RentPackage Liquidazione al proprietario: l'agenzia di gestione trattiene il compenso, liquida il resto al proprietario e tiene separati i depositi cauzionali

Perché usare la liquidazione al proprietario

Nella gestione immobiliare la parte difficile non è incassare l'affitto, ma suddividerlo dopo: quanto è compenso di gestione, quanto va al proprietario, quali depositi cauzionali non si possono toccare. Con Excel, ogni mese bisogna trattenere immobile per immobile compenso e riparazioni e controllare che nessun deposito sia finito nel conto. E se il proprietario chiede perché questo mese riceve meno, si deve ricominciare a cercare tra i dati.

• Importo liquidabile calcolato in automatico
  Dopo aver detratto dall'affitto il compenso di gestione e le spese di riparazione, il sistema calcola subito quanto si può liquidare al proprietario. Niente più calcoli su Excel ogni mese.
• I depositi cauzionali non vengono liquidati
  Il deposito cauzionale è denaro da restituire in futuro all'inquilino. Il sistema esclude depositi cauzionali e acconti dalla liquidazione, quindi non finiscono al proprietario.
• Domande del proprietario? La risposta è nei dettagli
  Ogni liquidazione ha il suo dettaglio dei prelevamenti del proprietario, da stampare o inviargli. Le rate che l'inquilino deve ancora pagare compaiono nel periodo di addebiti non riscossi.

Che cos'è il conto fiduciario proprietario

L'agenzia di gestione tiene per ogni proprietario un conto chiamato [Conto fiduciario proprietario]. L'affitto pagato dagli inquilini entra prima qui, da qui vengono detratti compenso di gestione e riparazioni, e il saldo restante viene liquidato al proprietario. Sul conto fiduciario confluiscono:

• gli affitti pagati dagli inquilini
• i depositi cauzionali il cui custode è il conto intestato all'agenzia
• le somme versate in anticipo dal proprietario (versamenti del proprietario)
• il saldo già presente prima di usare il sistema (saldo iniziale)

Il saldo del conto fiduciario mostrato a schermo è quindi composto così:

I depositi cauzionali custoditi direttamente dal proprietario o versati su un conto di terzi non sono sul conto fiduciario proprietario e non rientrano in questo saldo.

Versamento del proprietario sul conto fiduciario: l'agenzia non anticipa le riparazioni

Se il saldo del conto fiduciario non basta per una riparazione o una pulizia, il proprietario può versare prima una somma, così l'agenzia non deve anticipare nulla. Vai su [Gestione contabilità] > [Contabilità proprietario], clicca su [＋] in alto a destra (Aggiungi fattura proprietario), scegli [Versamento del proprietario sul conto fiduciario], seleziona l'immobile, inserisci importo e metodo di pagamento e salva. La somma si aggiunge al saldo del conto fiduciario del proprietario.

Liquidare al proprietario

1. Vai su [Gestione contabilità] > [Contabilità proprietario] > [Conto fiduciario proprietario] > [Non riconciliato] e scegli il proprietario in gestione da liquidare.
2. Clicca su [Dettagli] per vedere il dettaglio della liquidazione: in alto il totale attuale del conto fiduciario, al centro ogni voce che compone l'importo liquidabile, in fondo il periodo di addebiti non riscossi (affitti che gli inquilini devono ancora).
3. Seleziona gli immobili da liquidare. L'[Importo liquidabile] si può modificare direttamente: per esempio, se vuoi tenere una somma per una riparazione in arrivo, liquida solo una parte. Il resto rimane sul conto fiduciario e lo liquidi la volta successiva.
4. [Depositi e anticipazioni] mostra solo l'importo e non viene liquidato.
5. Controlla la [Data di liquidazione] (oggi per impostazione predefinita) e il metodo di pagamento, seleziona se serve [Invia i dettagli della liquidazione al proprietario] e clicca su [Liquida sul conto privato del proprietario].

