RentPackage Aggiungi una nuova proprietà in gestione: crea proprietà, proprietario, inizia la contabilità e firma online in una volta sola

Perché creare le proprietà in gestione su RentPackage

Quando le proprietà in gestione sono seguite con Excel e contratti cartacei, dati del proprietario, periodo di gestione e accordi sulle spese di gestione finiscono sparsi in file diversi. Passando da un altro sistema, bisogna reinserire le registrazioni passate una per una. E per firmare con il proprietario bisogna stampare il contratto e fissare un incontro.

• Proprietario, periodo di gestione e spese di gestione in un'unica proprietà
  Scegli il proprietario, il periodo di gestione e il metodo di calcolo delle spese di gestione quando crei la proprietà. Quando un inquilino firma in seguito, i periodi di addebito delle spese di gestione vengono creati automaticamente in base a queste impostazioni.
• Niente reinserimento delle vecchie registrazioni
  Se arrivi da Excel o da un altro sistema, inserisci la data del saldo iniziale e il saldo del conto fiduciario del proprietario: il sistema parte da quell'importo.
• Firma con il proprietario senza incontrarsi
  I dati già inseriti vengono riportati automaticamente nel contratto di gestione. Invialo al proprietario via Email o link per la firma online; quando tutti hanno firmato, il sistema genera automaticamente il PDF del contratto.

Prima di iniziare: seleziona il ruolo in base allo stato della proprietà

Fai clic su 'Aggiungi Proprietà' in alto a destra, il sistema ti chiederà di scegliere una delle quattro opzioni in base alla situazione effettiva di questa proprietà:

• Proprietario Gestore: La casa è tua, stipuli il contratto e riscuoti l'affitto personalmente.
• Gestione immobiliare (con servizio di gestione): Una società di gestione aiuta il proprietario a gestire la casa: locazione, riscossione affitti, riparazioni, pagamenti al proprietario. Il contratto con l'inquilino è firmato a nome del proprietario, che paga una commissione di gestione o una provvigione. La proprietà rimane del proprietario.
• Sublocatore (locazione e sublocazione): La società di gestione affitta la casa dal proprietario e la subaffitta agli inquilini, assumendo il ruolo sia di inquilino sia di proprietario.
• Solo intermediazione: Intermediazione: assistenza limitata alla ricerca dell'inquilino e alla stipula del contratto di locazione. Il servizio si conclude con la firma del contratto e non comprende la riscossione dell'affitto, la manutenzione o altre attività di gestione; di norma prevede solo la provvigione di mediazione o una commissione di presentazione.

Questo esempio dimostra il flusso completo dopo aver scelto la gestione: creare proprietà e unità, selezionare il proprietario, attivare l'account e impostare le tariffe, caricare i dati e completare la firma online con il proprietario.

Passaggi operativi

Passo 1: Compilare le informazioni sulla proprietà e le unità

Inserire i dati di base di questa proprietà:

• Indirizzo della proprietà: Indirizzo reale della proprietà, verrà automaticamente inserito nel contratto.
• Nome della proprietà: Un nome facilmente identificabile, ad esempio il nome del palazzo o della via.
• Nome unità e affitto: Una riga per ciascuna unità affittabile: stanza, posto auto, negozio possono essere unità. Inserire nome e importo dell'affitto, fare clic su aggiungi unità per continuare.

Passaggio 2: Seleziona proprietario e periodo di gestione

• Seleziona proprietario: Seleziona il proprietario della proprietà dal menu a tendina. Se il proprietario non è presente nell'elenco, puoi aggiungere le sue informazioni e l'IBAN per i futuri trasferimenti (il conto può essere modificato in seguito nei dettagli del proprietario).
• Oggetto di interesse: I membri che creano l'oggetto seguiranno automaticamente l'oggetto, avendo così i permessi di gestione. Puoi modificare i membri che seguono l'oggetto in seguito.
• Periodo di gestione: Periodo di gestione concordato con il proprietario. Seleziona le date di inizio e fine, oppure usa le opzioni rapide di 1 anno, 2 anni, 3 anni, 5 anni.

