Kako koristiti kalendar za planiranje obavijesti stanarima: primjer obavijesti o nestanku struje

Što je kalendar?

Pretpostavimo da vas elektroprivreda obavještava da će za 15 dana biti nestanak struje zbog održavanja. Možda ste zauzeti kada primite obavijest i možete zaboraviti podsjetiti stanare. Koristeći kalendar, samo trebate stvoriti događaj u trenutku primitka obavijesti i postaviti datum. Sustav će automatski obavijestiti stanare kada dođe vrijeme, ne morate to pamtiti ili osobno zvati ili slati poruke. Isti pristup vrijedi za nestanak vode, protupožarne inspekcije, iseljavanje i slično.

Kako otvoriti kalendar

Kliknite na ikonu kalendara u gornjem desnom kutu ekrana (označeno crvenim okvirom na slici ispod) za ulazak na stranicu kalendara.

Kalendar se može prikazati u mjesečnom, tjednom ili dnevnom načinu rada i prebacivati se između mjeseci pomoću lijevih i desnih strelica. Desni dio ekrana sortira sve događaje u tekućem mjesecu po datumu, omogućujući vam brz pregled nadolazećih zadataka.

Kako dodati događaj

Kliknite gumb za dodavanje kalendara u gornjem desnom kutu ili kliknite na datum u kalendaru da se otvori prozor za dodavanje (kao na slici ispod).

Naslov je obavezan. Unesite sadržaj događaja, npr.: Nestanak struje 22.7. od 9 do 12 sati zbog radova na mreži. Naslov će se prikazati u kalendaru i poslati kao obavijest stanarima. Preporučuje se jasno navesti vrijeme i razlog kako stanari ne bi morali dodatno pitati.

Javno objaviti ovaj događaj stanarima

U bloku objekta možete odlučiti hoće li događaj biti javan:

• Javno: Stanarima odabranog objekta (ili sobe) vidljiv je događaj i dobivaju obavijest. Za obavijesti poput nestanka struje koje stanari trebaju znati, odaberite javno i sustav će obavijestiti sve zahvaćene stanare.
• Privatno: Vidljivo samo za upravu, pogodno za interne zadatke poput organizacije dobavljača ili interne revizije.

Zatim odaberite naziv objekta i sobe kojoj događaj pripada. U slučaju prekida struje, obično je pogođena cijela zgrada, pa odaberite samo objekt. Ako utječe na određenu sobu (npr. popravak cijevi u jednoj sobi), odaberite sobu; obavijest će biti poslana samo stanarima te sobe.

Postavite datum i način obavijesti

Datum je obavezan. Odaberite datum i vrijeme događaja. Za obavijest o nestanku struje unesite datum za 15 dana unaprijed.

Postoje tri načina obavijesti, a sustav će automatski poslati prema vašem izboru, tako da vi ne morate brinuti o tome:

• Obavijest u određeno vrijeme: Možete odabrati vrijeme obavijesti iz padajućeg izbornika (npr. toga dana), a sistem će je automatski poslati. Primjerice, za nestanak struje odaberite da se obavijest pošalje na taj dan kako bi najmoprimci imali najdublji dojam i ne bi zaboravili na nju prerano.
• Pošalji obavijest odmah: Nakon spremanja, sistem će odmah poslati obavijest, što je prikladno za stvari koje najmoprimci trebaju ranije znati ili planirati, kao što je obavijest o planiranom nestanku struje 15 dana ranije.
• Bez obavijesti: Samo zabilježite u kalendar, ne šaljite obavijesti.

Obavijesti druge primatelje

Ako je potrebno obavijestiti osobe osim najmoprimaca i članova uprave (kao što su vlasnik, izvođači radova), možete uključiti dodatne primatelje obavijesti i dodati ih na popis, čime svi relevantni primaju poruku istovremeno bez potrebe za prosljeđivanjem.

Periodične obavijesti

Ako se ovaj događaj redovito događa (kao što su mjesečne sigurnosne inspekcije ili sezonsko čišćenje spremnika vode), možete uključiti periodične obavijesti - nakon jednokratnog postavljanja, sistem će automatski podsjećati po zadanom ciklusu bez potrebe za ponovnim unosima.

Prenesi slike kao prilog

Možete prenijeti slike (najviše 2) u odjeljak za privitke. Na primjer, za obavijest o nestanku struje, možete slikati obavijest elektrodistributera i prenijeti je. Stanari će vidjeti izvorni dokument i dobiti potpune informacije, a vi ćete uštedjeti vrijeme na pretipkavanju. Nakon postavljanja, kliknite 'Spremi' za završetak dodavanja.

Pregled i ispis kalendara

Dovršeni događaji prikazat će se u kalendaru i na desnom popisu rasporeda. Kliknite za pregled ili uređivanje. Za ispis papirnatih obavijesti (npr. za oglasnu ploču zgrade), kliknite gumb za ispis i ispišite trenutni prikaz kalendara.