Vedere, modificare e annullare una liquidazione

Le liquidazioni completate sono nella scheda [Riconciliato], con data e importo di ciascuna. Cliccando su [Dettagli] a destra si apre il [Dettaglio dei prelevamenti del proprietario], con il calcolo di quella liquidazione, da stampare o inviare al proprietario.

• Per correggere l'importo: clicca su [⋯] > [Modifica liquidazione] e inserisci direttamente l'importo giusto, senza cancellare tutto e rifarlo.
• Per rifare tutto da capo: clicca su [⋯] > [Annulla liquidazione]. La somma torna sul conto fiduciario proprietario e potrai liquidarla di nuovo.

Deposito amministrato: chi custodisce il deposito cauzionale e come trasferirlo

Vai su [Gestione contabilità] > [Contabilità proprietario] > [Deposito amministrato] > [Custode del deposito cauzionale] e scegli l'immobile: per ogni contratto vedi chi custodisce ora il deposito cauzionale. I casi sono tre:

• Conto intestato all'agenzia: il deposito cauzionale si trova sul conto fiduciario proprietario tenuto dall'agenzia di gestione.
• Conto intestato al proprietario: il deposito cauzionale è custodito dal proprietario stesso.
• Conto di terzi: il deposito cauzionale è su un conto vincolato a nome dell'inquilino o presso un ente custode; non lo detengono né l'agenzia né il proprietario.

Se il proprietario vuole custodire lui il deposito cauzionale, clicca su [＋] in alto a destra (Aggiungi fattura proprietario), scegli [Deposito trasferito al conto di proprietà del proprietario], seleziona l'immobile, spunta il deposito da trasferire e inserisci la data del trasferimento. Per riportarlo in custodia all'agenzia, scegli [Deposito trasferito al conto fiduciario del proprietario]. Ogni trasferimento resta nella scheda [Registro trasferimenti]: quando l'inquilino lascia l'immobile sai subito chi ha il deposito da restituire.

Saldo iniziale: riportare il saldo precedente a RentPackage

Se prima di iniziare con RentPackage sul conto fiduciario del proprietario c'era già una somma non ancora liquidata (per esempio registrata in Excel o in un altro sistema), quando aggiungi la proprietà gestita inserisci la data del saldo iniziale e l'importo in [Impostazioni contabili] > [Impostazioni del saldo iniziale]. Il sistema parte così dal saldo corretto. Un importo negativo indica che l'agenzia ha anticipato denaro per il proprietario.

Il proprietario controlla i conti online

Dopo l'accesso a RentPackage, il proprietario vede in [Contabilità proprietario] l'importo di ogni liquidazione e, cliccando su [Dettagli], il dettaglio dei prelevamenti del proprietario, senza aspettare che l'agenzia prepari i documenti.

Dal punto di vista contabile: come si registra la liquidazione al proprietario

Il conto fiduciario proprietario è un conto dell'attivo, simile a un deposito bancario. Versamenti del proprietario e saldo iniziale aumentano insieme il conto fiduciario e il patrimonio netto del proprietario. Quando si liquida al proprietario, il patrimonio netto del proprietario diminuisce (prelevamenti del proprietario) e contemporaneamente il denaro esce dal conto fiduciario: la somma liquidata quindi non è un costo dell'agenzia.

I depositi cauzionali sul conto intestato al proprietario sono registrati su un conto bancario dedicato ai depositi, separato dalle somme liquidate, così non si confondono.

In sintesi

Continuando con Excel, il mese prossimo dovrai ancora trattenere il compenso immobile per immobile, verificare che nessun deposito sia stato conteggiato e ricominciare a cercare quando il proprietario fa domande. Una volta configurate le proprietà gestite in RentPackage, ogni mese basta selezionare gli immobili e avviare la liquidazione: importo liquidabile, esclusione dei depositi e dettaglio dei prelevamenti del proprietario li gestisce il sistema.

Inizia da un solo proprietario: apri [Dettagli] in [Contabilità proprietario] e verifica che l'importo liquidabile calcolato dal sistema coincida con il tuo Excel.

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