Passaggio 3: Impostazioni contabili (Avvio dei conti e commissioni)

Importo del saldo iniziale

Se stai passando da Excel o un altro sistema, potrebbe esserci del denaro nel conto fiduciario non ancora trasferito al proprietario. Attiva l'interruttore su 'Sì', inserisci la data del saldo iniziale e il saldo del conto fiduciario di quel giorno. Il sistema calcolerà correttamente l'importo, collegando perfettamente conti vecchi e nuovi senza bisogno di registrare ogni transazione precedente.

Esempio: Se usavi Excel e avevi ancora 23.000 euro sul conto non ancora trasferiti al proprietario, inserisci qui 23.000. Il saldo iniziale per i trasferimenti al proprietario sarà questo. Inizia una gestione nuova senza conti precedenti lasciando l'interruttore disattivato.

Spese di gestione

Seleziona il metodo di gestione dei costi in base all'accordo con il proprietario, tre opzioni disponibili:

• Costo fisso: Addebita un importo fisso per ogni periodo.
• Percentuale: Calcola in base alla percentuale dell'affitto, ad esempio il 10% dell'affitto.
• Percentuale + costo fisso: Combina percentuale e importo fisso, inserisci entrambi nei relativi campi.

Passo quattro: Foto e allegati

• Foto della proprietà: Carica foto della proprietà (massimo 5). Attivando l'interruttore, le foto e le note verranno aggiunte al contratto come record delle condizioni della proprietà.
• Note: Informazioni aggiuntive (max 1500 caratteri), da allegare al contratto.
• File dell'immobile: Carica documenti correlati (max 3), come ad esempio lo scanner del contratto cartaceo firmato in precedente con il proprietario, e salvali nell’immobile.

Firma online con il proprietario

Dopo aver cliccato su Avanti, scegli il metodo di firma del contratto elettronico. Una volta che tutti hanno firmato, il sistema genera automaticamente il PDF del contratto per invio o download. Quattro opzioni:

• Firma proprietario tramite Email: Il sistema invia una notifica di firma alla mail del proprietario, che può firmare online una volta aperto il messaggio.
• Firma proprietario tramite link: Il sistema genera un link di firma; puoi copiarlo e inviarlo al proprietario tramite LINE o altra app di messaggistica.
• Firma proprietario in loco: Usa quando il proprietario è presente, aiutandolo a firmare direttamente sul tuo dispositivo.
• Aggiungi immobile senza contratto: Scegli questa opzione se devi solo registrare le informazioni del contratto senza firma elettronica. Puoi caricare il contratto cartaceo firmato come allegato nel passaggio precedente.

Seleziona modello di contratto

Seleziona il modello di contratto di gestione dal menu a tendina o clicca su modifica per regolare i termini.

Dopo aver scelto il modello, le informazioni inserite nei passaggi precedenti verranno automaticamente inserite nei campi corrispondenti del contratto: nome del proprietario, indirizzo, nome dell'immobile, data, campi per le firme e timbro aziendale (caricato nelle informazioni sull'organizzazione). Non è necessario reinserire le informazioni.

Firma

Quando è il tuo turno di firmare, puoi disegnare a mano, caricare un'immagine della firma o usare una firma precedentemente salvata. Conferma di aver letto il contratto e firmalo volontariamente prima di inserire la firma nel contratto.

Dopo aver controllato il contratto, invialo al proprietario. Dopo la firma, il sistema genera automaticamente un PDF completo del contratto per entrambe le parti.

Cosa vedrai dopo?

Torna alla pagina gestione proprietà. L'elenco a sinistra mostrerà il nuovo immobile, con il nome del proprietario indicato sulla scheda, le unità e gli affitti sotto, stato come libero.

Puoi: cliccare su Ingresso/Firma dell'unità per organizzare il trasloco dell'inquilino; o cliccare per aggiungere nuove unità.

Visualizza/Modifica contratto proprietario

Il contratto proprietario firmato alla creazione, è sempre visionabile/modificabile: clic su Contratto nel menu a sinistra, seleziona il contratto, trova il contratto sotto la scheda proprietario, clic su Altro e seleziona Visualizza contratto.

