carica immagine allegata
È possibile caricare immagini nella sezione allegati (massimo 2). Ad esempio, per un avviso di interruzione elettrica, è possibile scattare una foto dell'avviso del fornitore di energia e caricarla, così l'inquilino riceve l'avviso originale, con informazioni complete e risparmiando tempo di digitazione. Una volta completata la configurazione, clicca su Salva per aggiungere.
Visualizza e stampa il calendario
Il nuovo evento creato apparirà nel calendario e nell'elenco eventi a destra; clicca per visualizzare o modificare. Se hai bisogno di affiggere un avviso cartaceo (es. in una bacheca condominiale), clicca il pulsante di stampa per stampare direttamente la vista corrente del calendario.