Modificabile: date di incarico, note contratto. Storico affitti inseriti: periodo, tariffa e data firmati. Funzioni: stato contratto, visualizza o elimina; area documenti per file correlati.

Modifica le spese di gestione: tariffe predefinite e limiti di proprietà

Per regolare le spese di gestione di questa proprietà, fai clic sull'icona di modifica accanto al nome della proprietà nell'elenco, apri la finestra di modifica della proprietà, e scorri fino alla sezione delle impostazioni delle spese di gestione: puoi cambiare il modello di addebito (costo fisso, percentuale, percentuale più costo fisso), modificare la percentuale o l'importo, e impostare l'importo minimo e massimo delle spese di gestione per ogni periodo. Ad esempio, addebita il 10% dell'affitto, ma stabilisci un minimo di 400 euro e un massimo di 20.000 euro per periodo, inserisci nei campi dei limiti.

Domande Frequenti

Possiedo case mie e gestisco proprietà per altri, devo aprire due account?

No. Un solo account può gestire proprietà in quattro ruoli diversi contemporaneamente. Basta scegliere il ruolo adatto per la proprietà ogni volta che ne aggiungi una. Per le proprie case, scegli Proprietario autogestito; per quelle in gestione per altri, scegli Gestione immobiliare; per quelle in subaffitto, scegli Sublocatore; per quelle in cui cerchi solo inquilini, scegli Solo intermediazione, e gestisci tutto con un unico account.

Che cos'è il bilancio iniziale? Devo compilarlo?

Il bilancio iniziale è per gli utenti che trasferiscono dati da Excel o altri sistemi: se il conto fiduciario del proprietario ha un saldo non ancora distribuito, compila la data e l'importo del bilancio iniziale; il sistema partirà dal saldo corretto. Se è una nuova gestione, senza saldo storico, lascialo disattivato, non è obbligatorio.

Devo creare tutte le unità simultaneamente?

No. Puoi iniziare creandone alcune e aggiungerne altre successivamente. Dopo aver creato la proprietà, puoi aggiungere unità camera, parcheggio, negozio in modo incrementale facendo clic su 'aggiungi unità' nella scheda proprietà, tutte possono essere unità indipendenti.

È necessario firmare online con il proprietario?

No. L'ultima opzione prevede di non firmare e solo aggiungere la proprietà, ideale per contratti cartacei già firmati; il contratto scannerizzato può essere caricato nei documenti della proprietà senza influire sulla gestione.

Cosa cambia scegliere chi firma per primo?

Scegliendo di firmare dopo il proprietario, c'è un ulteriore passaggio di sicurezza: se dopo la firma del proprietario si devono fare modifiche, è possibile restituire il contratto per una nuova firma senza crearne uno nuovo. Se i termini sono definitivi, firmare prima accelera il processo.

In sintesi

Se continui come adesso, alla prossima proprietà in gestione annoterai di nuovo i dati del proprietario e gli accordi sulle spese in file separati, poi stamperai il contratto e incontrerai il proprietario per firmare. Una volta creata la proprietà su RentPackage, proprietario, periodo di gestione, spese di gestione e contratto stanno in un'unica proprietà, e i periodi di addebito delle spese di gestione vengono creati automaticamente quando un inquilino firma.

Scegli una casa che gestisci ora, crea la proprietà, seleziona il proprietario e prova.

Articoli correlati

• RentPackage Aggiungi contratto: durata, deposito cauzionale e utenze in un solo passaggio, periodi di fatturazione generati automaticamente：Una volta creata la proprietà, clicca su «Aggiungi contratto» in un'unità per far entrare un inquilino.
• RentPackage Liquidazione al proprietario: l'agenzia di gestione trattiene il compenso, liquida il resto al proprietario e tiene separati i depositi cauzionali：Il saldo del conto fiduciario inserito come saldo iniziale è il punto di partenza per le successive liquidazioni al proprietario.
• Gestione dipendenti RentPackage: lavoro di squadra per agenzie immobiliari e property manager, per immobile e ruolo：Quando aggiungi dipendenti, puoi scegliere di quali proprietà si occupa ciascuno.